„Zum ersten Mal seit 25 Jahren macht die Abrechnung meiner Reisekosten richtig Spaß. Und im Vergleich zu früher brauche ich nur noch ein Zehntel der Zeit für die Kontrolle und Freigabe der Abrechnungen meiner Mitarbeiter.“ Steven Wilkinson, Buchanan GmbH
Ihre Reisekostenabrechnung erledigt sich mit Onexma wie von selbst
Mit der Onexma Reisekostenabrechnung rechnen Sie Ihre Spesen bequem und schnell ab. So werden z.B. Tagespauschalen / Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten und alle Abzüge automatisch berechnet.
Reisekostenabrechnung - einfach und übersichtlich
Onexma ist die online Spesenabrechnung und Reisekostenverwaltung mit automatischer Berechnung fast aller Werte wie Tagespauschalen / Verpflegungsmehraufwand, Abzug für Sachbezug oder Mahlzeit, km-Berechnung mittels Maps sowie mehrstufigem, frei konfigurierbaren Genehmigungsprozess.
Auch in der iPhone und Android App sind die Spesen erfassbar.
Vorteil: Für jeden zu nutzen, ohne Installation und Einrichtung.
Schnelle Erfassung Ihrer Spesen - auch unterwegs
Mit dem Assistenten erfassen Sie Ihre Reisekostenabrechnung in wenigen Schritten — nur die für Sie relevanten Masken und Felder werden angezeigt und müssen ausgefüllt werden.
Alle relevanten Pauschalen und ggf. Abzüge werden nach der hinterlegten Firmenrichtlinie automatisch berechnet.
Noch schneller geht's mit der Spesenabrechnungs-App für iPhone, iPad und Android.
Vorteil: Das schafft jeder in wenigen Minuten, auch von Unterwegs oder zuhause und entlastet so die Verwaltung.
Einfache Darstellung der Reisespesen
Jede Reisekostenabrechnung ist übersichtlich gegliedert, das erleichtert besonders ungeübten die Erfassung.
Sie sehen auf einen Blick:
- Alle Kostenarten mit Summe
- Zahlarten inklusive Vorschüsse für Reisekosten
- Tagessätze / Verpflegungspauschalen gemäß Reisekostenrichtlinie
- Abzüge (Sachwertbezug oder Mahlzeiten- / Frühstücksabzug)
- Wechselkurse für das jeweilge Beleg- oder Reisedatum der Reisekosten
Fahrtkostenberechnung mittels Google Maps
Für Ihre Reisekostenabrechnung können Sie die km-Angaben manuell erfassen oder diese automatisch mittels Google Maps berechnen lassen.
Noch schneller geht das, wenn Sie Ihre Orte bereits bei Ihren Stammdaten oder im Anlegen-Assistent eingegeben haben.
Selbstverständlich wird die Fahrzeugart, die Anzahl der Mitfahrer und die Rückfahrt (round-trip) berücksichtigt und gemäß Richtline der Reisekostenabrechnung berechnet.
Auslandsspesen und tägliche Wechselkurse
Alles was Sie für die Abrechnung von Geschäftsreisen im Ausland benötigen, ist bereits hinterlegt:
- Übernachtungspauschalen und Spesensätze für alle Länder weltweit werden automatisch berücksichtigt
- Automatische Umrechnung der wichtigen Währungen gemäß Tageskurs der europäischen Zentralbank
- Abzug für Verpflegungsmehraufwand für alle Länder
- Vorsteuerabzug auch für Auslandsspesen ausweisbar
- Mehrsprachige Reisekostenabrechnung
Zuordnung der Reisekosten
Bereits bei der Erfassung können die Reisekosten den Kostenstellen, Kunden und Projekten zugeordnet werden, das erleichtert später die Übernahme in die Buchhaltung oder die Weiterberechnung.
Selbstverständlich können Sie in den Einstellungen die Felder auch verbergen und deaktivieren.
Mit der entsprechenden Berechtigung können Sie zudem festlegen, welche Kostenstellen, Kunden und Projekte in der Reisekostenverwaltung verwendet werden dürfen.
Mehrstufiger flexibler Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen
Oft werden Spesenabrechnung wegen Rückfragen oder Korrekturen mehrfach per E-Mail verschickt, jeder wartet auf den anderen oder der Vorgesetzte ist außer Haus.
Die Genehmigung der Reisekosten erfolgt direkt in der Reisekostenverwaltung per Mausklick — das war's.
Sie definieren die Genehmigungsstufen und die Berechtigungen, wir helfen Ihnen kostenfrei Ihre Prozesse einzurichten.
Integrierte Daten und Prozesse für Ihre Spesenabrechnung
Kennen Sie das?
Die Reisekostenabrechnungen liegen wochenlang in irgendwelchen Ablagen, niemand weiß, wie der aktuelle Stand ist und die Daten werden mehrfach abgetippt.
Bei Onexma haben Sie alle Daten (optional auch alle Dokumente) in einem System und jeder sieht wie der aktuelle Status ist.
Das spart Zeit, vermeidet Unmut und reduziert Fehler.
Umfangreicher Druck und Export aller Spesenabrechnungen
Alle Daten können in unterschiedlichem Umfang als PDF, CSV, Excel und als HTML-Tabelle exportiert und gedruckt werden.
Vordefinierte Exportformate u.a. für DATEV, Lexware und SAP
Alle Formate und Listen lassen sich individuell anpassen, damit Sie die Daten bestmöglich weiterverarbeiten können.
Einbindung aller Mitarbeiter in die Spesenverwaltung
Jeder Mitarbeiter erfasst seine Reisen und Reisekosten selbst im System, das verteilt die Arbeit und beschleunigt die Prozesse.
Jeder sieht sofort, was er noch abzurechnen hat, das Management braucht keine Zettelwirtschaft und das Controlling hat schnellere Zahlen für die Planung.
Worauf warten Sie?
Testen Sie jetzt kostenfrei!
Die wichtigsten Funktionen der online Reisekostenabrechnung
Automatisierte Abrechnung
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Integrierter Workflow
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Kostenersparnis
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Qualitätssteigerung
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Vereinfachung
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International
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Mit onexma verwalten Sie Ihre Reisekostenabrechnung und Travel Management-Prozesse im Web und senken die Prozesskosten rund um die Geschäftsreise und die Genehmigung.
Onexma ist in vielen Ländern verfügbar, damit erzielen Sie bedeutende Einsparungen bei der Reisekostenabrechnung für Ihre Mitarbeiter und Niederlassungen im In- und Ausland.
Als durchgängiges Reisekostenmanagement organisieren Sie Ihre Reisekostenabrechnung und die Erstattung der Ausgaben bis zur Buchhaltung in einem System. Umfangreiche Schnittstellen ermöglichen die Anbindung an jedes Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystem.
Onexma wurde besonders für den Geschäftsreisenden entwickelt, damit dieser einfach, gerne und zeitnah die Reisekosten einreicht und Sie die Abrechnungen schneller und leichter bearbeiten können.
Geschäftsreisen und Dienstreisen ganz einfach abrechnen mit der Onexma Reisekostenabrechnung und Spesenverwaltung mit Genehmigungsprozess, jetzt testen!
Genehmigungsprozess
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Onexma bietet im Tarif Business ein umfangreiches und sehr flexibles Genehmigungs- und Workflowsystem zur Prüfung, Genehmigung, Verarbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen.
Solange Sie nur einen Benutzer im System angelegt haben, ist die Genehmigung für die Reisekostenabrechnung nicht relevant.
Bei mehreren Benutzern im System können Sie unter Einstellungen -> Genehmigungsprozess, die gewünschte Anzahl Genehmigungs- bzw. Workflowstufen eintragen und den Benutzern die jeweiligen Rechte erteilen. Diese erhalten dann ein zusätzlichen Menu "Genehmigung".
Zusätzlich zu den Bevollmächtigten einer Genehmigungsstufe können bei jedem Mitarbeiter abweichende Genehmiger für die 1. Stufe eingetragen werden, somit kann (meistens die fachliche Prüfung) durch einen Projektleiter, Abteilungs-, Gruppen- oder Niederlassungsleiter ( alternativ durch die Einsatzplanung oder Reisestelle) erfolgen.
Mandant einrichten
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Grundsätzlich wird der Mandant für Ihren Benutzer im Tarif Business automatisch angelegt. Beim ersten Login müssen Sie lediglich ein paar Fragen beantworten, alles weitere geschieht automatisch im Hintergrund.
Normalerweise sollte die Einrichtung eines Mandanten mit maximal 2 Genehmigungsschritten in 5-10 Minuten erledigt sein. Die Zeit sparen Sie dann schon jeden Monat bei der Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen.
Wenn Sie wünschen, unterstützen wir Sie auch telefonisch bei der Einrichtung, um den optimalen Prozess und Workflow für Sie abzubilden.
Kostenfreie Testphase
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Sie können die Onexma Reisekostenabrechnung und im Tarif Business auch die komplette Benutzer- und Spesenverwaltung mit vollem Funktionsumfang inklusive der Apps für iPhone, Android und iPad nutzen.
Firmenkunden können während der Testphase alle gewünschten Funktionen im Tarif Business wie Berechtigungssystem, Berichtswesen, Genehmigungsprozess und Workflow aktivieren und auf ihre Anforderungen anpassen.
Sie können auch während der Testphase beliebig viele Benutzer anlegen. Empfehlenswert ist es, zunächst die Benutzer anzulegen, die Genehmigungs- oder Sachbearbeiterfunktion einnehmen, dazu klicken Sie auf Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer anlegen und lassen dort die Option "Benutzer ab sofort kostenpflichtig aktivieren" = nein
Benutzer, die Abrechnungen genehmigen dürfen, benötigen mindestens Berechtigungsstufe 2 und Benutzer, die Abrechnungen bearbeiten dürfen, benötigen mindestens Stufe 3.
Genehmigung erteilen
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Wenn eine Abrechnung von einem Mitarbeiter angelegt und "eingereicht" wurde, wird der direkte Vorgesetzte oder der zuständige Benutzer für die 1. Stufe per E-Mail benachrichtigt. In der Benachrichtigung ist ein direkter Link zur Abrechnung enthalten, so können Sie die Abrechnung mit einem Klick aufrufen, ansehen (ggf. korrigieren oder eine Anmerkung hinzufügen) und genehmigen.
Je nach Anzahl der Prozesschritte (diese sind änderbar unter Einstellungen -> Mandant) wird dann der zuständige Mitarbeiter für die nächste Stufe benachrichtigt oder die Abrechnung wird abgeschlossen.
Eine Abrechnung kann einen der folgenden Stati einnehmen:
- offen/new: Die Abrechnung wurde angelegt, ist änderbar und bearbeitbar und es ist noch kein Worflow erfolgt.
- eingereicht/submitted: Die Abrechnung wurde vom Benutzer eingereicht bzw. abgeschlossen (wenn kein Genehmigungsprozess genutzt wird) und ist für den Benutzer mit Recht 1 nicht mehr veränderbar.
- geprüft/passed: Statusänderung nach der 1. Genehmigung wenn mehr als eine Genehmigungsstufe vorliegt(optional)
- genehmigt/approved: Statusänderung nach der 2. Genehmigung wenn mehr als zwei Genehmigungsstufen vorliegen(optional)
- geschlossen/closed: Die Abrechnung ist abgeschlossen udn kann nicht mehr geändert werden, insbesondere notwendig, wenn Daten per Export oder Buchungsliste weiterverarbeitet werden.
- bezahlt/paid: Für die Firma/Mandant gleicher Status wie geschllossen, der Mitarbeiter hat hiermit aber zusätzlich die Möglichkeit den Zahlungseingang zu vermerken
Alle Abrechnungen für die noch eine Genehmigung aussteht, finden Sie auch im Menü "Genehmigung" unter der jeweiligen Workflow-Stufe.
Wenn der Genehmiger eine Abrechnung nicht genehmigen möchte oder Rückfragen hat, kann er wie folgt vorgehen:
- Dem einreichenden Benutzer eine Nachricht über Onexma senden mit der Bitte um Erklärung oder Belege. Die Frage und die Antwort können bei der Abrechnung archiviert werden und sind so nachvollziehbar.
- Die Einreichung zurücksetzen und damit "an den Einreicher zurückgeben" und eine Notiz mit der Beanstandung anfügen. Der Einreicher kann nun die Abrechnung wieder bearbeiten / korrigieren und erneut einreichen.
Abrechnungsarten
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Sie können drei verschiedene Arten einer Spesenabrechnung erfassen:
- Reiseabrechnung
- Monatsabrechnung
- Zeitraumsabrechnung
Abrechnungen lassen sich nicht zusammenlegen, wenn Sie Summen für mehrere Abrechnungen benötigen, können Sie im Menü "Berichte" Jahres- oder Monatssummen abfragen. Alternativ können Sie eine Monatsabrechnung anlegen und dort mehrere Reisen zusammenfassen.
Welche Form für die Erfassung Ihrer Reisekostenabrechnungen empfehlenswert ist, hängt von der Struktur und Organisation Ihres Unternemens, der Reisekostenrichtline oder Vorgabe für Geschäftsreisen ab. Gerne beraten wir Sie bei der optimalen Konfiguration.
Genehmigungsprozess
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Onexma bietet im Tarif Business ein umfangreiches und sehr flexibles Genehmigungs- und Workflowsystem zur Prüfung, Genehmigung, Verarbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen.
Solange Sie nur einen Benutzer im System angelegt haben, ist die Genehmigung für die Reisekostenabrechnung nicht relevant.
Bei mehreren Benutzern im System können Sie unter Einstellungen -> Genehmigungsprozess, die gewünschte Anzahl Genehmigungs- bzw. Workflowstufen eintragen und den Benutzern die jeweiligen Rechte erteilen. Diese erhalten dann ein zusätzlichen Menu "Genehmigung".
Zusätzlich zu den Bevollmächtigten einer Genehmigungsstufe können bei jedem Mitarbeiter abweichende Genehmiger für die 1. Stufe eingetragen werden, somit kann (meistens die fachliche Prüfung) durch einen Projektleiter, Abteilungs-, Gruppen- oder Niederlassungsleiter ( alternativ durch die Einsatzplanung oder Reisestelle) erfolgen.