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Datenübergabe Buchhaltung

  • Für den Export ist es möglich unterschiedliche Verrechnungskonten je Zahlweise anzugeben. Einstellungen -> Firma -> Buchungskonten.
  • Jedem Benutzer kann ab sofort ein eigenes Buchungs-/Verrechnungskonto für eine Firmenkreditkarte zugeweisen werden.
  • Für den Export zur Buchhaltung können Bewirtungskosten auch direkt in absetzbare und nichtabzugsfähige Bewirtung (70/30%-Split) aufgeteilt und auf unterschiedliche Konten verteilt werden.
  • Für den Export in die Scopevisio-Buchhaltung steht ein neues Format für den "Nur-Konto"-Import zur Verfügung. Hiermit können auch Automatikkonten ohne Änderungen bebucht werden, Menü Berichte -> Erweiterte.
  • Für den Export in die Datev-Buchhaltung steht u.a. auch das EXTF-Format zur Verfügung, damit sind Importe ohne Festschreibung möglich, Menü Berichte -> Erweiterte.
  • Für den Export zu SAP können auch individuelle Buchungsschlüssel sowie individulle Firmennummern, Kopfteste und Belegtexte vergeben werden.
  • Für die Collmex Buchhaltung steht eine Export-Schnittstelle zur Verfügung sowie eine eine direkte Übergabe per API.
  • Unsere vollautomatischen Schnittstellen per API zu Lexoffice und Collmex sind jetzt verfügbar. In Kürze folgen SageOne und Scopevisio.

Nutzung von Benutzergruppen für Buchhaltungszwecke

  • Es können je Benutzergruppe unterschiedliche Sach-/Gegenkonten verwendet werden, z.B. für die Unterscheidung von Mitarbeiter/Unternehmer, für Tochtergesellschaften oder Niederlassungen. Tragen Sie zuerst die Konten ein unter Einstellungen -> Buchungskonten und weisen diese dann in der Benutzergruppe zu.
  • Für den Export, Buchungs- und Zahlungslisten können Benutzergruppen zu Bereichen zusamengefasst werden. Jeder Bereich erhält eine individuelle Bezeichnung und ist zusätzlich in der Auswahl der Gruppen verfügbar.
  • Bei Nutzung von Benutzergrupen können auch unterschiedliche Rechnungsanschriften erfasst und den Gruppen zugeordnet werden.
  • Jeder Benutzer kann seiner Bankverbindung eine zusätzliche Zahlungsreferenz hinzufügen. Bei Nutzung der SEPA-XML-Datei wird diese dem Verwendungszweck vorangestellt, z.B. für die Verbuchung auf einem Kreditkartenkonto.

Mehrwertsteuer / Vorsteuer

In Reisekostenabrechnungen kann die Vorsteuer als Prozentsatz erfasst werden und wird automatisch berechnet. Da die Vorsteuer den Reisen selbst in der Regel nicht betrifft wird die Vorsteuer im Ausdruck der Abrechnung stan­dard­mä­ßig nur als Betrag ausgegeben.

In den Druckoptionen (Einstellungen -> Mandant -> Einstellungen) können Sie dies ändern und den Druck von Summen und Notizen konfigurieren.

Die detaillierten Angaben zur Vorsteuer mit Prozentsatz und Betrag wird in der Regel erst bei in der Buchhaltung benötigt, daher sind die Werte mit Steuern und Prozentsatz unter Alle Abrechnungen -> Monatsbuchungsliste nach Kostenart und Vorsteuersatz summiert dargestellt. Hiermit müssen ähnliche Positionen nicht einzeln in der Buchhaltung erfasst werden.

Neuigkeiten Fahrtkosten

  • Für die km-Abrechnung kann jetzt zwischen zwei Formularen für Erfassung und Änderungen gewählt werden: automatische km-Berechnung mit Google Maps oder manuelle Erfassung der Strecke.
  • Der Betrag und die Einheit je km oder Meile können jetzt für jeden Benutzer abweichend von der Standardregel festgelegt werden.
  • Beim Erfassen von Fahrten in der Monats- oder Periodenabrechnung mit km-Pauschale wird ab sofort immer der zuletzt eingetragene Ort für als Startort für die nächste Fahrt vorgeschlagen. Bei der Reiseabrechnung werden weiterhin Startort und Zielort der Abrechnung für die Streckenerfassung genutzt.

Fahrtenliste

  • In der Grupenverwaltung können Sie erweiterte Felder für eine Fahrtenliste (Menü Fahrzeugmanagement) aktivieren. Damit stehen bei der Eingabe von km-Pauschalen Felder für km-Ständen und Anfangs-/End-Zeiten einer Fahrt zur Verfügung. Diese Daten können im Menü Berichte -> Fahrtenliste ausgegeben werden. ACHTUNG: Diese Liste erfüllt NICHT die Anforderungen ein Fahrtenbuch für die Steuererklärung. Elektronische Fahrtenbücher müssen zeitnah geführt sein und unveränderbar sein, dies ist mit der km-Abrechnung nicht gegeben.

Stundenzettel / Zeiterfassung

Der Stundenzettel eignet sich sowohl zur reinen Abrechnung von Arbeitszeiten und Fahr-/Pausenzeiten als auch zur Abrechnung von Stunden je Projekt. Die Projekte werden bequem aus einer Auswahlliste gewählt, wofür jeder Benutzer jeweils seine eigene Vorgabe hinterlegen kann. Im Gegensatz zur Abwesenheitsverwaltung werden hier Stunden, keine Tage verwaltet und der Onexma Stundenzettel ist keine Zeiterfassung mit Pausen-/ Arbeitszeitkonten.

Zur besonders schnellen Erfassung können Sie selbst definieren, wieviele Zeitblöcke je Tag Sie auf einmal eintragen möchten und ob jeder Zeitblock einem anderen Projekt zugeoordnet werden soll/kann. Zusätzlich ist ein Fakturierungsvermerk, der Ort und eine Tätigkeitsbeschreibung erfassbar.

Eine grafische Wochendarstellung mit direkter Editiermöglichkeit erleichtert die Übersicht und benutzerfreundliche Bedienung.

Den Stundenzettel müssen Sie in den Benutzergruppen aktivieren. Die dort geltenden Einstellungen für Projektzuordnungen gelten auch für den Stundenzettel der jeweiligen Gruppe.

Im Menü Einstellungen -> Stundenzettel können Sie die Grundeinstellungen wie Zeiten je Tag, Orts- und Tätigkeitsfelder festlegen und die Auswahl der genutzten Zeitarten (u.a. Arbeitszeit, Pause, Urlaub, Krank, Schulung) individuell eingerichten.

Im Menü Berichte -> Erweitert -> Zeiten können alle Daten als xls und csv exportiert werden.

Import von Projekten, Kunden, Kostenstellen

  • Der Projekt - und Kundenimport wurden verbessert, doppelte Projekt werden nicht importiert und es wird eine Warnung ausgegeben.

Einrichtung Collmex

Für Collmex müssen Sie aus der Collmex-Benutzerverwaltung einen Benutzer mit ausreichenden Rechten verwenden oder ggf. einen speziellen API-User anlegen.

Die Firmennummer finden Sie bei Collmex -> Verwaltung -> Firma anzeigen und ändern.

Außerdem müssen die Buchungskonten aus Collmex bei Onexma eingetragen werden im Menü Einstellungen -> Buchungskonten und die Lieferantennummer bei jedem Mitarbeiter. Sie können für alle Mitarbeiter in Onexma den gleichen Lieferanten verwenden, wir empfehlen in Collmex für jeden Mitarbeiter einen Lieferanen anzulegen.

Einrichtung lexoffice

Für lexoffice müssen Sie Onexma einmalig mit Ihrem lexoffice Konto verknüpfen.

Alle Abrechnungen können dann mit einem Klick an lexoffice übertragen werden. Im Tarif Business werden auch die angehängen Dokumente zu lexoffice übertragen.

Sofern Sie keine Einstellungen vornehmen sowie im Tarif Home, werden alle Abrechnungen in lexoffice auf den Sammellieferant gebucht.

Im Tarif Business können Sie aber auch die Lieferantennummer aus lexoffice bei jedem Mitarbeiter eintragen und ggf. einen abweichenden Lieferanten für Firmenkreditkarte und auf Rechnung hinterlegen.

Die Zahlarten "Firmenkreditkarte" und "auf Rechnung" werden jeweils in separate Belege gebucht, damit diese nachfolgend leichter gegen Zahlungen verbucht werden können. Vorschüsse werden nicht übertragen.

Als Unternehmer können Sie in Ihren Stammdaten dafür ein Häckchen setzen, damit werden in lexoffice die entsprechenden Konten verwendet.

Bitte beachten Sie zur Verknüpfung der API darf das Passwort in lexoffice (Anscheinend) keine Sonderzeichen enhalten.

Zwei-Faktor Authentifizierung

Sie können Ihren Login zusätzlich mit einem Einmal-Passwort (TAN) bzw. Verifizierungscode absichern. Ein Login OHNE den Code, d.h. ohne Ihr Mobilgerät ist dann nicht mehr möglich! Hierzu nutzen wir das TOTP-Verfahren (Time based One-Time-Password [Wikipedia] ähnlich RSA SecurID). Sie benötigen dafür eine App auf Ihrem Mobilgerät, die Ihnen alle 30 Sekunden einen neuen Code erstellt. Apps sind größtenteils kostenlos in den Appstores verfügbar, z. B. von Google und Sophos:
Android
iOS
iOS
WindowsMobile
Blackberry

„Die bequeme und effiziente Reisekostenabwicklung“

FuelCell logo „Onexma ist für uns die bequeme und effiziente Reisekostenabwicklung in einer dezentralen Firmenorganisation, die man von überall aus abwickeln kann.“ FuelCell Energy

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