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Benutzer anlegen / verwalten / löschen

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Sie können Ihre Mitarbeiter / Benutzer bei entsprechender Berechtigung selbst verwalten im Menü Einstellungen -> Mandant -> Benutzer.

Sie können gleichzeitig bis zu zehn Benutzer anlegen oder eine Datei mit den Benutzerdaten importieren. Die Datei muss im csv- oder txt-Format gespeichert sein und die folgenden Felder als Spaltentitel enthalten:
"Name"*, "Vorname"*, "Anrede"*, "Email"*, "AbteilungFunktion", "Personalnummer", "Strasse", "PLZ", "Ort", "Land", "Telefon", "Mobil", "Kostenstelle", "Kreditor", "IBAN", "BIC", "Urlaubstage", "Eintrittsdatum". (*Pflichtfelder)
Als Trennzeichen sind Semikolon, Komma und Tab erlaubt.
Das Feld Anrede kann wie folgt gefüllt sein: Herr/Frau, Mr/Ms, m/w, m/f

Der Benutzerimport wurde erweitert, es können Gruppen und individuelle Genehmiger auch per Import übergeben werden. Falls benötigt legen Sie Benutzergruppen oder Genehmiger immer vor dem Import an, damit diese direkt beim Import zugeordnet werden können.

Für jeden Benutzer kann jetzt ein abweichender Empfänger der Abrechnungen eingetragen werden. Einstellungen -> Mandant -> Benutzer bearbeiten -> Anschrift -> Empfänger abweichend (Funktion muss aktiviert sein unter Optionen).

Zum Erfassen klicken Sie im Menü Einstellungen unter Mandant auf Benutzer und dann auf "Benutzer anlegen". Geben Sie zunächst die Vorgabewerte wie Sprache, Währung, Aktivierung und Berechtigung an.

Die Berechtigungsstufen bedeuten:

  • Benutzer: Dieser Benutzer kann Abrechnungen erfassen und einreichen sowie Dokumente hochladen und für seine Abrechnungen Berichte abrufen.

  • Gruppengenehmiger: Dies ist typischerweise ein Gruppen-, Abteilungs-, Projekt- oder Niederlassungsleiter oder ein Kostenstellenverantwortlicher, der für andere Benutzer die Abrechnung in der ersten Stufe prüfen soll. Er kann Abrechnungen erfassen und einreichen sowie Dokumente hochladen, hat Einsicht auf alle Abrechnungen und Berichte der ihm unterstellten Benutzer.

  • Sachbearbeiter: Der Sachbearbeiter hat Zugriff auf alle Abrechnungen und kann diese bearbeiten und auswerten sowie die Berichte aller Benutzer. Damit kann er Buchungslisten, Zahlungsvorschlagsliste und Zuordnungslisten nach Kunde, Projekt oder Kostenstelle abrufen und bearbeiten. Der Sachbearbeiter kann keine Einstellungen des Mandanten wie Genehmigungsprozess oder Benutzer ändern.

  • Admin: Der Admin hat alle Rechte des Sachbearbeiters und kann zusätzlich Benutzer anlegen und ändern sowie die Mandanteneinstellungen und den Genehmigungsprozess bearbeiten.

Wenn Sie für einen Benutzer einen abweichenden Genehmiger eintragen wollen, macht es Sinn, zuerst den Vorgesetzten zu erfassen, damit dieser neuen Benutzern direkt beim Anlegen zugeordnet werden kann.

Als nächstes geben Sie für den/die nachfolgenden Benutzer die Abrechnungseinstellungen ein. Hier werden die Einstellungen des Mandanten verwendet, die Sie jeweils überschreiben können.

Benutzer können nicht gelöscht werden, nachdem der Benutzeraccount aktiviert oder bestätigt wurde, da für den Benutzer dann verknüpfte Daten existieren.

Einen ausgeschiedenen Mitarbeiter können Sie unter Benutzer bearbeiten deaktivieren. Damit bleiben seine Abrechnungen und Werte u.a. für das Berichtswesen und die Weiterberechnung erhalten.

Das Löschen eines Benutzers, insbesondere wenn für diesen kein Vertrag und keine Abrechnung bestehen, übernimmt der Support, bitte senden Sie uns eine Löschanweisung per Kontaktformular.

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