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Frühstücksregel / Regel für Mahlzeitenabzug

Onexma berechnet automatisch den Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug nach der Pauschalregel oder als Abzug des Sachbezugswertes. Alle Pauschalen werden von uns automatisch aktualisiert.

Der Abzug kommt immer dann zum Tragen, wenn Sie Verpflegungsmehraufwand abrechnen und Mahlzeiten von der Firma erstattet bekommen. Der Wert der erstatteten Mahlzeit stellt einen geldwerten Vorteil gemäß Lohnsteuer-Durchführungsverordnung dar. Geldwerte Vorteile müssen in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Zur Vereinfachung können diese aber bereits in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden. * (siehe unten)

Hierfür gibt es zwei Ansätze:

  • Den Abzug des Pauschalbetrages von 20% für Frühstück und je 40% für Mittagessen und Abendessen bezogen auf den 24-Stunden Betrag der Verpflegungsmehraufwendungen.
  • Den Abzug des Sachwertes, was seit 2011 erleichtert nutzbar ist und in vielen Fälen die günstigere Variante ist. Bitte beachten Sie die geänderte Regel ab 01.01.2014

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Auswahl / Vorgabe bei den Onexma Einstellungen:

  1. Die Erstattung des Frühstücks / der Mahlzeit mit Abzug des Sachbezuges ist die derzeit günstigste Variante, dazu muss die Mahlzeitgestellung, i.d.R. die Hotelbuchung, durch den Arbeitgeber veranlasst werden und die Rechnung muss auf die Firma ausgestellt sein. Abzug ab 2012: 1,57 €, ab 01.01.2013: 1,60 €, ab 01.01.2014: 1,63 €, ab 01.01.2016: 1,67 €, ab 01.01.2017: 1,70 &euro
  2. Liegt a. nicht vor, kann die Mahlzeit vom Arbeitgeber trotzdem erstattet werden, jedoch wird dem Mitarbeiter dafür 20% (Frühstück) bzw. 40% (Mittag- oder Abendessen) des Verpflegungsmehraufwandes (Tagespauschale) abgezogen. (Stand seit 2012: Abzug 4,80 € in Deutschland)
  3. Wenn das Frühstück extra ausgewiesen ist und dem Mitarbeiter nicht erstattet wird oder der Mitarbeiter kein Frühstück erhalten hat oder der Sachwert vom Mitarbeiter z.B. über die Lohnabrechnung versteuert wird, findet keine Erstattung und kein Abzug statt.
  4. Wenn Sie hier "wählbar" angeben, muss die Regel in jeder Abrechnung individuell bestimmt werden.

* Wie Ihre Firma den geldwerten Vorteil handhabt erfragen Sie bitte bei Ihrem Buchhalter oder Steuerberater. Bitte beachten Sie auch den Onexma Beratungsauschluss.

Normalerweise wird das Frühstück im Inland mit 19% MwSt. oder 0% MwSt. im Ausland erfasst. Bitte beachten Sie, dass Sie den Abzug für Mahlzeit im Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug eintragen müssen. Hierzu muss dies in den Stammdaten aktiviert sein (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen).

Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug

Bei einer Reisekostenabrechnung wird das Frühstück automatisch berechnet, wenn dies in den Stammdaten aktiviert ist (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen). Zur Erfassung des Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug benutzen Sie bitte das Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug.

Je nach Vorgabe in Ihren Abrechnungs-Einstellungen werden als Pauschalabzug für ein Frühstück 20% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit bzw. für ein Mittagessen oder Abendessen jeweils 40% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit abgezogen oder der nachfolgend genannte Sachbezugswert.

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert / Sachwert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Die Sachbezugswerte für 2012 betrugen:
Frühstück: 1,57 Euro, Mittagessen: 2,87 Euro, Abendessen: 2,87 Euro
Ab 01.01.2013 gelten: Frühstück: 1,57 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 2,87 Euro
Ab 01.01.2014 gelten: Frühstück: 1,63 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,00 Euro
Ab 01.01.2016 gelten: Frühstück: 1,67 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,10 Euro
Ab 01.01.2017 gelten: Frühstück: 1,70 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,17 Euro

Reisekostenreform 2014 - 2015

Die Reisekostenreform 2014 wurde mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20. Februar 2013 beschlossen und am 30.10.2013 vom Bundesministerium der Finanzen im "BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014" erläutert.

Am 24.10.2014 hat das BMF ein aktualisiertes Schreiben zur Anwendung der Reisekostenreform veröffentlicht: "Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014 (ersetzt das Schreiben vom 30. September 2013)" erläutert.

Am 19.05.2015 hat das BMF ein weiteres Schreiben zu folgenden Themen veröffentlicht: "Bestätigung von Rechtsansichten betreffend das Reisekostenrecht"
- Sammelbeförderung von Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Tätigkeitsstätten [..]
- Chipstüte, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder vergleichbare Knabbereien im Flugzeug [..]

Die Reisekostenreform zum 01.01.2014 umfasst u.a. Regeln zur Definition der ersten Tätigkeitsstätte, neue Pauschsätze für Verpflegungsmehraufwendungen, der Dreimonatsfrist, der Pauschalbesteuerung von gezahlten Verpflegungsmehraufwendungen, die Bescheinigungspflicht „M“, zur doppelten Haushaltsführung und 48-Monatsfrist für Unterkunftskosten bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit im Inland.

Nicht alle Regeln betreffen die typische 1- oder mehrtägige Geschäftsreise, daher hier nur einige Auszüge der Neureglungen. Den kompletten Text des Schreibens des BMF können Sie hier herunterladen.

Die aktualisierten Pauschalen für die Verpfelgungsmehraufwendungen ab 01.01.2015 finden Sie hier.

Eintägige Auswärtstätigkeiten im Inland

Statt drei Zeitstufen der Abwesenheit für die Verpflegungsmehraufwendungen werden ab 01.01.2014 nur noch zwei Zeitstufen verwendet, d.h. im Inland kann schon ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 12 Euro berücksichtigt werden.

An- und Abreisetag

Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils 12 Euro als Werbungskosten berücksichtigt bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Insoweit ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antritt.

Abzug für Mahlzeiten / Sachbezugswert

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Benutzer aktivieren / Testaccount kündigen

Sie brauchen den Testaccount nicht kündigen, der Benutzeraccount läuft automatisch aus und Sie werden benachrichtigt, wenn der Testzeitraum abgelaufen ist.

Wenn Sie Onexma nach dem Testzeitraum weiterhin nutzen möchten, müssen Sie den Benutzer aktivieren, nur dann werden Sie eine Rechnung erhalten, die Sie i.d.R. per Überweisung zahlen. Die Rechnung erhalten Sie nach der Aktivierung per E-Mail.

Zur Aktivierung gehen Sie wie folgt vor:

  • Tarif Business Sie finden unter Einstellungen -> Mandant -> Benutzer -> Benutzer bearbeiten ein Häkchen, um jeden Benutzer individuell zu aktivieren.
  • Tarif Home Sie finden die Aktivierung unter Einstellungen -> Vertrag. Dort können Sie auch direkt per Paypal bezahlen oder die Rechnung abwarten und per Überweisung zahlen.

Abrechnung nach der Mitternachtsregelung / 16-Uhr-Regel

Verpflegungsmehraufwand bei einer zweitägigen Abwesenheit über nacht ohne Übernachtung nach der sogenannte "16 Uhr Regel" oder "Mitternachtsregelung" werden bei Onexam besonders bezeichnet und sind damit einfach nachzuvollziehen. Für den Anwender wird diese Regel automatisch berücksichtigt, es werden wie bei einer normalen mehrtägigen Abwesenheiten lediglich die Zeiten erfasst.

Versteuerung, zu versteuernde Positionen (3-Monats-Regel)

Zu versteuernde Positionen können in der Reisekostenabrechnung direkt vermerkt werden. Für den Fall, dass Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet werden, im Rahmen der Lohnabrechnung aber versteuert werden müssen, bietet Onexma ein einfaches Formular sowie einen übersichtlichen Report als PDF, der auch als Beleg/Bescheinigung für die Lohnsteuer genutzt werden kann.

Typische Anwendungsfälle sind die 3-Monatsregel (Dreimonatsfrist, Dreimonatsregelung), die Erstattung von Verpflegungspauschalen über den gesetzlich steuerfreien Pauschalen, Abrechnung von Fahrtkosten mit dem Privatfahrzeug per km-Abrechnung mit höherem km-Satz als steuefrei, Erstattung von Mahlzeiten ohne Pauschalabzug oder Abzug des Sachwertbezuges oder jegliche Zahlung von Leistungen, die einen geldwerten Vorteil darstellen.

Um die Spesenabrechnung für den einzelnen Benutzer so einfach wie möglich zu gestalten, ist die Versteuerung erst nach der Einreichung der Abrechnung sichtbar. Der Genehmiger, Sachbeabeiter oder Administrator können die entsprechnden Positionen über ein einfaches Häckchen markieren (Menü Bearbeiten -> zu versteuern).

Im Berichtswesen (Menü Berichte -> Steuerberichte) können Sie die Versteuerung als Monats- oder Jahresbericht im PDF-Format abrufen, dabei wird Ihnen in einem Vorgang wahlweise auch für alle Mitarbeiter ein entsprechender Nachweis generiert. Nach dem Schliessen der Reisekostenabrechnung ist die Versteuerung nicht mehr änderbar.

Zur Nutzung der 3-Monats-Regel muss im Mandant mindestens ein 1-stufiger Genehmigungs- bzw. Workflow-Prozess definiert sein. Diese Vorgehensweise ist unabhängig von der Nutzung (und automatischen Berechnung) des Pauschalabzuges bzw. Sachbezugsabzuges direkt bei den Reisekosten.

Neue Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen

Das Bundesministerium der Finanzen hat im Schreiben vom 11.11.2013 die "Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2014" und damit insbesondere die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen angepasst.

Die neuen Verpflegungspauschalen (Tagespauschalen) und Pauschbetrag für Übernachtungskosten (Übernachtungspauschalen) werden in Onexma jewiels zeitnah aktualisiert und werden für Reisen ab dem 01.01. automatisch verwendet.

Folgend die vollständige Liste der Auslandspauschalen
Verpflegungsmehraufwendungen ab 01.01.2014 finden Sie hier
Verpflegungsmehraufwendungen ab 01.01.2015 finden Sie hier
Verpflegungsmehraufwendungen ab 01.01.2016 finden Sie hier

Gut beraten mit onexma.com

Als Unternehmensberater ist Klaus von den Hoff viel auf Reisen. Weil ihm sämtliche auf dem Markt erhältlichen Systeme überdimensioniert erschienen, erfasste der Berater seine Reisekosten früher auf Papier. „onexma.com ist anders als alles, was ich bis dahin gesehen hatte“, beschreibt er seine ersten Eindrücke. „Die Software ist clean, aufgeräumt und selbsterklärend. Wie viele andere bietet sie mehr als ich benötige. Sie ist aber so clever gestaltet, dass ich für mich relevante Funktionen nutzen kann ohne mich mit allem, was darüber hinaus geht, befassen zu müssen.“

Profis wählen Onexma
Die Reisekostenabrechnung bei Kessler

kessler logo Thomas Keßler, Gründer und Inhaber des Unternehmens, formuliert das so: „Wir sind als schlagkräftiges Unternehmen auf Tools angewiesen, die maximalen Nutzen mit minimalem Einsatz erzielen. Davon profitieren neben unseren Mitarbeitern vor allem unsere Kunden. onexma.com sahen wir als Chance, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und unseren Mitarbeitern eine wenig beliebte Arbeit zu erleichtern. [ ... ] Ich kenne keine andere Software, die eine derart einfache Bearbeitung und Genehmigung der Reisekostenabrechnungen erlauben würde.“

Profit without investment
 Buchanan counts on onexma.com

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buchanan logo As an investor and consulting company, Buchanan GmbH pursues clear goals: service quality, efficiency, sustainability and a fair return. And that includes an effective system for the travel expense report. “For the first time in 25 years, the billing of my travel expenses is actually fun. And compared to the past, I only need a tenth of the time for the monitoring and release of my employees’ billings“, praises Steven Wilkinson, managing partner of Buchanan GmbH.

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