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Ihre Reisekostenabrechnung erledigt sich mit Onexma wie von selbst

Mit der Onexma Reisekostenabrechnung rechnen Sie Ihre Spesen bequem und schnell ab. So werden z.B. Tagespauschalen / Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten und alle Abzüge automatisch berechnet.

Die Reisekostenabrechnung von onexma ist eine Onlinelösung und ist auch auf Smartphones und Tablets bequem zu bedienen. Sie können damit sehr einfach und flexibel Reisekosten abrechnen und Reisekostenabrechnungen verwalten. Unsere stetig wachsende Nutzerzahl und die durchweg positiven Rückmeldungen, die wir von den Nutzern unserer Reisekostenabrechnung erhalten, bestätigen unseren außergewöhnlichen Ansatz und die hohe Akzeptanz der Reisekostenabrechnung bei den Benutzern.


 
 
  Jetzt kostenfrei testen  

Automatisierte Abrechnung

  • Automatische Berechnung aller Verpflegungspauschalen
  • Immer aktuelle Spesensätze für In- und Ausland
  • Gesetzliche oder individuelle Reisekostensätze
  • Ggf. Ausweis des zu versteuernden Anteils
  • Automatisierung u. Vereinfachung der Reisekostenabrechnung
  • Verschiedene Zahlarten inklusive Reisekosten-Vorschuss
  • Automatische Währungsumrechnung mit täglichen Kursen

Integrierter Workflow

  • Abrechnung mit mehrstufigem Genehmigungsprozess
  • Listen für Buchhaltung, Controlling und Lohnabrechnung
  • Eine Oberfläche für alle Beteiligten
  • Reduzierung der Rückfragen durch Notizen und Verlauf
  • Qualitätssteigerung durch Transparenz
  • Umfangreiches Berechtigungssystem
  • Beschleunigung durch integrierte Kommunikation

Kostenersparnis

  • Erfassung durch Mitarbeiter oder Fachabteilungen
  • Kontextrelevante, kurze Eingabeformulare
  • Transparenter Bearbeitungsstatus für den Mitarbeiter
  • Entlastung und Beschleunigung der Reisekostenabrechnung
  • Schnellere Bearbeitung und Genehmigung
  • Webbasierte online Spesenabrechnung, sofort einsetzbar

Qualitätssteigerung

  • Rückfragen und Korrekturen direkt in der Reisekostenabrechnung
  • Benachrichtigung über Bearbeitungsstatus aller Prozesse
  • Zuordnung von Kostenstellen und Projekten bei jeder Position
  • Weiterberechnung z.B. an Kunden - auch anteilig
  • Umfangreiches Reporting Ihrer Geschäftsreisen
  • Integriertes Dokumentarchiv mit "E-Mail-to-Archiv"

Vereinfachung

  • km-Pauschalen und Streckenberechnung mittels Google-Maps
  • Automatische Umrechnung von Meilen und km
  • Berücksichtigung der Sachbezugswerte
  • Online Spesen abrechnen für jedermann
  • Einbindung aller Prozessbeteiligten
  • Grenzenlos und einfach online Reisekosten abrechnen
  • Hosting und Datensicherung in Deutschland
  • Sofortige Spesenerfassung auch auf iPhone oder Android

International

  • Mehrsprachige Benutzermenüs und Formulare
  • Mehrwertsteuersätze für In- und Ausland
  • Währungsumrechnung zwischen derzeit 65 Währungen
  • Berücksichtigung aller Auslandsspesen
  • Abrechnung gemäß den deutschen gesetzlichen Vorgaben, der Österreichischen Reisegebührenverordnung, individuellen Regeln oder Arrangements u.a. für die Schweiz
  • Weltweiter Zugriff über Browser oder App


 
 

Mit onexma verwalten Sie Ihre Reisekostenabrechnung und Travel Management-Prozesse im Web und senken die Prozesskosten rund um die Geschäftsreise und die Genehmigung.

Onexma ist in vielen Ländern verfügbar, damit erzielen Sie bedeutende Einsparungen bei der Reisekostenabrechnung für Ihre Mitarbeiter und Niederlassungen im In- und Ausland.

Als durchgängiges Reisekostenmanagement organisieren Sie Ihre Reisekostenabrechnung und die Erstattung der Ausgaben bis zur Buchhaltung in einem System. Umfangreiche Schnittstellen ermöglichen die Anbindung an jedes Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystem.

Onexma wurde besonders für den Geschäftsreisenden entwickelt, damit dieser einfach, gerne und zeitnah die Reisekosten einreicht und Sie die Abrechnungen schneller und leichter bearbeiten können.


 

Neben der Reisekostenabrechnung können Sie mit Onexma auch Ihre Urlaubstage/Urlaubsanträge, Krankentage, Arbeitsmittel und Stundenzettel online verwalten.


 

Geschäftsreisen und Dienstreisen ganz einfach abrechnen mit der Onexma Reisekosten-Abrechnung und Spesenverwaltung mit Genehmigungsprozess, jetzt testen!

Genehmigungsprozess

Onexma bietet im Tarif Business ein umfangreiches und sehr flexibles Genehmigungs- und Workflowsystem zur Prüfung, Genehmigung, Verarbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen.

Solange Sie nur einen Benutzer im System angelegt haben, ist die Genehmigung für die Reisekostenabrechnung nicht relevant.

Bei mehreren Benutzern im System können Sie unter Einstellungen -> Genehmigungsprozess, die gewünschte Anzahl Genehmigungs- bzw. Workflowstufen eintragen und den Benutzern die jeweiligen Rechte erteilen. Diese erhalten dann ein zusätzliches Menu "Genehmigung".

Zusätzlich zu den Bevollmächtigten einer Genehmigungsstufe können bei jedem Mitarbeiter abweichende Genehmiger für die 1. Stufe eingetragen werden, somit kann (meistens die fachliche Prüfung) durch einen Projektleiter, Abteilungs-, Gruppen- oder Niederlassungsleiter (alternativ durch die Einsatzplanung oder Reisestelle) erfolgen.

Mandant einrichten

Grundsätzlich wird der Mandant für Ihren Benutzer im Tarif Business automatisch angelegt. Beim ersten Login müssen Sie lediglich ein paar Fragen beantworten, alles Weitere geschieht automatisch im Hintergrund.

Normalerweise sollte die Einrichtung eines Mandanten mit maximal 2 Genehmigungsschritten in 5-10 Minuten erledigt sein. Die Zeit sparen Sie dann schon jeden Monat bei der Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen.

Wenn Sie wünschen, unterstützen wir Sie auch telefonisch bei der Einrichtung, um den optimalen Prozess und Workflow für Sie abzubilden.

Mobile Reisekostenabrechnung schon unterwegs

Mit Onexma erfassen Sie die Reisekosten ganz einfach schon unterwegs, egal ob auf dem Smartphone oder Tablet. Zusätzlich haben Sie die bequeme und übersichtliche Verwaltung im normalen Browser auf Windows, Apple Macintosh oder Linux.

Kostenfreie Testphase

Sie können die Onexma Reisekostenabrechnung und im Tarif Business auch die komplette Benutzer- und Spesenverwaltung mit vollem Funktionsumfang inklusive der Apps für iPhone, Android und iPad nutzen.

Firmenkunden können während der Testphase alle gewünschten Funktionen im Tarif Business wie Berechtigungssystem, Berichtswesen, Genehmigungsprozess und Workflow aktivieren und auf ihre Anforderungen anpassen.

Sie können auch während der Testphase beliebig viele Benutzer anlegen. Empfehlenswert ist es, zunächst die Benutzer anzulegen, die Genehmigungs- oder Sachbearbeiterfunktion einnehmen, dazu klicken Sie auf Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer anlegen und lassen dort die Option "Benutzer ab sofort kostenpflichtig aktivieren" = nein

Benutzer, die Abrechnungen genehmigen dürfen, benötigen mindestens Berechtigungsstufe 2 und Benutzer, die Abrechnungen bearbeiten dürfen, benötigen mindestens Stufe 3.

Genehmigung erteilen, Workflow

Wenn eine Abrechnung von einem Mitarbeiter angelegt und "eingereicht" wurde, wird der direkte Vorgesetzte oder der zuständige Benutzer für die 1. Stufe per E-Mail benachrichtigt. In der Benachrichtigung ist ein direkter Link zur Abrechnung enthalten, so können Sie die Abrechnung mit einem Klick aufrufen, ansehen (ggf. korrigieren oder eine Anmerkung hinzufügen) und genehmigen.

Je nach Anzahl der Prozessschritte (diese sind änderbar unter Einstellungen -> Mandant) wird dann der zuständige Mitarbeiter für die nächste Stufe benachrichtigt oder die Abrechnung wird abgeschlossen.

Eine Abrechnung kann einen der folgenden Stati einnehmen:

  • offen/new: Die Abrechnung wurde angelegt, ist änderbar und bearbeitbar und es ist noch kein Workflow erfolgt.
  • eingereicht/submitted: Die Abrechnung wurde vom Benutzer eingereicht bzw. abgeschlossen (wenn kein Genehmigungsprozess genutzt wird) und ist für den Benutzer mit Recht 1 nicht mehr veränderbar.
  • geprüft/passed: Statusänderung nach der 1. Genehmigung wenn mehr als eine Genehmigungsstufe vorliegt(optional)
  • genehmigt/approved: Statusänderung nach der 2. Genehmigung wenn mehr als zwei Genehmigungsstufen vorliegen(optional)
  • geschlossen/closed: Die Abrechnung ist abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden, insbesondere notwendig, wenn Daten per Export oder Buchungsliste weiterverarbeitet werden.
  • bezahlt/paid: Für die Firma/Mandant gleicher Status wie geschlossen, der Mitarbeiter hat hiermit aber zusätzlich die Möglichkeit den Zahlungseingang zu vermerken

Alle Abrechnungen für die noch eine Genehmigung aussteht, finden Sie auch im Menü "Genehmigung" unter der jeweiligen Workflow-Stufe.

Wenn der Genehmiger eine Abrechnung nicht genehmigen möchte oder Rückfragen hat, kann er wie folgt vorgehen:

  • Dem einreichenden Benutzer eine Nachricht über Onexma senden mit der Bitte um Erklärung oder Belege. Die Frage und die Antwort können bei der Abrechnung archiviert werden und sind so nachvollziehbar.
  • Die Einreichung zurücksetzen und damit "an den Einreicher zurückgeben" und eine Notiz mit der Beanstandung anfügen. Der Einreicher kann nun die Abrechnung wieder bearbeiten / korrigieren und erneut einreichen.

Die optimale Lösung zur Abrechung Ihrer Dienstreise und Spesenabrechung!



Steuerberatung / Rechtsberatung

Onexma unterstützt Sie dabei, Ihre Spesen und Reisekosten selbst online abzurechnen und zu verwalten.

Onexma liefert keine Steuerberatung, sondern stellt nur ein technisches Hilfsmittel, mit dem Sie Ihre Abrechnungen eigenverantwortlich erstellen können. Bitte beachten Sie, dass zu bestimmten Sachverhalten und Vorgaben, wie und was Sie abrechnen können oder dürfen, Ihre persönliche Situation maßgeblich ist und üblicherweise Ihr Steuerberater zu Rate gezogen werden sollte.

Die Inhalte dieser Website, insbesondere steuerlicher Art wie Pauschalen und Umrechnungskurse, wurden mit größtmöglicher Sorgfalt recherchiert. Trotzdem übernimmt Onexma keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der dargestellten Informationen. Insbesondere sind die Informationen allgemeiner Art und stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen und stellen somit keine Steuerberatung dar.

Reisekostenabrechnung - Abrechnungsarten

Sie können drei verschiedene Arten einer Spesenabrechnung/Reisekostenabrechnung erfassen:

  • Reiseabrechnung
  • Monatsabrechnung
  • Zeitraumsabrechnung

Abrechnungen lassen sich nicht zusammenlegen, wenn Sie Summen für mehrere Abrechnungen benötigen, können Sie im Menü "Berichte" Jahres- oder Monatssummen abfragen. Alternativ können Sie eine Monatsabrechnung anlegen und dort mehrere Reisen zusammenfassen.

Welche Form für die Erfassung Ihrer Reisekostenabrechnungen empfehlenswert ist, hängt von der Struktur und Organisation Ihres Unternehmens, der Reisekostenrichtlinie oder Vorgabe für Geschäftsreisen ab. Gerne beraten wir Sie bei der optimalen Konfiguration.

Genehmigungsprozess

Onexma bietet im Tarif Business ein umfangreiches und sehr flexibles Genehmigungs- und Workflowsystem zur Prüfung, Genehmigung, Verarbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen.

Solange Sie nur einen Benutzer im System angelegt haben, ist die Genehmigung für die Reisekostenabrechnung nicht relevant.

Bei mehreren Benutzern im System können Sie unter Einstellungen -> Genehmigungsprozess, die gewünschte Anzahl Genehmigungs- bzw. Workflowstufen eintragen und den Benutzern die jeweiligen Rechte erteilen. Diese erhalten dann ein zusätzliches Menu "Genehmigung".

Zusätzlich zu den Bevollmächtigten einer Genehmigungsstufe können bei jedem Mitarbeiter abweichende Genehmiger für die 1. Stufe eingetragen werden, somit kann (meistens die fachliche Prüfung) durch einen Projektleiter, Abteilungs-, Gruppen- oder Niederlassungsleiter (alternativ durch die Einsatzplanung oder Reisestelle) erfolgen.