Inhalt

en | de

Fragen?

Rufen Sie an, wir helfen Ihnen gerne:
069 / 175 545 990

Österreich: 0720 88 41 82
Schweiz: 044 500 86 79
UK: 020 3129 8144
USA: +1 (855) 660-0880

Wildcard SSL Certificates
Serverstandort Deutschland
 wird überprüft von der Initiative-S
Klimaneutrales Hosting
paypal

Flexibel, schnell und einfach – Warum EPI-USE-Labs Onexma nutzt

EPI-USE Logo

Das Unternehmen

Die EPI-USE Group mit ihren Tochtergesellschaften ist ein Weltklasse Software- und Dienstleistungsunternehmen mit Vertretungen auf dem ganzen Globus und spezialisiert auf die Implementierung von SAP® Human Capital Management (HCM)-basierten Lösungen, SAP NetWeaver®, SAP BusinessObjects™ basierten Business Intelligence Lösungen und gebrauchsfertigen Softwareprodukten, die bestehende SAP ERP, HCM, SRM oder CRM Systeme aufwerten. EPI-USE ist der weltgrößte und erfahrenste unabhängige SAP HCM Spezialist und beschäftigt über 800 Angestellte. www.epiuse.com

Die Anforderungen

  • Flexibilität
  • Zweisprachigkeit Deutsch/Englisch
  • Intuitive Bedienung
  • Einfache, korrekte und sichere Übergabe der Daten an DATEV
  • Erfassung von mehrtägigen Reisen, ohne dass Reisetage einzeln eingepflegt werden müssen
  • Anbindung von Belegen an Reisen (Dokumentarchiv)
  • Über das iPhone zu bedienen
  • Einfacher, effizienter Genehmigungsprozess

Innovation statt Mainstream

Die EPI-USE Gruppe ist ein weltweites Software- und Beratungsunternehmen im Umfeld von SAP HR. Wie jede EPI-USE Regionalgesellschaft wird die EPI-USE Labs GmbH in Deutschland unabhängig und mit eigenem Management geführt, ist aber an die internationale EPI-USE Organisation angegliedert.

Obwohl EPI-USE für die Zeiterfassung und das Projektmanagement bis vor kurzem ein System eines der großen marktführenden Anbieter eingesetzt hatte, geriet die Abrechnung von Reisekosten regelmäßig zum ungeliebten Ärgernis für die Mitarbeiter. Entsprechend ließ auch die Qualität der Abrechnungen zu wünschen übrig und der Aufwand für die Weiterbearbeitung war immens. Genug Gründe für EPI-USE Labs, sich nach einer besseren Alternative umzusehen.

Als schnell wachsendes Unternehmen benötigt EPI-USE Labs ein flexibles System, bei dem neue Nutzer mit verschiedenen Arbeitsgebieten und Arbeitsweisen einfach und ohne administrativen oder technischen Aufwand angelegt werden können. Die aufgelaufenen Daten müssen einfach, korrekt und sicher an das DATEV Rechnungswesen übergeben werden.

Da der Berateralltag kaum Zeit für Einweisungen oder die Einarbeitung in neue Arbeitsmittel lässt, müssen Reisekostenabrechnungen intuitiv erstellt werden können. Eine Reihe von Mitarbeitern bei EPI-USE spricht Englisch als erste oder bevorzugte Sprache und wünscht sich englischsprachige Benutzeroberflächen. Und um Kosten und Spesen mobil erfassen zu können, wurde eine Software gesucht, die auch auf dem iPhone genutzt werden kann. Weitere Anforderungen waren die Möglichkeit, mehrtägige Reisen zu erfassen, ohne dass jeder Tag einzeln eingepflegt werden muss, die Anbindung von Belegen an Reisen und ein einfacher aber effizienter Genehmigungsprozess.

Die Nadel im Heuhaufen

Die Suche nach einer Lösung, die die Zustimmung sowohl der Unternehmensleitung als auch der Mitarbeiter finden würde, gestaltete sich schwierig. Die Produkte vieler Mitbewerber waren zu komplex, die Datenerfassung dauerte zu lange und fand wenig Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Henrik Stammer, Geschäftsführer der EPI-USE Labs GmbH, erinnert sich: „Die Produktbeschreibung von onexma.com klang vielversprechend. Wie gut das System tatsächlich ist, ahnten wir damals allerdings noch nicht.“

Die Entscheidung für onexma.com war dennoch eindeutig. Aufgrund entmutigender Erfahrungen mit anderen Roll-outs entschied man sich aber für eine „Kennenlernphase“, in der das System zunächst in einer Tochtergesellschaft eingeführt wurde. Man wollte damit auch sicherstellen, dass bei Bedarf alle Nutzer individuell betreut werden können. Niemand hatte erwartet, dass der Betreuungsbedarf nach der Einführung so minimal bleiben würde.

Eine gute Partnerschaft

onexma.com hat sowohl das Management als auch die Anwender bei der EPI-USE Labs GmbH überzeugt. Als SaaS ließ sich die Software beeindruckend schnell und einfach implementieren. Und im täglichen Einsatz bewährt sie sich in jeglicher Hinsicht.

Die Mitarbeiter schätzen den minimalen Arbeitsaufwand. Werte wie Tagespauschalen, Verpflegungsmehraufwand oder Abzug für Sachbezug oder Mahlzeiten müssen sie nicht manuell eingeben. onexma.com berechnet sie automatisch und berücksichtigt dabei auch Übernachtungspauschalen und Spesensätze aller Länder weltweit. Fahrstrecken ermittelt das Programm mittels Maps, wichtige Währungen rechnet es nach aktuellem EZB-Kurs um. Und sämtliche Kosten werden bereits bei der Erfassung automatisch Kostenstellen, Kunden und Projekten zugeordnet. Das ist nicht nur sehr komfortabel für die Anwender, es erleichtert auch die abschließende Genehmigung der Abrechnungen enorm.

Dank der intuitiven Bedienung benötigten weder die Nutzer noch das Management detaillierte Einweisungen. Die Mitarbeiter erstellten bereits ihre ersten Abrechnungen ohne Hilfe und auch deren Prüfung und Genehmigung durch die Verantwortlichen war schnell und einfach erledigt.

Nicht zuletzt schätzt EPI-USE Labs auch die einfache Anbindung von onexma.com an andere Systeme. Über eine integrierte Schnittstelle und ein definiertes Exportformat werden Daten wie Aufwandskonten, Kreditoren, Kostenstellen oder Verrechnungskonten nahtlos an das DATEV Rechnungswesen übergeben und automatisch verbucht. Darüber hinaus ermöglicht der leistungsfähige Excel-Export die individuelle Weiterverarbeitung nahezu aller Daten.

Diese Funktionen sind nicht nur sehr komfortabel für die Anwender, sie erleichtern auch die abschließende Genehmigung der Abrechnungen enorm. Und dank der intuitiven Bedienung des Systems benötigen weder die Nutzer noch das Management eine detaillierte Einweisung. Anwender können bereits die erste Abrechnung ohne Hilfe erstellen, und auch die Prüfung und Genehmigung durch die Verantwortlichen ist schnell und einfach zu bewerkstelligen.

Geschäftsführer Stammer beurteilt onexma.com daher durchweg positiv: „Bei uns sind nicht nur die Unternehmensleitung sondern auch die Anwender begeistert. Wir halten das System für das beste in der gesamten EPI-USE Gruppe und werden vorschlagen, onexma.com auch in allen anderen Gesellschaften einzuführen.“

Mehr als erwartet

Epi-Use Lab profitiert auch mit der in onexma.com integrierten Arbeitsmittelverwaltung. Arbeitsmittel wie Laptops, Telefone, Werkzeuge, Lizenzen, Schlüssel oder Vollmachten werden mit Ein- und Ausgabezeit angelegt und dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet. Zusätzlich können zu jedem Artikel Dokumente wie Übergabebelege, Quittungen oder Garantiescheine abgelegt werden. Mit Hilfe einer umfangreichen Suche lassen sich Seriennummern oder Vertragsnummern einfach nachschlagen. Das Tool arbeitet so einfach und überzeugend, dass Epi-Use Lab inzwischen auch stationäre Arbeitsmittel wie Büroeinrichtungen erfasst, um die Büroinventur und den aufgrund der positiven Unternehmensentwicklung bevorstehenden Umzug in größere Räumlichkeiten zu unterstützen.

Die Datev-Schnittstelle und die Qualität der übergebenen Daten wurden vom Steuerberater des Unternehmens geprüft und uneingeschränkt positiv bewertet. Zudem können Daten deutlich schneller als früher exportiert und so die Kosten für die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung gesenkt werden. Zusätzlich werden neben den umfangreichen Exportmöglichkeiten auch individuelle Excel-Formate genutzt.

Aufgabe gelöst

Epi-Use Lab stellt onexma.com durchweg Bestnoten aus. Die Funktionen, die Bedienung, die Reports und der Kundenservice werden allesamt als „hervorragend“ beurteilt. Die Qualität der von den Mitarbeitern erstellten Abrechnungen konnte entscheidend erhöht werden, die Durchlaufzeiten bis zur Freigabe der Abrechnungen wurden wesentlich verkürzt.

Und Monica Lupas-Borgovan, die die Reisekostenabrechnungen aller Mitarbeiter neben ihrer Haupttätigkeit als Shared Services Analyst überwacht, ergänzt: „onexma.com erleichtert meine Arbeit und die meiner Kollegen enorm. Neue Anwender erlernen den Umgang mit dem System in wenigen Minuten beim Erstellen ihrer ersten Abrechnung. Die Reports sind detailliert, aussagekräftig und flexibel. Und bei Anpassungen oder Erweiterungen des Systems unterstützt uns Onexma optimal.“

Damit ist klar: Die Epi-Use Lab GmbH hat ihr Abrechnungssystem für Reisekosten gefunden.