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Die Reisekostenabrechnung bei Kessler

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Das Unternehmen

Die Firma Kessler Beratung Ltd & Co KG wurde 2008 gegründet. Das Team von elf hochquali-fizierten Informatikern mit Expertise in Software- und System-Architektur, Software-Entwicklung, agile Entwicklungs-prozesse, Datenbank-Technologien und Natural Language Processing deckt den gesamten Zyklus von Software-Projekten ab, von der Fachkonzeption über die Entwicklung einer passenden Software- und System-Architektur bis zum Aufbau der Systemumgebung und der Wartung.

Die Anforderungen

  • kurze Durchlaufzeiten
  • einfache Bedienung
  • über Internet zu bedienen
  • Bedienung über Linux PC und MAC

Klein, aber fein

Das Team der Kessler Beratung Ltd & Co KG leistet einen Großteil der Arbeit vor Ort bei Kunden in Deutschland und im europäischen Ausland. Damit dabei die Abrechnung von Reisekosten nicht zum täglichen Ärgernis wird, stellt Kessler Beratung hohe Ansprüche an eine Abrechnungssoftware. Gesucht wurde ein Cloud-basiertes System, das als SaaS möglichst geringe Investitionen erfordert, von verschiedenen Arbeitsplätzen aus nutzbar ist und den kompletten Abrechnungs-prozess einschließlich Belegverarbeitung und Genehmigung abdeckt. Trotz einer überschaubaren Anzahl von Nutzern sollte das System darüber hinaus flexibel sein und möglichst geringen Aufwand im operativen Betrieb verursachen.

Reisekostenabrechnung à la carte

Die gestellten Anforderungen zeigten schnell, dass weder einfache Standard-Software noch umfangreiche Paketlösungen großer Anbieter infrage kamen. Darüber hinaus waren einige grundsätzlich passende Angebote um ein Vielfaches zu teuer. Schließlich identifizierte das Kessler Management nach intensiver Suche onexma.com als das Produkt mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis.

Thomas Keßler, Gründer und Inhaber des Unternehmens, formuliert das so: „Wir sind als schlagkräftiges Unternehmen auf Tools angewiesen, die maximalen Nutzen mit minimalem Einsatz erzielen. Davon profitieren neben unseren Mitarbeitern vor allem unsere Kunden. onexma.com sahen wir als Chance, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und unseren Mitarbeitern eine wenig beliebte Arbeit zu erleichtern“

Leichter Einstieg

Die Einrichtung von onexma.com war ein Kinderspiel. Als Eingabegeräte werden vor allem Linux PCs und MAC Computer genutzt. Die ersten Nutzer waren schnell angelegt und auch die Anbindung an die Buchhaltungssoftware war keine Hürde.

Einfach unkompliziert

Kessler Beratung schätzt neben den verkürzten Durchlaufzeiten der Abrechnungen und einer deutlich reduzierten Fehlerquote vor allem die einfache Bedienung von onexma.com. Sowohl die Erstellung der Abrechnungen durch die Mitarbeiter unterwegs als auch deren Bearbeitung und Genehmigung erfordern deutlich weniger Zeit als früher und werden mit entsprechend mehr Freude erledigt.

Thomas Keßler sagt dazu: „Ich kenne keine andere Software, die eine derart einfache Bearbeitung und Genehmigung der Reisekostenabrechnungen erlauben würde. Wenn ich unterwegs oder im Büro einige Minuten Zeit habe, bearbeite ich rasch die offenen Abrechnungen. Früher brauchte ich für eine Abrechnung 15 Minuten, heute schaffe ich 30 bis 40 in weniger als einer Stunde.“

Dass die Mitarbeiter der Kessler Beratung darüber hinaus auch den Onexma-Kundensupport als hervorragend beurteilen, vervollständigt das positive Bild. Der Chef mag dazu allerdings kein Urteil abgeben – er benötigte bislang keine externe Unterstützung.