Inhalt

en | de

Genehmigungsprozess

Genehmigungsprozess

Onexma bietet im Tarif Business ein umfangreiches und sehr flexibles Genehmigungs- und Workflowsystem zur Prüfung, Genehmigung, Verarbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen.

Solange Sie nur einen Benutzer im System angelegt haben, ist die Genehmigung für die Reisekostenabrechnung nicht relevant.

Bei mehreren Benutzern im System können Sie unter Einstellungen -> Genehmigungsprozess, die gewünschte Anzahl Genehmigungs- bzw. Workflowstufen eintragen und den Benutzern die jeweiligen Rechte erteilen. Diese erhalten dann ein zusätzliches Menu "Genehmigung".

Zusätzlich zu den Bevollmächtigten einer Genehmigungsstufe können bei jedem Mitarbeiter abweichende Genehmiger für die 1. Stufe eingetragen werden, somit kann (meistens die fachliche Prüfung) durch einen Projektleiter, Abteilungs-, Gruppen- oder Niederlassungsleiter (alternativ durch die Einsatzplanung oder Reisestelle) erfolgen.

Benutzer anlegen / verwalten / löschen

Sie können Ihre Mitarbeiter / Benutzer bei entsprechender Berechtigung selbst verwalten im Menü Einstellungen -> Mandant -> Benutzer.

Sie können gleichzeitig bis zu zehn Benutzer anlegen oder eine Datei mit den Benutzerdaten importieren. Die Datei muss im csv- oder txt-Format gespeichert sein und die folgenden Felder als Spaltentitel enthalten:
"Name"*, "Vorname"*, "Anrede"*, "Email"*, "AbteilungFunktion", "Personalnummer", "Strasse", "PLZ", "Ort", "Land", "Telefon", "Mobil", "Kostenstelle", "Kreditor", "IBAN", "BIC", "Urlaubstage", "Eintrittsdatum". (*Pflichtfelder)
Als Trennzeichen sind Semikolon, Komma und Tab erlaubt.
Das Feld Anrede kann wie folgt gefüllt sein: Herr/Frau, Mr/Ms, m/w, m/f

Der Benutzerimport wurde erweitert, es können Gruppen und individuelle Genehmiger auch per Import übergeben werden. Falls benötigt legen Sie Benutzergruppen oder Genehmiger immer vor dem Import an, damit diese direkt beim Import zugeordnet werden können.

Für jeden Benutzer kann jetzt ein abweichender Empfänger der Abrechnungen eingetragen werden. Einstellungen -> Mandant -> Benutzer bearbeiten -> Anschrift -> Empfänger abweichend (Funktion muss aktiviert sein unter Optionen).

Zum Erfassen klicken Sie im Menü Einstellungen unter Mandant auf Benutzer und dann auf "Benutzer anlegen". Geben Sie zunächst die Vorgabewerte wie Sprache, Währung, Aktivierung und Berechtigung an.

Die Berechtigungsstufen bedeuten:

  • Benutzer: Dieser Benutzer kann Abrechnungen erfassen und einreichen sowie Dokumente hochladen und für seine Abrechnungen Berichte abrufen.

  • Gruppengenehmiger: Dies ist typischerweise ein Gruppen-, Abteilungs-, Projekt- oder Niederlassungsleiter oder ein Kostenstellenverantwortlicher, der für andere Benutzer die Abrechnung in der ersten Stufe prüfen soll. Er kann Abrechnungen erfassen und einreichen sowie Dokumente hochladen, hat Einsicht auf alle Abrechnungen und Berichte der ihm unterstellten Benutzer.

  • Sachbearbeiter: Der Sachbearbeiter hat Zugriff auf alle Abrechnungen und kann diese bearbeiten und auswerten sowie die Berichte aller Benutzer. Damit kann er Buchungslisten, Zahlungsvorschlagsliste und Zuordnungslisten nach Kunde, Projekt oder Kostenstelle abrufen und bearbeiten. Der Sachbearbeiter kann keine Einstellungen des Mandanten wie Genehmigungsprozess oder Benutzer ändern.

  • Admin: Der Admin hat alle Rechte des Sachbearbeiters und kann zusätzlich Benutzer anlegen und ändern sowie die Mandanteneinstellungen und den Genehmigungsprozess bearbeiten.

Wenn Sie für einen Benutzer einen abweichenden Genehmiger eintragen wollen, macht es Sinn, zuerst den Vorgesetzten zu erfassen, damit dieser neuen Benutzern direkt beim Anlegen zugeordnet werden kann.

Als nächstes geben Sie für den/die nachfolgenden Benutzer die Abrechnungseinstellungen ein. Hier werden die Einstellungen des Mandanten verwendet, die Sie jeweils überschreiben können.

Benutzer können nicht gelöscht werden, nachdem der Benutzeraccount aktiviert oder bestätigt wurde, da für den Benutzer dann verknüpfte Daten existieren.

Einen ausgeschiedenen Mitarbeiter können Sie unter Benutzer bearbeiten deaktivieren. Damit bleiben seine Abrechnungen und Werte u.a. für das Berichtswesen und die Weiterberechnung erhalten.

Das Löschen eines Benutzers, insbesondere wenn für diesen kein Vertrag und keine Abrechnung bestehen, übernimmt der Support, bitte senden Sie uns eine Löschanweisung per Kontaktformular.

Genehmigung erteilen, Workflow

Wenn eine Abrechnung von einem Mitarbeiter angelegt und "eingereicht" wurde, wird der direkte Vorgesetzte oder der zuständige Benutzer für die 1. Stufe per E-Mail benachrichtigt. In der Benachrichtigung sind Details zur Abrechnung und ein Link enthalten. Sie können die Abrechnung aufrufen, ansehen (ggf. korrigieren oder eine Anmerkung hinzufügen) und genehmigen.

Je nach Anzahl der Prozessschritte (diese sind änderbar unter Einstellungen -> Mandant oder in der Benutzergruppe) wird dann der zuständige Mitarbeiter für die nächste Stufe benachrichtigt oder die Abrechnung wird abgeschlossen.

Eine Abrechnung kann einen der folgenden Stati einnehmen:

  • offen/new: Die Abrechnung wurde angelegt, ist änderbar und bearbeitbar und es ist noch kein Workflow erfolgt.
  • eingereicht/submitted: Die Abrechnung wurde vom Benutzer eingereicht bzw. abgeschlossen (wenn kein Genehmigungsprozess genutzt wird) und ist für den Benutzer mit Recht 1 nicht mehr veränderbar.
  • geprüft/passed: Statusänderung nach der 1. Genehmigung wenn mehr als eine Genehmigungsstufe vorliegt(optional)
  • genehmigt/approved: Statusänderung nach der 2. Genehmigung wenn mehr als zwei Genehmigungsstufen vorliegen(optional)
  • geschlossen/closed: Die Abrechnung ist abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden, insbesondere notwendig, wenn Daten per Export oder Buchungsliste weiterverarbeitet werden.
  • bezahlt/paid: Für die Firma/Mandant gleicher Status wie geschlossen, der Mitarbeiter hat hiermit aber zusätzlich die Möglichkeit den Zahlungseingang zu vermerken

Alle Abrechnungen für die noch eine Genehmigung aussteht, finden Sie auch im Menü "Genehmigung" unter der jeweiligen Workflow-Stufe.

Wenn der Genehmiger eine Abrechnung nicht genehmigen möchte oder Rückfragen hat, kann er wie folgt vorgehen:

  • Dem einreichenden Benutzer eine Nachricht über Onexma senden mit der Bitte um Erklärung oder Belege. Die Frage und die Antwort können bei der Abrechnung archiviert werden und sind so nachvollziehbar.
  • Die Einreichung zurücksetzen und damit "an den Einreicher zurückgeben" und eine Notiz mit der Beanstandung anfügen. Der Einreicher kann nun die Abrechnung wieder bearbeiten / korrigieren und erneut einreichen.

Kostenfreie Testphase

Sie können die Onexma Reisekostenabrechnung und im Tarif Business auch die komplette Benutzer- und Spesenverwaltung mit vollem Funktionsumfang inklusive der Apps für iPhone, Android und iPad nutzen.

Firmenkunden können während der Testphase alle gewünschten Funktionen im Tarif Business wie Berechtigungssystem, Berichtswesen, Genehmigungsprozess und Workflow aktivieren und auf ihre Anforderungen anpassen.

Sie können auch während der Testphase beliebig viele Benutzer anlegen. Empfehlenswert ist es, zunächst die Benutzer anzulegen, die Genehmigungs- oder Sachbearbeiterfunktion einnehmen, dazu klicken Sie auf Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer anlegen und lassen dort die Option "Benutzer ab sofort kostenpflichtig aktivieren" = nein

Benutzer, die Abrechnungen genehmigen dürfen, benötigen mindestens Berechtigungsstufe 2 und Benutzer, die Abrechnungen bearbeiten dürfen, benötigen mindestens Stufe 3.

Reiseantrag

  • Onexma bietet nun im Tarif Business das Modul Geschäftsreiseantrag. Mit dem Reiseantrag, der je Benutzergruppe mit Genehmigungsprozess und zusätzlichen Aufgaben (auch für Dritte) und Workflow individuell konfiguriert werden kann, können Prozesse im Unternehmen besser abgebildet und in die Reisekostenabrechnung integriert werden.
  • Aufgaben im Rahmen des Antrages oder Workflows können Prozesse oder Aufgaben, z.B. an die Reisestelle zwecks Flug- oder Hotelbuchung sein. Es können aber auch Kosten- oder Budgetprüfungen an den Kostenstellen- oder Abteilungsleiter sein oder eine Fahrzeugbuchung an den Fuhrparkmanager abgebildet werden.
  • Zur Konfiguration gehen Sie bitte in die Benutzergruppe und aktivieren dort den Reiseantrag je Gruppe.

  • Sie erhalten dort einen neuen Reiter mit den Einstellungen für den Reiseantrag:
    • Es können je Gruppe ein oder mehrere Genehmiger angegeben werden
    • Sie können je Gruppe ein oder mehrere Aufgaben hinzufügen, die bei der Beantragung oder der Genehmigung ausgelöst werden können oder müssen.
    • Für jede Aufgabe ist eine Kurzbeschreibung, eine ausführliche Erklärung sowie ein Notizfeld für den Reisenden und den Genehmiger möglich
    • Je Aufgabe muss eine zuständige Person eingetragen werden, die zuständige Person wird über die Aufgabe benachrichtigt und sieht diese im Dashboard.
  • Alle Daten des Reiseantrages werden direkt in die Reisekostenabrechnung übernommen. Wird eine Abrechnung ohne Reiseantrag angelegt der der Reiseantrag ist (noch) nicht genehmigt, erscheint eine Warnung.
  • Für Fragen oder individuelle Anforderungen wenden Sie sich bitte an den Support, Anpassungen sind möglich.

Workflow / Prozessschritte der Reisekostenabrechnung einrichten

Ein einfacher Workflow / Genehmigungsprozess bzw. die Prozessschritte für die Reisekostenabrechnung können wie folgt aussehen:

  • Der Mitarbeiter erfasst seine Reisekostenabrechnung, scannt seine Belege - sofern Sie das wünschen - und reicht diese online ein.
  • Sein direkter Vorgesetzter oder der Kostenstellenverantwortliche wird automatisch benachrichtigt und prüft online die Abrechnung (und ggf. die beigefügten Belege) inhaltlich / sachlich, d.h. die Angaben zu Zeitraum, Ort, Zweck und ggf. die Höchstbeträge. In dieser Stufe muss keine Kenntnis oder Prüfung der steuerlichen Belange erfolgen. Bei Einwänden oder Rückfragen sendet er diese direkt im System an den Ersteller der Abrechnung, damit bleibt die Kommunikation transparent und revisionssicher mit der Abrechnung verknüpft. Bei Zustimmung wird er die Abrechnung genehmigen und der Buchhalter oder Sachbearbeiter wird automatisch informiert.
  • Dieser prüft im nächsten Schritt insbesondere die steuerlichen Belange, ändert ggf. die Abrechnung und bearbeitet Buchungslisten und/oder Zahlungsvorschläge. Nach Abschluss "genehmigt" er diesen Schritt oder schließt die Abrechnung ab.
  • Optional kann ein weiterer Mitarbeiter die Zahlung prüfen, die Weiterberechnung nach Zeitraum und Status der Abrechnungen bearbeiten.

Zur Einrichtung des o.g. Workflows gehen Sie wie folgt vor:

  1. Legen Sie einen Buchhalter oder Sachbearbeiter für die Prüfung der 2. Stufe mit mindestens Berechtigungsstufe 3 an oder ändern Sie für einen Benutzer die Berechtigung unter Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer bearbeiten.
  2. Legen Sie einen Vorgesetzten für die inhaltliche Prüfung mit mindestens Berechtigungsstufe 2 an oder ändern Sie seine Berechtigung unter Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer bearbeiten.
  3. Im Menü Einstellungen -> Mandant -> Genehmigungs-/Bearbeitungsprozess ändern Sie die Stufen auf "2"
  4. Weisen Sie den Genehmigungsschritten die o.g. Mitarbeiter zu.
  5. Geben Sie den Genehmigungsschritten einen Name, der den Benutzern im Unternehmen vertraut sind, diese werden zukünftig für alle Formulare, Benachrichtigungen und Ausdrucke verwendet.
  6. Zuletzt legen Sie die Mitarbeiter an oder weisen diesen einen Vorgesetzten zu, sofern dieser nicht identisch mit dem Genehmiger der 1. Stufe ist.

Flexibel, schnell und einfach – Warum EPI-USE-Labs Onexma nutzt

EPI-USE Logo Die EPI-USE Gruppe ist ein weltweites Software- und Beratungsunternehmen im Umfeld von SAP HR. Aufgrund umfangreicher Anforderungen aus unterschiedlichen Tochtergesellschaften entschied man sich bei der Reisekostenabrechnung für onexma.com. Henrik Stammer, Geschäftsführer der Epi-Use Labs GmbH, erinnert sich: „Die Produktbeschreibung von onexma.com klang vielversprechend. Wie gut das System tatsächlich ist, ahnten wir damals allerdings nicht.“