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Mahlzeitenabzug

Frühstücksregel / Regel für Mahlzeitenabzug

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Onexma berechnet automatisch den Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug nach der Pauschalregel oder als Abzug des Sachbezugswertes. Alle Pauschalen werden von uns automatisch aktualisiert.

Der Abzug kommt immer dann zum Tragen, wenn Sie Verpflegungsmehraufwand abrechnen und Mahlzeiten von der Firma erstattet bekommen. Der Wert der erstatteten Mahlzeit stellt einen geldwerten Vorteil gemäß Lohnsteuer-Durchführungsverordnung dar. Geldwerte Vorteile müssen in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Zur Vereinfachung können diese aber bereits in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden. * (siehe unten)

Hierfür gibt es zwei Ansätze:

  • Den Abzug des Pauschalbetrages von 20% für Frühstück und je 40% für Mittagessen und Abendessen bezogen auf den 24-Stunden Betrag der Verpflegungsmehraufwendungen.
  • Den Abzug des Sachwertes, was seit 2011 erleichtert nutzbar ist und in vielen Fälen die günstigere Variante ist. Bitte beachten Sie die geänderte Regel ab 01.01.2014

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Auswahl / Vorgabe bei den Onexma Einstellungen:

  1. Die Erstattung des Frühstücks / der Mahlzeit mit Abzug des Sachbezuges ist die derzeit günstigste Variante, dazu muss die Mahlzeitgestellung, i.d.R. die Hotelbuchung, durch den Arbeitgeber veranlasst werden und die Rechnung muss auf die Firma ausgestellt sein. Abzug ab 2012: 1,57 €, ab 01.01.2013: 1,60 €, ab 01.01.2014: 1,63 €, ab 01.01.2016: 1,67 €, ab 01.01.2017: 1,70 €, ab 01.01.2018: 1,73 €
  2. Liegt a. nicht vor, kann die Mahlzeit vom Arbeitgeber trotzdem erstattet werden, jedoch wird dem Mitarbeiter dafür 20% (Frühstück) bzw. 40% (Mittag- oder Abendessen) des Verpflegungsmehraufwandes (Tagespauschale) abgezogen. (Stand seit 2012: Abzug 4,80 € in Deutschland)
  3. Wenn das Frühstück extra ausgewiesen ist und dem Mitarbeiter nicht erstattet wird oder der Mitarbeiter kein Frühstück erhalten hat oder der Sachwert vom Mitarbeiter z.B. über die Lohnabrechnung versteuert wird, findet keine Erstattung und kein Abzug statt.
  4. Wenn Sie hier "wählbar" angeben, muss die Regel in jeder Abrechnung individuell bestimmt werden.

* Wie Ihre Firma den geldwerten Vorteil handhabt erfragen Sie bitte bei Ihrem Buchhalter oder Steuerberater. Bitte beachten Sie auch den Onexma Beratungsauschluss.

Normalerweise wird das Frühstück im Inland mit 19% MwSt. oder 0% MwSt. im Ausland erfasst. Bitte beachten Sie, dass Sie den Abzug für Mahlzeit im Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug eintragen müssen. Hierzu muss dies in den Stammdaten aktiviert sein (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen).

Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug

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Bei einer Reisekostenabrechnung wird das Frühstück automatisch berechnet, wenn dies in den Stammdaten aktiviert ist (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen). Zur Erfassung des Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug benutzen Sie bitte das Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug.

Je nach Vorgabe in Ihren Abrechnungs-Einstellungen werden als Pauschalabzug für ein Frühstück 20% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit bzw. für ein Mittagessen oder Abendessen jeweils 40% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit abgezogen oder der nachfolgend genannte Sachbezugswert.

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert / Sachwert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Die Sachbezugswerte für 2012 betrugen:
Frühstück: 1,57 Euro, Mittagessen: 2,87 Euro, Abendessen: 2,87 Euro
Ab 01.01.2013 gelten: Frühstück: 1,57 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 2,87 Euro
Ab 01.01.2014 gelten: Frühstück: 1,63 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,00 Euro
Ab 01.01.2016 gelten: Frühstück: 1,67 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,10 Euro
Ab 01.01.2017 gelten: Frühstück: 1,70 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,17 Euro
Ab 01.01.2018 gelten: Frühstück: 1,73 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,23 Euro

Neue Abrechnung anlegen

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Zur Erfassung der Reisekosten haben Sie die Wahl aus verschiedenen Abrechnungsarten:

  • Für die typische Reise mit Abrechnung von Verpflegungsgeld und Übernachtungen empfehlen wir die Reiseabrechnung, da hier alle Pauschalen vollautomatisch berechnet werden. Ggf. müssen Sie noch den Mahlzeitenabzug unter "Verpflegung -> Mahlzeitenabzug" eintragen. Wenn Sie eine Reise in unterschiedliche Länder erfassen oder nicht für alle Tage einer Reise die Verpflegungspauschale abrechnen möchten, müssen Sie die Reise mit der Landesangabe "-diverse" anlegen und danach für jeden Tag das Land auswählen.

  • Wenn Sie innerhalb eines Monats Auslagen (u.a. Telefon, Parken, Kraftstoff) abrechnen wollen oder regelmäßig nur kurze Reisen abrechnen wollen, empfehlen wir die Monatsabrechnung, damit erhalten Sie nicht für viele einzelne Reisetage eine eigene Abrechnung, sondern eine Sammelrechnung. Den Verpflegungsmehraufwand tragen Sie dann für die jeweiligen Tage im Bereich "Verpflegung -> Verpflegungsmehraufwand" ein und ggf. den Mahlzeitenabzug unter "Verpflegung -> Mahlzeitenabzug".

  • Wenn Sie sich etwas Erfahrung haben, können Sie auch die Zeitraums-Abrechnung nutzen, diese empfiehlt sich für monatsübergreifende Geschäftsreisen, zur Abrechnung von Auslagen über einen längeren Zeitraum, eine Wochenabrechnung oder z.B. eine Projektabrechnung.

Wählen Sie zuerst die Abrechnungsart, Sie erhalten dann das entsprechende Formular und nur die dort benötigten Felder. Je nachdem, welche Angaben Sie machen, werden Ihnen im nächsten Schritt die notwendigen Angaben abgefragt. Je mehr Angaben Sie im Anlegen Assistent machen, umso schneller geht es im nächsten Schritt, da viele Daten dann bereits übernommen wurden.

Länderangabe bei mehreren Ländern: diverse

Wenn Sie eine Reise für nur ein Land anlegen, sparen Sie sich zukünftig das Ausfüllen des Landes. Wenn Sie allerdings eine Reise in mehrere Länder abrechnen, geben Sie bitte als Land "- diverse" an (in der Länderliste ganz oben).

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie Hotelbelege und Fahrtkosten abrechnen möchten, geben Sie jeweils "Keine" an, Sie können alle Daten zukünftig ergänzen.

Reisekostenreform 2014 - 2019

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Die Reisekostenreform 2014 wurde mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20. Februar 2013 beschlossen und am 30.10.2013 vom Bundesministerium der Finanzen im "BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014" erläutert.

Am 24.10.2014 hat das BMF ein aktualisiertes Schreiben zur Anwendung der Reisekostenreform veröffentlicht: "Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014 (ersetzt das Schreiben vom 30. September 2013)" erläutert.

Am 19.05.2015 hat das BMF ein weiteres Schreiben zu folgenden Themen veröffentlicht: "Bestätigung von Rechtsansichten betreffend das Reisekostenrecht"
- Sammelbeförderung von Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Tätigkeitsstätten [..]
- Chipstüte, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder vergleichbare Knabbereien im Flugzeug [..]

Die aktuellen Verpflegungsmehraufwendungen für das ausland ab 01.01.2019 wurden veröffentlicht: Verpflegungsmehraufwendungen 2019

Die Reisekostenreform zum 01.01.2014 umfasst u.a. Regeln zur Definition der ersten Tätigkeitsstätte, neue Pauschsätze für Verpflegungsmehraufwendungen, der Dreimonatsfrist, der Pauschalbesteuerung von gezahlten Verpflegungsmehraufwendungen, die Bescheinigungspflicht „M“, zur doppelten Haushaltsführung und 48-Monatsfrist für Unterkunftskosten bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit im Inland.

Nicht alle Regeln betreffen die typische 1- oder mehrtägige Geschäftsreise, daher hier nur einige Auszüge der Neureglungen. Den kompletten Text des Schreibens des BMF können Sie hier herunterladen.

Die aktualisierten Pauschalen für die Verpfelgungsmehraufwendungen ab 01.01.2015 finden Sie hier.

Eintägige Auswärtstätigkeiten im Inland

Statt drei Zeitstufen der Abwesenheit für die Verpflegungsmehraufwendungen werden ab 01.01.2014 nur noch zwei Zeitstufen verwendet, d.h. im Inland kann schon ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 12 Euro berücksichtigt werden.

An- und Abreisetag

Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils 12 Euro als Werbungskosten berücksichtigt bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Insoweit ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antritt.

Abzug für Mahlzeiten / Sachbezugswert

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Reisekosten nach dänischem Recht (Dansk rejseudgifter)

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Mit Onexma können Sie Mitarbeiter auch nach dänischem Steuerrecht abrechnen, die entsprechenden Pauschalen werden ab 01.01.2014 unterstützt.
Für die Mitarbeiter muss die Regel "Denmark-standard-rates" und die Regel für den Mahlzeitenabzug "(b.) Abzug der Pauschale" ausgewählt werden. Damit gelten für diese Mitarbeiter automatisch alle Regeln.

  • Die Abrechnung kann wahlweise in EUR oder in DKK erfolgen, was durch die Einstellung bei den Stammdaten des Mitarbeiters bestimmt wird. Bei Abrechnung in EUR werden die Beträge zum Tageskurs in Euro umgerechnet und Sie erhalten für die Buchhaltung und das Reporting einheitliche Summen.
  • Als km-Pauschale ist der Wert bis 20.000km hinterlegt: derzeit 3,70 DKK. Falls ein Mitarbeiter mehr als 20.000km jährlich fährt, muss dies ab dem 20000-sten km beim Mitarbeiter in den Einstellungen geändert werden. Oder einfacher: Sie machen am Jahresende eine pauschale Korrekturabrechnung mit Excel (Berichte - Fahrtenliste)
  • Die CPR-Nummer des Mitarbeiters muss zusätzlich im Feld MA-Nummer oder Abteilung eingetragen werden.
  • Für die Tagespauschalen werden die Stunden abgerundet und zu je 1/24-stel abgerechnet.
  • Für die Mahlzeiten werden je 15% für Frühstück und 30% für Mittag- oder Abendessen abgezogen.

Med Onexma Du kan også afvikle medarbejdere under dansk skatteret, er de relevante pakker understøttet på 2014/01/01.
For medarbejderen har reglen "Denmark-standard-rates", og reglen for måltider fradrag «(f.) Fradrag af tillæg" er valgt. Dette gælder alle regler for disse medarbejdere automatisk.

  • Afregning kan ske enten i EUR eller DKK, som er bestemt af indstillingen i stamdata for medarbejderen. Ved fakturering i euro mængder omregnes til den aktuelle kurs i euro, og du får for bogføring og rapportering ensartede beløb.
  • Som kilometerpenge, er den værdi, opbevares indtil 20,000 km: i øjeblikket 3,70 DKK. Hvis en medarbejder rejser mere end 20.000 km om året, skal dette ændres fra 20000-th km medarbejderne i indstillingerne. Eller mere enkelt: de gør i slutningen af ​​en fast korrektion forlig med Excel (Rapporter - Ride oversigt)
  • CPR-nummer for medarbejderen, skal registreres i MA-nummer eller afdeling felt ud.
  • Timerne er afrundet og faktureret til hver 1/24 STEL til dagpenge.
  • For måltider, vil 15% hver for morgenmad og 30% for frokost eller middag fratrækkes.