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Reisekosten

Neue Funktionen 2019

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  • Es ist jetzt möglich Projekte, Kunden und Kostenstellen in den Einstellungen gesammelt zu aktivieren, deaktivieren oder zu löschen.
  • Die Berichte über gezahlte Verpflegungsmehraufwendungen (u.A. für Buchstabe M) als PDF stehen jetzt in unterschiedlichen Druckformaten zur Verfügung.
  • Für die Verwaltung von Arbeitsmitteln können neben den Administratoren jetzt beliebige weitere Benutzer berechtigt werden. Details im Menü Einstellungen -> Verwaltung -> Vertrag
  • Für die Verwendung der API kann ein API-Key von einem Administrator im Menü Verwaltung> Firma abgerufen werden. Mit der API können Sie Reisekosten, Kostenstellen und Projekte abfragen und Kostenstellen und Projekte einpflegen.

Neue Funktionen 2018

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  • Sie erhalten Sie die Benachrichtigungen über eingereichte Reisekosten nicht mehr sofort, sondern als Sammelbenachrichtigung nachts um 3.00 Uhr, wenn die Abrechnung nicht innerhalb von X Tagen bearbeitet wurde. Die Tage X können Sie selbst einstellen unter Einstellungen -> Stammdaten -> Benachrichtigung. Wegen Wochenenden und Feiertagen, sollte der Wert nicht unter 3 sein, da Sie sonst ggf. jeden Tag eine Benachrichtigung erhalten. Sie erhalten Benachrichtigungen sofort nur, wenn Sie bei einem Benutzer als alleiniger Genehmiger direkt eingetragen sind.
  • Jeder Benutzer kann sich ab sofort eine Liste seiner bevorzugten Länder anlegen, die dann in der Landesauswahl oben steht.
  • IBAN werden jetzt auch für fast alle europäischen Länder geprüft und die BIC automatisch berechnet.
  • Es werden für Europa zukünftig alle Steuersätze als Auswahlliste vorgegeben.
  • Das Land und der Steuersatz wird für jeden Tag vorausgewählt, wenn es bereits einen Beleg an diesem Tag gibt.
  • Ab 2019 werden wir zusätzlich die Erfassung und Verarbeitung von Vorsteuer aus dem EU-Ausland ermöglichen und die entsprechenden Dateien für die Beantragung über das BOP-Portal des Bundeszentralamt für Steuern erstellen.
  • Das Bearbeiten mehrerer Benutzer ist jetzt einfacher mit einer Mehrfach-Auswahlliste. Damit können spezielle Adressfelder, die Gruppe sowie der Status des Vertrages in einem Vorgang bearbeitet werden. Um Benutzer zu löschen, müssen sie inaktiv oder nicht bestätigt sein.
  • Beim Import von Benutzern kann jetzt auch Ihre vorhanden Benutzergruppe (Externe Gruppen-ID) verwendet werden.
  • Benutzergruppen können zu Geschäftsbereichen zusammengefasst werden, was u.a. einfachere Prozesse und ein besseres Reporting erlaubt. Für die Einrichtung wenden Sie sich an den Support.
  • Sie können jetzt auch in der mobilen Ansicht aus Reiseanträgen direkt eine Abrechnung erstellen.
  • Es können ab sofort zwei Firmenkreditkarten je Mitarbeiter verwaltet werden. Für die Einrichtung wenden Sie sich an den Support.
  • Die neue App für iOS wurde Mitte Mai veröffentlicht und hat Zugriff auf die Dateien-App.
  • Die Liste der Exportformate wurde deutlich erweitert.
  • Sie können auf Nachrichten in Onexma jetzt auch in der mobilen Ansicht sofort antworten.
  • Hochgeladene oder per E-Mail_Archiv empfangene Dokumente werden jetzt mit einer Voransicht angezeigt, die die Zuordnung und Prüfung vereinfacht.
  • Die Funktion hochgeladene Dokumente nachträglich zuzuordnen wurde erweitert, sodass diese jetzt auch direkt aus der Abrechnung heraus an Positionen verknüpft werden können. Dazu beim Upload keine Abrechnung auswählen und danach in der Abrechnung bei der jeweiligen Position die Zuordnung nutzen.
  • Ebenfalls ist es möglich die hochgeladenen Belegen direkt aus der Abrechnung heraus einzufügen.
  • Es gibt jetzt unter Einstellungen -> Verwaltung -> Firma -> Druckoptionen die Möglichkeit eine Buchungsliste in den Abrechnungen auszugeben.

Neue Funktionen 2017

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  • Ab sofort ist es (zunächst für Benutzer mit erweiterten Rechten wie Sachbearbeiter und Adminsitratoren) möglich den Login zusätzlich zum Passwort mit einer Zwei-Faktor Authentifizierung / Einmal-Passwort (TAN) bzw. Verifizierungscode auf Ihrem Handy abzusichern. Details im Menü Passwort.
  • Die neue App für Android wurde Mitte Februar veröffentlich und hat jetzt eine integrierte Foto-/Scan-Funktion.
  • Auf Android und einigen andren Mobilgeräten (WindowsPhone, Blackberry) kann man Datum und Uhrzeit jetzt wahlweise mit der Beriebssystem-Datumsauswahl bedienen. Da nicht alle Geräte diese Datumseingabe unterstützen, gibt es dort jetzt ein neues Menü "Mobil-Datumseingabe": Bitte testen Sie dort, ob Ihr Gerät die systemseitige Datumseingabe unterstützt und aktivieren es bei gefallen. In der App bleibt diese Einstellung gespeichert, im Browser muss diese Einstellung nach löschen der Cookies neu gespeichert werden. (Für iPhone und iPad wird dise Option schon immer von uns verwendet.)
  • In der Liste der Reisekosten ist ab sofort mit der Mehrfachauswahl ein schneller Export als xls/csv möglich.
  • Jedem Benutzer kann ab sofort ein eigenes Buchungs-/Verrechnungskonto für eine Firmenkreditkarte zugewiesen werden.
  • Das Löschen / Ändern von Genehmigern in den Benutzergruppen wurde übersichtlicher.
  • Die direkte Übertagung von Abrechnungen an die Buchhaltung ist jetzt für die ersten Systeme verfügbar, Details finden Sie unter Einstellungen -> Datenaustausch
  • Ab sofort ist die Schnittstelle zu lexoffice freigegeben. Für lexoffice müssen Sie Onexma einmalig mit Ihrem lexoffice Konto verknüpfen. Alle Abrechnungen können dann mit einem Klick an lexoffice übertragen werden. Im Tarif Business werden auch die angehängen Dokumente zu lexoffice übertragen. Details finden Sie unter Einstellungen -> Datenaustausch
  • Ab sofort ist im Tarif Business ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) nach dem BDSG möglich. Details im Menü Einstellungen -> Vertrag/Rechnungen oder auf Anfrage.
  • Es können nun Freigaben für Assistenten eingerichtet werden. Damit kann ein Mitarbeiter auch ohne erweiterte Rechte einem anderen den Zugriff auf seine Abrechnungen geben, damit dieser für ihn Reisekostenabrechnungen erstellen, bearbeiten und einreichen kann. Die Funktion befindet sich in der geschlossenen Testphase und kann auf Anfrage genutzt werden.

Verpflegungsmehraufwand / Verpflegungspauschalen

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Die Pauschalsätze für Verpflegungsmehraufwand sind für alle Länder weltweit immer aktuell in Onexma hinterlegt und werden in zwei Fällen automatisch berechnet:

  1. Sie legen eine Reise-Abrechnung für einen kompletten Abwesenheitszeitraum an. Dabei geben Sie das Start-, das Enddatum sowie ein Land an, für den die Verpflegungs-/ Tagespauschalen dann automatisch in der Abrechnung erzeugt werden. In den erzeugten Positionen ist mit Anzahl, Betrag und Länderpauschale eindeutig nachvollziehbar, wie der Betrag berechnet wurde. Abzüge die ggf. für eine erhaltene Mahlzeit berücksichtigt werden müssen, werden in diesem Fall ebenfalls automatisch erzeugt, sobald in einer Position eine Mahlzeit angegeben wird.

  2. Sie legen eine Zeitraums- oder Monatsabrechnung an - hierbei wird noch keine Pauschale erzeugt. Sie haben aber nun in der Kategorie "Hinzufügen Verpflegung" eine zusätzliche Auswahl "Verpflegungsmehraufwand Tagespauschale", bei der Sie ebenfalls für einen oder mehrere Tage die Abwesenheit erfassen. Für diesen Zeitraum werden nun die entsprechenden Tagespauschalen automatisch berechnet und der Abrechnung hinzugefügt. Für mehrere Reisen innerhalb Ihres Abrechnungszeitraumes wiederholen Sie die Eingabe.

Bitte beachten Sie bei der Länderangabe:

Bei der Anlage einer Reise oder beim Ändern des Abrechnungskopfes müssen Sie ein Land angeben, für das Pauschalen gelten.

Bei einer Reise in mehrere Länder geben Sie immer das Land "- diverse" an. Sie werden dann innerhalb der Abrechnung in der Kategorie Verpflegung aufgefordert, für die entsprechenden Tage das jeweilige Land auszuwählen und zu speichern.

Die aktuell gültigen Pauschalen für die Reisekostenabrechnung finden Sie unter nachfolgendem Link.

Steuerberatung / Rechtsberatung

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Onexma unterstützt Sie dabei, Ihre Spesen und Reisekosten selbst online abzurechnen und zu verwalten.

Onexma liefert keine Steuerberatung, sondern stellt nur ein technisches Hilfsmittel, mit dem Sie Ihre Abrechnungen eigenverantwortlich erstellen können. Bitte beachten Sie, dass zu bestimmten Sachverhalten und Vorgaben, wie und was Sie abrechnen können oder dürfen, Ihre persönliche Situation maßgeblich ist und üblicherweise Ihr Steuerberater zu Rate gezogen werden sollte.

Die Inhalte dieser Website, insbesondere steuerlicher Art wie Pauschalen und Umrechnungskurse, wurden mit größtmöglicher Sorgfalt recherchiert. Trotzdem übernimmt Onexma keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der dargestellten Informationen. Insbesondere sind die Informationen allgemeiner Art und stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen und stellen somit keine Steuerberatung dar.

Frühstücksregel / Regel für Mahlzeitenabzug

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Onexma berechnet automatisch den Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug nach der Pauschalregel oder als Abzug des Sachbezugswertes. Alle Pauschalen werden von uns automatisch aktualisiert.

Der Abzug kommt immer dann zum Tragen, wenn Sie Verpflegungsmehraufwand abrechnen und Mahlzeiten von der Firma erstattet bekommen. Der Wert der erstatteten Mahlzeit stellt einen geldwerten Vorteil gemäß Lohnsteuer-Durchführungsverordnung dar. Geldwerte Vorteile müssen in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Zur Vereinfachung können diese aber bereits in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden. * (siehe unten)

Hierfür gibt es zwei Ansätze:

  • Den Abzug des Pauschalbetrages von 20% für Frühstück und je 40% für Mittagessen und Abendessen bezogen auf den 24-Stunden Betrag der Verpflegungsmehraufwendungen.
  • Den Abzug des Sachwertes, was seit 2011 erleichtert nutzbar ist und in vielen Fälen die günstigere Variante ist. Bitte beachten Sie die geänderte Regel ab 01.01.2014

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Auswahl / Vorgabe bei den Onexma Einstellungen:

  1. Die Erstattung des Frühstücks / der Mahlzeit mit Abzug des Sachbezuges ist die derzeit günstigste Variante, dazu muss die Mahlzeitgestellung, i.d.R. die Hotelbuchung, durch den Arbeitgeber veranlasst werden und die Rechnung muss auf die Firma ausgestellt sein. Abzug ab 2012: 1,57 €, ab 01.01.2013: 1,60 €, ab 01.01.2014: 1,63 €, ab 01.01.2016: 1,67 €, ab 01.01.2017: 1,70 €, ab 01.01.2018: 1,73 €
  2. Liegt a. nicht vor, kann die Mahlzeit vom Arbeitgeber trotzdem erstattet werden, jedoch wird dem Mitarbeiter dafür 20% (Frühstück) bzw. 40% (Mittag- oder Abendessen) des Verpflegungsmehraufwandes (Tagespauschale) abgezogen. (Stand seit 2012: Abzug 4,80 € in Deutschland)
  3. Wenn das Frühstück extra ausgewiesen ist und dem Mitarbeiter nicht erstattet wird oder der Mitarbeiter kein Frühstück erhalten hat oder der Sachwert vom Mitarbeiter z.B. über die Lohnabrechnung versteuert wird, findet keine Erstattung und kein Abzug statt.
  4. Wenn Sie hier "wählbar" angeben, muss die Regel in jeder Abrechnung individuell bestimmt werden.

* Wie Ihre Firma den geldwerten Vorteil handhabt erfragen Sie bitte bei Ihrem Buchhalter oder Steuerberater. Bitte beachten Sie auch den Onexma Beratungsauschluss.

Normalerweise wird das Frühstück im Inland mit 19% MwSt. oder 0% MwSt. im Ausland erfasst. Bitte beachten Sie, dass Sie den Abzug für Mahlzeit im Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug eintragen müssen. Hierzu muss dies in den Stammdaten aktiviert sein (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen).

Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug

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Bei einer Reisekostenabrechnung wird das Frühstück automatisch berechnet, wenn dies in den Stammdaten aktiviert ist (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen). Zur Erfassung des Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug benutzen Sie bitte das Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug.

Je nach Vorgabe in Ihren Abrechnungs-Einstellungen werden als Pauschalabzug für ein Frühstück 20% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit bzw. für ein Mittagessen oder Abendessen jeweils 40% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit abgezogen oder der nachfolgend genannte Sachbezugswert.

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert / Sachwert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Die Sachbezugswerte für 2012 betrugen:
Frühstück: 1,57 Euro, Mittagessen: 2,87 Euro, Abendessen: 2,87 Euro
Ab 01.01.2013 gelten: Frühstück: 1,57 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 2,87 Euro
Ab 01.01.2014 gelten: Frühstück: 1,63 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,00 Euro
Ab 01.01.2016 gelten: Frühstück: 1,67 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,10 Euro
Ab 01.01.2017 gelten: Frühstück: 1,70 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,17 Euro
Ab 01.01.2018 gelten: Frühstück: 1,73 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,23 Euro

Mehrwertsteuer / Vorsteuer

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In Reisekostenabrechnungen kann die Vorsteuer als Prozentsatz erfasst werden und wird automatisch berechnet. Da die Vorsteuer den Reisen selbst in der Regel nicht betrifft wird die Vorsteuer im Ausdruck der Abrechnung stan­dard­mä­ßig nur als Betrag ausgegeben.

In den Druckoptionen (Einstellungen -> Verwaltung -> Einstellungen) können Sie dies ändern und den Druck von Summen und Notizen konfigurieren.

Die detaillierten Angaben zur Vorsteuer mit Prozentsatz und Betrag wird in der Regel erst bei in der Buchhaltung benötigt, daher sind die Werte mit Steuern und Prozentsatz unter Alle Abrechnungen -> Monatsbuchungsliste nach Kostenart und Vorsteuersatz summiert dargestellt. Hiermit müssen ähnliche Positionen nicht einzeln in der Buchhaltung erfasst werden.

Neue Abrechnung anlegen

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Zur Erfassung der Reisekosten haben Sie die Wahl aus verschiedenen Abrechnungsarten:

  • Für die typische Reise mit Abrechnung von Verpflegungsgeld und Übernachtungen empfehlen wir die Reiseabrechnung, da hier alle Pauschalen vollautomatisch berechnet werden. Ggf. müssen Sie noch den Mahlzeitenabzug unter "Verpflegung -> Mahlzeitenabzug" eintragen. Wenn Sie eine Reise in unterschiedliche Länder erfassen oder nicht für alle Tage einer Reise die Verpflegungspauschale abrechnen möchten, müssen Sie die Reise mit der Landesangabe "-diverse" anlegen und danach für jeden Tag das Land auswählen.

  • Wenn Sie innerhalb eines Monats Auslagen (u.a. Telefon, Parken, Kraftstoff) abrechnen wollen oder regelmäßig nur kurze Reisen abrechnen wollen, empfehlen wir die Monatsabrechnung, damit erhalten Sie nicht für viele einzelne Reisetage eine eigene Abrechnung, sondern eine Sammelrechnung. Den Verpflegungsmehraufwand tragen Sie dann für die jeweiligen Tage im Bereich "Verpflegung -> Verpflegungsmehraufwand" ein und ggf. den Mahlzeitenabzug unter "Verpflegung -> Mahlzeitenabzug".

  • Wenn Sie sich etwas Erfahrung haben, können Sie auch die Zeitraums-Abrechnung nutzen, diese empfiehlt sich für monatsübergreifende Geschäftsreisen, zur Abrechnung von Auslagen über einen längeren Zeitraum, eine Wochenabrechnung oder z.B. eine Projektabrechnung.

Wählen Sie zuerst die Abrechnungsart, Sie erhalten dann das entsprechende Formular und nur die dort benötigten Felder. Je nachdem, welche Angaben Sie machen, werden Ihnen im nächsten Schritt die notwendigen Angaben abgefragt. Je mehr Angaben Sie im Anlegen Assistent machen, umso schneller geht es im nächsten Schritt, da viele Daten dann bereits übernommen wurden.

Länderangabe bei mehreren Ländern: diverse

Wenn Sie eine Reise für nur ein Land anlegen, sparen Sie sich zukünftig das Ausfüllen des Landes. Wenn Sie allerdings eine Reise in mehrere Länder abrechnen, geben Sie bitte als Land "- diverse" an (in der Länderliste ganz oben).

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie Hotelbelege und Fahrtkosten abrechnen möchten, geben Sie jeweils "Keine" an, Sie können alle Daten zukünftig ergänzen.

Genehmigungsprozess

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Onexma bietet im Tarif Business ein umfangreiches und sehr flexibles Genehmigungs- und Workflowsystem zur Prüfung, Genehmigung, Verarbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen.

Solange Sie nur einen Benutzer im System angelegt haben, ist die Genehmigung für die Reisekostenabrechnung nicht relevant.

Bei mehreren Benutzern im System können Sie unter Einstellungen -> Genehmigungsprozess, die gewünschte Anzahl Genehmigungs- bzw. Workflowstufen eintragen und den Benutzern die jeweiligen Rechte erteilen. Diese erhalten dann ein zusätzliches Menu "Genehmigung".

Zusätzlich zu den Bevollmächtigten einer Genehmigungsstufe können bei jedem Mitarbeiter abweichende Genehmiger für die 1. Stufe eingetragen werden, somit kann (meistens die fachliche Prüfung) durch einen Projektleiter, Abteilungs-, Gruppen- oder Niederlassungsleiter (alternativ durch die Einsatzplanung oder Reisestelle) erfolgen.

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