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Reisekostenabrechnung

Datenschutzerklärung

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1. Allgemein
Diese Datenschutzerklärung klärt Nutzer über die Art, den Umfang und Zwecke der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten durch den verantwortlichen Anbieter Onexma Ltd. & Co. KG, Rudolf-Diesel-Str.4, 63322 Rödermark, Tel. +49 69/175545990, Fax +49 69/175545999, E-Mail: [email protected] auf.

Wir legen allergrößten Wert auf Datenschutz und -sicherheit. Ihre Daten werden daher streng vertraulich behandelt. In keinem Fall werden Ihre Daten ausgewertet oder Ihre Daten an Dritte weitergegeben. Daten werden nur bei der Nutzung der Anwendung sowie bei Login (IP-Nummern) gespeichert. Angemeldete Benutzer werden NICHT durch Google Analytics oder vergleichbare Analysewerkzeuge ausgewertet.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
datenschutzexperte.de, PROLIANCE GmbH, Leopoldstraße 21, 80802 München
E-Mail [email protected]

Firmen im Tarif Business erhalten auf Anfrage einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Dafür fallen ggf. gesonderte Kosten an. Eine Speicherung von persönlichen Daten von Mitarbeitern ist für die Nutzung der Onexma Reisekostenabrechnung nicht unbedingt notwendig. So können Sie viele Funktionen auch ohne Angabe von Klarnamen oder persönlichen E-Mail-Adressen nutzen. Des Weiteren erhalten Firmen im Rahmen der Auftragsverarbeitung eine Dokumentation aller Benutzer mit erweiterten Berechtigungen.

2. Auskunft, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerrufsrecht und Berichtigung
Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung falscher Daten, Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung dieser Daten. Des Weiteren haben Sie das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

3. Datenverarbeitung durch den Besuch unserer Website
Wenn Sie unsere Webseiten aufrufen, ist es technisch notwendig, dass über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Webserver übermittelt werden. Folgende Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver aufgezeichnet:
• Besuchte Domain
• Datum und Uhrzeit der Anforderung
• Seite, von der aus die Datei angefordert wurde
• Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.)
• Verwendeter Webbrowser und verwendetes Betriebssystem
• IP-Adresse des anfordernden Rechners
• Übertragene Datenmenge
Die aufgelisteten Daten erheben wir, um einen reibungslosen Verbindungsaufbau der Website zu gewährleisten und eine komfortable Nutzung unserer Website durch die Nutzer zu ermöglichen. Zudem dient die Logdatei der Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie administrativen Zwecken. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten bzw. der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden diese Daten von uns ggf. kurzzeitig gespeichert. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist uns anhand dieser Daten nicht möglich. Nach spätestens sieben Tagen werden die Daten durch Verkürzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene anonymisiert, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug zum einzelnen Nutzer herzustellen. Es erfolgt keinerlei Auswertung dieser Daten außer für statistische Zwecke in anonymisierter Form. Eine Zusammenführung dieser Daten mit Daten anderer Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Zur Absicherung dieser Website gegen Angriffe und zur Optimierung der Ladezeiten wird CloudFlare genutzt. Cloudflare ist zertifizierter Teilnehmer des EU-US Privacy Shield Frameworks. Cloudflare hat sich dazu verpflichtet, sämtliche von Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) enthaltenen personenbezogenen Daten gemäß dem Privacy Shield Framework entsprechend dessen geltenden Prinzipien handzuhaben. Cloudflare erhebt statistische Daten über den Besuch dieser Website. Zu den Zugriffsdaten gehören: Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider. Cloudflare verwendet die Protokolldaten für statistische Auswertungen zum Zweck des Betriebs, der Sicherheit und der Optimierung des Angebots. Die gesammelten Rohdaten werden dort nach eigenen Angaben i.d.R. innerhalb von 4 Stunden, spätestens nach 3 Tagen, wieder gelöscht. Hier finden Sie [Informationen zu den dort gesammelten Daten] und zu [Sicherheit & Datenschutz bei CloudFlare].

4. Kontaktformular/Email
Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

5. Registrierung/Email
Sie haben die Möglichkeit, sich für bestimmte auf unserer Webseite bereitgestellte Dienste zu registrieren und damit ein Benutzerprofil anzulegen. Im Rahmen der Registrierung und Einrichtung erheben und verwenden wir folgende personenbezogenen Daten:
• Vorname, Nachname, Anrede
• E- Mail- Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit der Registrierung
Darüber hinaus können freiwillige Angaben gemacht werden (z. B. Postanschrift, Telefonnummer etc.). Sie erhalten mit Ihrem Nutzerkonto die Möglichkeit, weitere Teile unserer Webseite zu nutzen und sich für die von Ihnen erworbenen Angebote einzuloggen. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist bei Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Verarbeitung zur Erbringung der gewünschten Dienste erforderlich ist. Ihre Daten werden gelöscht, sobald das Nutzerkonto auf unserer Website gelöscht wird und soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Eine Änderung und/oder Löschung ihres Benutzerskontos einschließlich der von Ihnen angegebenen Daten können Sie nach einen Log-in in der Regel direkt in Ihrem Benutzerkonto vornehmen oder durch entsprechende Nachricht an unseren Support veranlassen.

6. Cookies
Wir verwenden so genannte Cookies, um unsere Seite besser auf Sie anzupassen. Bei „Cookies“ handelt es sich um kleine Textdateien, die im Speicher Ihres Internet-Browsers abgelegt werden. Die Cookies unserer Website werden u.a. genutzt um Ihre Sprache, Funktionen Ihres Browsers und Ihr Endgerät zu erkennen und damit z.B. die Datumseingabe und Auswahllisten zu vereinfachen. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte Session-Cookies, welche nach dem Schließen des Browsers automatisch gelöscht werden. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen oder die Speicherdauer abläuft. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Teilweise dienen die Cookies dazu, durch Speicherung von Einstellungen Websiteprozesse zu vereinfachen (z. B. das vorhalten bereits ausgewählter Optionen). Sofern durch einzelne von uns implementierte Cookies auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO entweder zur Durchführung des Vertrages oder gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der bestmöglichen Funktionalität der Website sowie einer kundenfreundlichen und effektiven Ausgestaltung des Seitenbesuchs.

Bitte beachten Sie, dass bei der Deaktivierung von Cookies die Funktionalität dieser Website eingeschränkt ist.

7. Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter
Es kann vorkommen, dass innerhalb dieses Onlineangebotes Inhalte Dritter, wie zum Beispiel Videos von YouTube, Kartenmaterial von Google-Maps, RSS-Feeds oder Grafiken von anderen Webseiten eingebunden werden. Dies setzt immer voraus, dass die Anbieter dieser Inhalte (nachfolgend bezeichnet als “Dritt-Anbieter”) die IP-Adresse der Nutzer wahr nehmen. Denn ohne die IP-Adresse, könnten sie die Inhalte nicht an den Browser des jeweiligen Nutzers senden. Die IP-Adresse ist damit für die Darstellung dieser Inhalte erforderlich. Wir bemühen uns nur solche Inhalte zu verwenden, deren jeweilige Anbieter die IP-Adresse lediglich zur Auslieferung der Inhalte verwenden. Jedoch haben wir keinen Einfluss darauf, falls die Dritt-Anbieter die IP-Adresse z. B. für statistische Zwecke speichern. Soweit dies uns bekannt ist, klären wir die Nutzer darüber auf.

8. Datenschutzerklärung für die Nutzung von Google Analytics
Diese Website nutzt per 25.05.2018 kein Google Analytics

9. Nutzung unserer Facebook-Seite
Wenn Sie unsere Webseiten auf https://de-de.facebook.com/Onexma/ besuchen, wird eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Browser und dem Facebook-Server hergestellt. Facebook erhält dadurch die Information, dass Sie mit Ihrer IP-Adresse unsere Facebook-Seite besucht haben. Wenn Sie den Facebook „Like-Button“ anklicken während Sie in Ihrem Facebook-Account eingeloggt sind, können Sie die Inhalte unserer Seiten auf Ihrem Facebook-Profil verlinken. Dadurch kann Facebook den Besuch unserer Seiten Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Wir weisen darauf hin, dass wir als Anbieter der Seiten keine Kenntnis vom Inhalt der übermittelten Daten sowie deren Nutzung durch Facebook erhalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Facebook unter http://de-de.facebook.com/policy.php Wenn Sie nicht wünschen, dass Facebook den Besuch unserer Seiten Ihrem Facebook-Nutzerkonto zuordnen kann, loggen Sie sich bitte aus Ihrem Facebook-Benutzerkonto aus.

10. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten
Die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten bemisst sich an den einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. aus dem Handelsrecht und dem Steuerrecht). Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht. Sofern Daten zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind oder unsererseits ein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung besteht, werden die Daten gelöscht, wenn Sie zu diesen Zwecken nicht mehr erforderlich sind oder Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch gemacht machen.

Stand Mai 2018

Neue Funktionen 2017

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  • Ab sofort ist es (zunächst für Benutzer mit erweiterten Rechten wie Sachbearbeiter und Adminsitratoren) möglich den Login zusätzlich zum Passwort mit einer Zwei-Faktor Authentifizierung / Einmal-Passwort (TAN) bzw. Verifizierungscode auf Ihrem Handy abzusichern. Details im Menü Passwort.
  • Die neue App für Android wurde Mitte Februar veröffentlich und hat jetzt eine integrierte Foto-/Scan-Funktion.
  • Auf Android und einigen andren Mobilgeräten (WindowsPhone, Blackberry) kann man Datum und Uhrzeit jetzt wahlweise mit der Beriebssystem-Datumsauswahl bedienen. Da nicht alle Geräte diese Datumseingabe unterstützen, gibt es dort jetzt ein neues Menü "Mobil-Datumseingabe": Bitte testen Sie dort, ob Ihr Gerät die systemseitige Datumseingabe unterstützt und aktivieren es bei gefallen. In der App bleibt diese Einstellung gespeichert, im Browser muss diese Einstellung nach löschen der Cookies neu gespeichert werden. (Für iPhone und iPad wird dise Option schon immer von uns verwendet.)
  • In der Liste der Reisekosten ist ab sofort mit der Mehrfachauswahl ein schneller Export als xls/csv möglich.
  • Jedem Benutzer kann ab sofort ein eigenes Buchungs-/Verrechnungskonto für eine Firmenkreditkarte zugewiesen werden.
  • Das Löschen / Ändern von Genehmigern in den Benutzergruppen wurde übersichtlicher.
  • Die direkte Übertagung von Abrechnungen an die Buchhaltung ist jetzt für die ersten Systeme verfügbar, Details finden Sie unter Einstellungen -> Datenaustausch
  • Ab sofort ist die Schnittstelle zu lexoffice freigegeben. Für lexoffice müssen Sie Onexma einmalig mit Ihrem lexoffice Konto verknüpfen. Alle Abrechnungen können dann mit einem Klick an lexoffice übertragen werden. Im Tarif Business werden auch die angehängen Dokumente zu lexoffice übertragen. Details finden Sie unter Einstellungen -> Datenaustausch
  • Ab sofort ist im Tarif Business ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) nach dem BDSG möglich. Details im Menü Einstellungen -> Vertrag/Rechnungen oder auf Anfrage.
  • Es können nun Freigaben für Assistenten eingerichtet werden. Damit kann ein Mitarbeiter auch ohne erweiterte Rechte einem anderen den Zugriff auf seine Abrechnungen geben, damit dieser für ihn Reisekostenabrechnungen erstellen, bearbeiten und einreichen kann. Die Funktion befindet sich in der geschlossenen Testphase und kann auf Anfrage genutzt werden.

Verpflegungsmehraufwand / Verpflegungspauschalen

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Die Pauschalsätze für Verpflegungsmehraufwand sind für alle Länder weltweit immer aktuell in Onexma hinterlegt und werden in zwei Fällen automatisch berechnet:

  1. Sie legen eine Reise-Abrechnung für einen kompletten Abwesenheitszeitraum an. Dabei geben Sie das Start-, das Enddatum sowie ein Land an, für den die Verpflegungs-/ Tagespauschalen dann automatisch in der Abrechnung erzeugt werden. In den erzeugten Positionen ist mit Anzahl, Betrag und Länderpauschale eindeutig nachvollziehbar, wie der Betrag berechnet wurde. Abzüge die ggf. für eine erhaltene Mahlzeit berücksichtigt werden müssen, werden in diesem Fall ebenfalls automatisch erzeugt, sobald in einer Position eine Mahlzeit angegeben wird.

  2. Sie legen eine Zeitraums- oder Monatsabrechnung an - hierbei wird noch keine Pauschale erzeugt. Sie haben aber nun in der Kategorie "Hinzufügen Verpflegung" eine zusätzliche Auswahl "Verpflegungsmehraufwand Tagespauschale", bei der Sie ebenfalls für einen oder mehrere Tage die Abwesenheit erfassen. Für diesen Zeitraum werden nun die entsprechenden Tagespauschalen automatisch berechnet und der Abrechnung hinzugefügt. Für mehrere Reisen innerhalb Ihres Abrechnungszeitraumes wiederholen Sie die Eingabe.

Bitte beachten Sie bei der Länderangabe:

Bei der Anlage einer Reise oder beim Ändern des Abrechnungskopfes müssen Sie ein Land angeben, für das Pauschalen gelten.

Bei einer Reise in mehrere Länder geben Sie immer das Land "- diverse" an. Sie werden dann innerhalb der Abrechnung in der Kategorie Verpflegung aufgefordert, für die entsprechenden Tage das jeweilige Land auszuwählen und zu speichern.

Die aktuell gültigen Pauschalen für die Reisekostenabrechnung finden Sie unter nachfolgendem Link.

Frühstücksregel / Regel für Mahlzeitenabzug

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Onexma berechnet automatisch den Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug nach der Pauschalregel oder als Abzug des Sachbezugswertes. Alle Pauschalen werden von uns automatisch aktualisiert.

Der Abzug kommt immer dann zum Tragen, wenn Sie Verpflegungsmehraufwand abrechnen und Mahlzeiten von der Firma erstattet bekommen. Der Wert der erstatteten Mahlzeit stellt einen geldwerten Vorteil gemäß Lohnsteuer-Durchführungsverordnung dar. Geldwerte Vorteile müssen in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Zur Vereinfachung können diese aber bereits in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden. * (siehe unten)

Hierfür gibt es zwei Ansätze:

  • Den Abzug des Pauschalbetrages von 20% für Frühstück und je 40% für Mittagessen und Abendessen bezogen auf den 24-Stunden Betrag der Verpflegungsmehraufwendungen.
  • Den Abzug des Sachwertes, was seit 2011 erleichtert nutzbar ist und in vielen Fälen die günstigere Variante ist. Bitte beachten Sie die geänderte Regel ab 01.01.2014

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Auswahl / Vorgabe bei den Onexma Einstellungen:

  1. Die Erstattung des Frühstücks / der Mahlzeit mit Abzug des Sachbezuges ist die derzeit günstigste Variante, dazu muss die Mahlzeitgestellung, i.d.R. die Hotelbuchung, durch den Arbeitgeber veranlasst werden und die Rechnung muss auf die Firma ausgestellt sein. Abzug ab 2012: 1,57 €, ab 01.01.2013: 1,60 €, ab 01.01.2014: 1,63 €, ab 01.01.2016: 1,67 €, ab 01.01.2017: 1,70 €, ab 01.01.2018: 1,73 €
  2. Liegt a. nicht vor, kann die Mahlzeit vom Arbeitgeber trotzdem erstattet werden, jedoch wird dem Mitarbeiter dafür 20% (Frühstück) bzw. 40% (Mittag- oder Abendessen) des Verpflegungsmehraufwandes (Tagespauschale) abgezogen. (Stand seit 2012: Abzug 4,80 € in Deutschland)
  3. Wenn das Frühstück extra ausgewiesen ist und dem Mitarbeiter nicht erstattet wird oder der Mitarbeiter kein Frühstück erhalten hat oder der Sachwert vom Mitarbeiter z.B. über die Lohnabrechnung versteuert wird, findet keine Erstattung und kein Abzug statt.
  4. Wenn Sie hier "wählbar" angeben, muss die Regel in jeder Abrechnung individuell bestimmt werden.

* Wie Ihre Firma den geldwerten Vorteil handhabt erfragen Sie bitte bei Ihrem Buchhalter oder Steuerberater. Bitte beachten Sie auch den Onexma Beratungsauschluss.

Normalerweise wird das Frühstück im Inland mit 19% MwSt. oder 0% MwSt. im Ausland erfasst. Bitte beachten Sie, dass Sie den Abzug für Mahlzeit im Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug eintragen müssen. Hierzu muss dies in den Stammdaten aktiviert sein (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen).

Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug

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Bei einer Reisekostenabrechnung wird das Frühstück automatisch berechnet, wenn dies in den Stammdaten aktiviert ist (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen). Zur Erfassung des Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug benutzen Sie bitte das Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug.

Je nach Vorgabe in Ihren Abrechnungs-Einstellungen werden als Pauschalabzug für ein Frühstück 20% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit bzw. für ein Mittagessen oder Abendessen jeweils 40% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit abgezogen oder der nachfolgend genannte Sachbezugswert.

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert / Sachwert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Die Sachbezugswerte für 2012 betrugen:
Frühstück: 1,57 Euro, Mittagessen: 2,87 Euro, Abendessen: 2,87 Euro
Ab 01.01.2013 gelten: Frühstück: 1,57 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 2,87 Euro
Ab 01.01.2014 gelten: Frühstück: 1,63 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,00 Euro
Ab 01.01.2016 gelten: Frühstück: 1,67 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,10 Euro
Ab 01.01.2017 gelten: Frühstück: 1,70 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,17 Euro
Ab 01.01.2018 gelten: Frühstück: 1,73 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,23 Euro

Mehrwertsteuer / Vorsteuer

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In Reisekostenabrechnungen kann die Vorsteuer als Prozentsatz erfasst werden und wird automatisch berechnet. Da die Vorsteuer den Reisen selbst in der Regel nicht betrifft wird die Vorsteuer im Ausdruck der Abrechnung stan­dard­mä­ßig nur als Betrag ausgegeben.

In den Druckoptionen (Einstellungen -> Mandant -> Einstellungen) können Sie dies ändern und den Druck von Summen und Notizen konfigurieren.

Die detaillierten Angaben zur Vorsteuer mit Prozentsatz und Betrag wird in der Regel erst bei in der Buchhaltung benötigt, daher sind die Werte mit Steuern und Prozentsatz unter Alle Abrechnungen -> Monatsbuchungsliste nach Kostenart und Vorsteuersatz summiert dargestellt. Hiermit müssen ähnliche Positionen nicht einzeln in der Buchhaltung erfasst werden.

Genehmigungsprozess

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Onexma bietet im Tarif Business ein umfangreiches und sehr flexibles Genehmigungs- und Workflowsystem zur Prüfung, Genehmigung, Verarbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen.

Solange Sie nur einen Benutzer im System angelegt haben, ist die Genehmigung für die Reisekostenabrechnung nicht relevant.

Bei mehreren Benutzern im System können Sie unter Einstellungen -> Genehmigungsprozess, die gewünschte Anzahl Genehmigungs- bzw. Workflowstufen eintragen und den Benutzern die jeweiligen Rechte erteilen. Diese erhalten dann ein zusätzliches Menu "Genehmigung".

Zusätzlich zu den Bevollmächtigten einer Genehmigungsstufe können bei jedem Mitarbeiter abweichende Genehmiger für die 1. Stufe eingetragen werden, somit kann (meistens die fachliche Prüfung) durch einen Projektleiter, Abteilungs-, Gruppen- oder Niederlassungsleiter (alternativ durch die Einsatzplanung oder Reisestelle) erfolgen.

Versteuerung, zu versteuernde Positionen (3-Monats-Regel)

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Zu versteuernde Positionen können in der Reisekostenabrechnung direkt vermerkt werden. Für den Fall, dass Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet werden, im Rahmen der Lohnabrechnung aber versteuert werden müssen, bietet Onexma ein einfaches Formular sowie einen übersichtlichen Report als PDF, der auch als Beleg/Bescheinigung für die Lohnsteuer genutzt werden kann.

Typische Anwendungsfälle sind die 3-Monatsregel (Dreimonatsfrist, Dreimonatsregelung), die Erstattung von Verpflegungspauschalen über den gesetzlich steuerfreien Pauschalen, Abrechnung von Fahrtkosten mit dem Privatfahrzeug per km-Abrechnung mit höherem km-Satz als steuefrei, Erstattung von Mahlzeiten ohne Pauschalabzug oder Abzug des Sachwertbezuges oder jegliche Zahlung von Leistungen, die einen geldwerten Vorteil darstellen.

Um die Spesenabrechnung für den einzelnen Benutzer so einfach wie möglich zu gestalten, ist die Versteuerung erst nach der Einreichung der Abrechnung sichtbar. Der Genehmiger, Sachbeabeiter oder Administrator können die entsprechnden Positionen über ein einfaches Häckchen markieren (Menü Bearbeiten -> zu versteuern).

Im Berichtswesen (Menü Berichte -> Steuerberichte) können Sie die Versteuerung als Monats- oder Jahresbericht im PDF-Format abrufen, dabei wird Ihnen in einem Vorgang wahlweise auch für alle Mitarbeiter ein entsprechender Nachweis generiert. Nach dem Schliessen der Reisekostenabrechnung ist die Versteuerung nicht mehr änderbar.

Zur Nutzung der 3-Monats-Regel muss im Mandant mindestens ein 1-stufiger Genehmigungs- bzw. Workflow-Prozess definiert sein. Diese Vorgehensweise ist unabhängig von der Nutzung (und automatischen Berechnung) des Pauschalabzuges bzw. Sachbezugsabzuges direkt bei den Reisekosten.

Mandant einrichten

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Grundsätzlich wird der Mandant für Ihren Benutzer im Tarif Business automatisch angelegt. Beim ersten Login müssen Sie lediglich ein paar Fragen beantworten, alles Weitere geschieht automatisch im Hintergrund.

Normalerweise sollte die Einrichtung eines Mandanten mit maximal 2 Genehmigungsschritten in 5-10 Minuten erledigt sein. Die Zeit sparen Sie dann schon jeden Monat bei der Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen.

Wenn Sie wünschen, unterstützen wir Sie auch telefonisch bei der Einrichtung, um den optimalen Prozess und Workflow für Sie abzubilden.

Kostenfreie Testphase

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Sie können die Onexma Reisekostenabrechnung und im Tarif Business auch die komplette Benutzer- und Spesenverwaltung mit vollem Funktionsumfang inklusive der Apps für iPhone, Android und iPad nutzen.

Firmenkunden können während der Testphase alle gewünschten Funktionen im Tarif Business wie Berechtigungssystem, Berichtswesen, Genehmigungsprozess und Workflow aktivieren und auf ihre Anforderungen anpassen.

Sie können auch während der Testphase beliebig viele Benutzer anlegen. Empfehlenswert ist es, zunächst die Benutzer anzulegen, die Genehmigungs- oder Sachbearbeiterfunktion einnehmen, dazu klicken Sie auf Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer anlegen und lassen dort die Option "Benutzer ab sofort kostenpflichtig aktivieren" = nein

Benutzer, die Abrechnungen genehmigen dürfen, benötigen mindestens Berechtigungsstufe 2 und Benutzer, die Abrechnungen bearbeiten dürfen, benötigen mindestens Stufe 3.

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