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Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung - Abrechnungsarten

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Sie können drei verschiedene Arten einer Spesenabrechnung/Reisekostenabrechnung erfassen:

  • Reiseabrechnung
  • Monatsabrechnung
  • Zeitraumsabrechnung

Abrechnungen lassen sich nicht zusammenlegen, wenn Sie Summen für mehrere Abrechnungen benötigen, können Sie im Menü "Berichte" Jahres- oder Monatssummen abfragen. Alternativ können Sie eine Monatsabrechnung anlegen und dort mehrere Reisen zusammenfassen.

Welche Form für die Erfassung Ihrer Reisekostenabrechnungen empfehlenswert ist, hängt von der Struktur und Organisation Ihres Unternehmens, der Reisekostenrichtlinie oder Vorgabe für Geschäftsreisen ab. Gerne beraten wir Sie bei der optimalen Konfiguration.

Reiseantrag

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  • Onexma bietet nun im Tarif Business das Modul Geschäftsreiseantrag. Mit dem Reiseantrag, der je Benutzergruppe mit Genehmigungsprozess und zusätzlichen Aufgaben (auch für Dritte) und Workflow individuell konfiguriert werden kann, können Prozesse im Unternehmen besser abgebildet und in die Reisekostenabrechnung integriert werden.
  • Aufgaben im Rahmen des Antrages oder Workflows können Prozesse oder Aufgaben, z.B. an die Reisestelle zwecks Flug- oder Hotelbuchung sein. Es können aber auch Kosten- oder Budgetprüfungen an den Kostenstellen- oder Abteilungsleiter sein oder eine Fahrzeugbuchung an den Fuhrparkmanager abgebildet werden.
  • Zur Konfiguration gehen Sie bitte in die Benutzergruppe und aktivieren dort den Reiseantrag je Gruppe.

  • Sie erhalten dort einen neuen Reiter mit den Einstellungen für den Reiseantrag:
    • Es können je Gruppe ein oder mehrere Genehmiger angegeben werden
    • Sie können je Gruppe ein oder mehrere Aufgaben hinzufügen, die bei der Beantragung oder der Genehmigung ausgelöst werden können oder müssen.
    • Für jede Aufgabe ist eine Kurzbeschreibung, eine ausführliche Erklärung sowie ein Notizfeld für den Reisenden und den Genehmiger möglich
    • Je Aufgabe muss eine zuständige Person eingetragen werden, die zuständige Person wird über die Aufgabe benachrichtigt und sieht diese im Dashboard.
  • Alle Daten des Reiseantrages werden direkt in die Reisekostenabrechnung übernommen. Wird eine Abrechnung ohne Reiseantrag angelegt der der Reiseantrag ist (noch) nicht genehmigt, erscheint eine Warnung.
  • Für Fragen oder individuelle Anforderungen wenden Sie sich bitte an den Support, Anpassungen sind möglich.

Pauschalen für Österreich (Reisegebührenverordnung / RGV)

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Für Österreich sind die gesetzlichen Pauschalsätze der Reisegebührenverordnung für Dienstreisen (bzw. gemäß Lohnsteuerrichtlinien) standardmäßig in Onexma hinterlegt. Sie können so alle Funktionen der Onexma-Lösung nutzen, insbesondere die Währungsumrechnung, das Genehmigungsverfahren, ggf. die Projekt-/Kunden-/Kostenstellenzuordnung, die Weiterverrechnung und den Vorsteuerabzug.

Bevor Sie mit der Erfassung von Abrechnungen beginnen prüfen Sie bitte Ihre Grundeinstellungen unter Einstellungen -> Abrechnungseinstellungen: Falls nicht bereits vorgegeben wählen Sie als Regel für Pauschalen bitte unbedingt "Oesterreich-RGV" und bei Frühstücksregel "b. Pauschale".

Die Sätze sind identisch mit der Reisekostenverordnung für Beamte und vielen Tarif-/Rahmenverträgen in Österreich. Die Tagespauschalen basieren meist auf der Lohnsteuerrichtlinie, teilweise weichen aber einige Randbedingungen (Fahrtenbuch, Mittelpunkt, Dauer der Gültigkeit, ...) ab.

Ab 2016 trennt Onexma die inländischen und ausländischen Verpflegungspauschalen nach Stunden (Abrechnung zuvor tageweise). Bitte erfassen Sie daher auch bei Auslandsreisen immer zuerst den gesamten Reisezeitraum mit dem Inlandssatz und dann zusätzlich die Zeiten, in denen Sie sich im Ausland aufgehalten haben.

Bitte beachten Sie: Gemäß Reisegebührenverordnung gibt es einige Höchtsdauern und -Sätze für die Anwendbarkeit, so ist z.B. die steuerfreie Abrechnung des km-Geldes auf 30.000 km pro Jahr begrenzt, außerdem ist ein Fahrtenbuch vorgeschrieben, welches Onexma derzeit nicht zur Verfügung stellt. Die Wirtschaftskammer Österreich schreibt dazu auf wko.at: "Der Nachweis ist auch durch entsprechend exakt geführte Reisekostenabrechnungen bzw. Reiseberichte möglich." Im Zweifel fragen Sie Ihren steuerlichen Berater, wie Sie den Nachweis für Kilometergelder erbingen. Für die Anwendbarkeit von Tagesgeldern (insbesondere im Nahbereich) sowie bezüglich der Überanchtungs- und Frühsstücksstellung gibt es Einschränkungen. Details sind nachzulesen auf der Seite des Bundesministerium für Finanzen: www.bmf.gv.at: Lohnsteuerberechnung durch den Arbeitgeber, Abs. Dienstreisen

Onexma liefert keine Steuerberatung sondern stellt nur ein technisches Hilfsmittel, mit dem Sie Ihre Abrechnungen eigenverantwortlich erstellen können. Bitte beachten Sie, dass zu bestimmten Sachverhalten und Vorgaben, wie und was Sie abrechnen können oder dürfen, Ihre persönliche Situation maßgeblich ist und üblicherweise Ihr Steuerberater zu Rate gezogen werden sollte.

Neue Funktionen 2014

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Reisekosten

  • Beim Hochladen von Dokumenten können nun mehrere Dateien gleichzeitig ausgewählt und übertragen werden.
  • Es wurden 30 weitere Währungen in die tägliche Aktualisierung aufgenommen, u.a. Afghanischer Afghani, Äthiopischer Birr, Aruba-Florin, Barbados-Dollar, Jemen-Rial, Ukrainischer Hrywnja
  • Zusätzliche Kostenarten hinzugefügt: Bildung, Snacks, Geschenke, Arbeitsmittel
  • Die Benachrichtigung für zu genehmigende Reisekostenabrechnungen kann vom Benutzer nun selbst ausgewählt werden unter Einstellungen -> Stammdaten -> Benachrichtigung. Es jeweils der Zeitraum seit Fälligkeit eines Antrages in Tagen einstellbar.
  • Für jeden Benutzer kann jetzt ein abweichender Empfänger der Abrechnungen eingetragen werden. Einstellungen -> Verwaltung -> Benutzer bearbeiten -> Anschrift -> Empfänger abweichend (Funktion muss aktiviert sein unter Optionen).
  • Die Sortierung der Anlagen beim gleichzeitigen Hochladen wurde verbessert und erfolgt jetzt alphanumerisch nach Dateiname.
  • In der Übersicht aller Reisekostenabrechnungen kann jetzt der Status für mehrere Abrechnungen gleichzeitg geändert werden.
  • Im Mandant des Business-Tarifes sind jetzt neue Optionen möglich:
    - Empfängeradresse je User abweichend
    - Dokumentanhang je Reisekosten-Position erlaubt
    - Dokumentanhang nur je Reisekosten-Position erlaubt (wichtig für DATEV-Dokumentarchiv)
    Details unter Einstellungen -> Verwaltung -> Firma -> Optionen.
  • Zusätzliche Kostenarten hinzugefügt bei Bewirtung: Trinkgeld, Catering, Teammeeting
  • Die Erkennung von Dokumenten bei der Funktion EMail-to-Archiv wurden verbessert. PDF-Dateien mit unterschiedlichen Seitengrößen werden jetzt richtig verarbeitet, große Bilddateien werden nun in Graustufen verkleinert und an A4 angepasst. TIF-Formate werden auf Wunsch* akzeptiert und u.a. für den Export bereitgestellt. Bitte wenden Sie sich bei Interesse an den Support. (*Einschränkungen bei der Druckausgabe)

Druckoptionen

  • Im Mandant des Business-Tarifes ist jetzt ein Logo für die Webansicht und den PDF-Druck getrent einstellbar unter Einstellungen -> Verwaltung -> Firma -> Logo upload.
  • Neue Druckoptionen sind verfügbar, u.a. Abrechnungsnummer im Kopf verbergen, Steuerspate, Summenzeile und Genehmigungsvermerk im PDF drucken/verbergen, Notizfeld in Tabellen drucken anstatt darunter
  • Abrechnungen können jetzt auch ohne Prozess per E-Mail weitergeleitet werden, allerdings ändert sich dadurch nicht der Status und es ist keine Genehmigung möglich.

Neue Funktionen Benutzergruppen / Gruppenverwaltung

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  • Mit den Benutzergruppen ist es möglich mehrere Genehmiger für einen Genehmigungs-/Workflowschritt zuzulassen und für jede Gruppe eine andere Anzahl Schritte vorzugeben.
  • Für jede Benutzergrupe kann eine unterschiedliche Bezeichnung für die Genehmigungs-/Workflowschritte vergeben werden.
  • Für jede Benutzergrupe kann ein individueller Hilfetext, der nach dem Login oder beim Anlegen einer Reisekostenabrechnung angezeigt wird hinterlegt werden.
  • Für Benutzergruppen können ab sofort ein abweichender Firmenname sowie eine abweichende Empfängeradresse für den PDF-Druck angegeben werden.

Gewinn ohne Investment
Buchanan setzt auf onexma.com

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buchanan logo Als Investor und Beratungsgesellschaft verfolgt die Buchanan GmbH klare Ziele: Servicequalität, Effizienz, Nachhaltigkeit und eine faire Rendite. Und dazu zählt auch ein leistungsfähiges System für die Reisekostenabrechnung. „Zum ersten Mal seit 25 Jahren macht die Abrechnung meiner Reisekosten richtig Spaß. Und im Vergleich zu früher brauche ich nur noch ein Zehntel der Zeit für die Kontrolle und Freigabe der Abrechnungen meiner Mitarbeiter“, lobt Steven Wilkinson, geschäftsführender Gesellschafter der Buchanan GmbH.

Profis wählen Onexma
Die Reisekostenabrechnung bei Kessler

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kessler logo Thomas Keßler, Gründer und Inhaber des Unternehmens, formuliert das so: „Wir sind als schlagkräftiges Unternehmen auf Tools angewiesen, die maximalen Nutzen mit minimalem Einsatz erzielen. Davon profitieren neben unseren Mitarbeitern vor allem unsere Kunden. onexma.com sahen wir als Chance, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und unseren Mitarbeitern eine wenig beliebte Arbeit zu erleichtern. [ ... ] Ich kenne keine andere Software, die eine derart einfache Bearbeitung und Genehmigung der Reisekostenabrechnungen erlauben würde.“

Flexibel, schnell und einfach – Warum EPI-USE-Labs Onexma nutzt

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EPI-USE Logo Die EPI-USE Gruppe ist ein weltweites Software- und Beratungsunternehmen im Umfeld von SAP HR. Aufgrund umfangreicher Anforderungen aus unterschiedlichen Tochtergesellschaften entschied man sich bei der Reisekostenabrechnung für onexma.com. Henrik Stammer, Geschäftsführer der Epi-Use Labs GmbH, erinnert sich: „Die Produktbeschreibung von onexma.com klang vielversprechend. Wie gut das System tatsächlich ist, ahnten wir damals allerdings nicht.“

„Wir möchten das unkomplizierte und zeitsparende System nicht mehr missen“

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TriOS logo „Wir sind mit dem Tool sehr zufrieden. Unsere Zielsetzungen bei der Einführung von ONEXMA waren: Automatisierung und Beschleunigung der Reisekostenabrechnung, die Transparenz deutlich zu erhöhen und die interne Prozesssteuerung wesentlich zu vereinfachen, Minimierung der „Papierflut“, Reduzierung des manuellen Pflege- und Berechnungsaufwandes sowie einfache übersichtliche Menüführung. Wir möchten das unkomplizierte und zeitsparende System nicht mehr missen.“ TriOS

„Mit Onexma sind Reisekostenabrechnungen schnell erledigt“

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DMRZ logoDas Deutsche Medizinrechenzentrum (DMRZ.de) stellt "Sonstigen Leistungserbringern" des Gesundheitswesens eine Internetplattform zur elektronischen Abrechnung (DTA) mit den Krankenkassen zur Verfügung. Wer den Service nutzt, geht keine langfristigen Verpflichtungen ein; so gibt es weder eine Mindestvolumenvorgabe noch eine Mindestvertragslaufzeit. Bei der Abrechnung über DMRZ.de werden nur 0,5 Prozent zuzüglich Mehrwertsteuer fällig. Zusätzlich bietet DMRZ.de kostenlose Branchensoftware für Pflegedienste, Krankentransportunternehmer, Therapeuten und Arztnetze an.

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