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Reisekostenabrechnung

Erfassung von Kennzeichen und Kilometerstand

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Rechtlich ist Kennzeichen und km-Stand nur beim Fahrtenbuch, nicht aber bei der Reisekostenabrechnung vorgeschrieben, wenn Sie diese Daten trotzdem erfassen wollen/sollen, können Sie das Notizfeld dafür nutzen oder in der Gruppenverwaltung das Fahrzeugmanagement aktivieren.

Workflow / Prozessschritte der Reisekostenabrechnung einrichten

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Ein einfacher Workflow / Genehmigungsprozess bzw. die Prozessschritte für die Reisekostenabrechnung können wie folgt aussehen:

  • Der Mitarbeiter erfasst seine Reisekostenabrechnung, scannt seine Belege - sofern Sie das wünschen - und reicht diese online ein.
  • Sein direkter Vorgesetzter oder der Kostenstellenverantwortliche wird automatisch benachrichtigt und prüft online die Abrechnung (und ggf. die beigefügten Belege) inhaltlich / sachlich, d.h. die Angaben zu Zeitraum, Ort, Zweck und ggf. die Höchstbeträge. In dieser Stufe muss keine Kenntnis oder Prüfung der steuerlichen Belange erfolgen. Bei Einwänden oder Rückfragen sendet er diese direkt im System an den Ersteller der Abrechnung, damit bleibt die Kommunikation transparent und revisionssicher mit der Abrechnung verknüpft. Bei Zustimmung wird er die Abrechnung genehmigen und der Buchhalter oder Sachbearbeiter wird automatisch informiert.
  • Dieser prüft im nächsten Schritt insbesondere die steuerlichen Belange, ändert ggf. die Abrechnung und bearbeitet Buchungslisten und/oder Zahlungsvorschläge. Nach Abschluss "genehmigt" er diesen Schritt oder schließt die Abrechnung ab.
  • Optional kann ein weiterer Mitarbeiter die Zahlung prüfen, die Weiterberechnung nach Zeitraum und Status der Abrechnungen bearbeiten.

Zur Einrichtung des o.g. Workflows gehen Sie wie folgt vor:

  1. Legen Sie einen Buchhalter oder Sachbearbeiter für die Prüfung der 2. Stufe mit mindestens Berechtigungsstufe 3 an oder ändern Sie für einen Benutzer die Berechtigung unter Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer bearbeiten.
  2. Legen Sie einen Vorgesetzten für die inhaltliche Prüfung mit mindestens Berechtigungsstufe 2 an oder ändern Sie seine Berechtigung unter Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer bearbeiten.
  3. Im Menü Einstellungen -> Verwaltung -> Genehmigungs-/Bearbeitungsprozess ändern Sie die Stufen auf "2"
  4. Weisen Sie den Genehmigungsschritten die o.g. Mitarbeiter zu.
  5. Geben Sie den Genehmigungsschritten einen Name, der den Benutzern im Unternehmen vertraut sind, diese werden zukünftig für alle Formulare, Benachrichtigungen und Ausdrucke verwendet.
  6. Zuletzt legen Sie die Mitarbeiter an oder weisen diesen einen Vorgesetzten zu, sofern dieser nicht identisch mit dem Genehmiger der 1. Stufe ist.

Zürich, München, Barcelona – Netcentric reist mit onexma.com

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Netcentric Logo Die Gründe für die Entscheidung beschreibt Dr. Frank Klinkhammer, CEO der Netcentric AG, so: „onexma.com hat uns sofort beeindruckt. Das System ist flexibel, universell und auch mit mobilen Eingabegeräten ganz einfach zu bedienen. Und unsere Kolleginnen und Kollegen fanden die Software total cool. Das ist das höchste Lob, das Sie von unseren IT-Experten je hören werden.“

„Gute und einfache Reisekostenabrechnung

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Siebeck logo „Wir haben eine gute und einfache Möglichkeit gesucht Reisekostenabrechnungen und Urlaubsplanung zu verwalten und haben diese in Onexma gefunden.“ Siebeck GmbH

onexma beim vdw Sachsen

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vdw-sachsen Logo„Als Verband sind wir viel unterwegs. Das Thema Reisekosten, angefangen von der Beantragung bis zur tatsächlichen Abrechnung, war früher verbunden mit einem bürokratischen und zeitaufwendigen Prozess. Seit wir uns für Onexma entschieden haben, ist das absolut nicht mehr so. [..] Wir empfehlen Onexma daher unseren Mitgliedsunternehmen und würden das auch jedem anderen gegenüber tun.“ vdw Sachsen Verband der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft e.V.

FinTech approved – Hypoport AG setzt auf onexma

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Hypoport Logo„Onexma ermöglicht es uns die Reisekostenabrechnung digital und effizient durchzuführen, das spart vor allem Zeit und Papier. Verbunden mit einer Betreuung basierend auf unseren Bedürfnissen und Wünschen, bietet Onexma einen großen Mehrwert für den Hypoport-Konzern.“

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