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Weiterberechnung

Berichte / Reporting

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Onexma stellt Ihnen alle erfassten und berechneten Daten in umfangreichen Berichten, Listen und als Export zur Verfügung.

  • Controlling: Sie können im Menüpunkt Berichte Summen je Mitarbeiter und Kostenart nach Monat und Jahr abrufen, sowie Summen je Mitarbeiter, Projekt, Kunde und Kostenstelle. Zusätzlich haben Sie dort einen Drill-Down auf Einzelbelege mit den entsprechenden Zuordnungen.

  • Buchhaltung / Zahlungsverkehr: Im Menü 'Alle Abrechnungen' finden Sie Buchungslisten je Abrechnung oder als Summenliste je Monat mit Aufschlüsselung nach Kostenarten und Steuersätzen. Falls Ihre Mitarbeiter kreditorisch buchen, erhalten Sie die Buchungsliste auch mit Gruppierung nach Mitarbeitern, Kostenarten und Steuersätzen.

  • Die Zahlungsvorschlagsliste erhalten Sie ebenfalls in zwei Formaten: als Summenliste mit Monatssummen und als Zahlungsvorschlagsliste mit Einzelabrechnungen.

  • Einen Bericht über einen Zeitraum können Sie mit diversen Optionen und einem Zusatztext abrufen unter Berichte -> PDF-Bericht.
  • Die Zurodung / Weiterberechnung nach Projekt, Kunde oder Kostenstelle kann als PDF-Report wahlweise mit zusätzlichem Text und gescannten Belegen ausgedruckt werden.
  • In Zahlungsvorschlagslisten, Buchungslisten und vielen erweiterten Berichten kann das Bezugsdatum ausgewählt werden. Meistens kann gewählt werden zwischen Belegdatum, Enddatum (Ende der Reise oder des Abrechnungszeitraumes), dem Einreichdatum oder dem Erledigungsdatum der Abrechnung. Bitte beachten Sie, dass die beiden Letzen nur bei entsprechendem Status Ergebnisse liefern.
  • Das PDF-Archiv (alle Abrechnungen eines Zeitraumes als PDF gedruckt und in ein zip verpackt) im Menü Berichte -> Export Archiv ist für die jeweils letzten drei Jahre verfügbar und auch für Benutzer im Tarif Home.
  • In den Berichts-/Exportvorlagen können Sie sich Favoriten anlegen, dann stehen diese ganz oben und Sie können eine Notiz für sich oder Ihre Kollegen hinzufügen, siehe Menü Berichte -> Erweiterte.
  • In den Berichts-/Exportvorlagen können Sie auch nach Stichworten oder Themen (SAP, Datev, Lexware, Projekte, Mitarbeiter) suchen, siehe Menü Berichte -> Erweiterte.
  • Unter Berichte -> Erweiterte Berichte -> Einstellungen steht Ihnen auch ein Export der Projekte zur Verfügung
  • Zahlungsvorschlagslisten können direkt als SEPA XML exportiert und bei vielen Banken direkt im Web oder mit einer Banking-Software übermittelt werden. Hierfür ist die Bankverbindung als Ausgangskonto in den Stammdaten der Firma notwendig.

Für abweichende Listen oder Exportformate nutzen Sie die Funktion Eigene Reports oder Export

  • Eigene Reports: Sie haben hier unterschiedliche Reportvorlagen, die Berichte (auch mit individuellen Filtern) als PDF oder (HTML)-Tabelle erzeugen. Nicht alle Reportvorlagen stehen in allen Formaten zur Verfügung, insbesondere im PDF Format sind Listen mit vielen Spalten oft nicht darstellbar.

  • Export: Für den Export gibt es ebenfalls unterschiedliche Reportvorlagen, die Ihnen Dateien im csv/Excel-Format erzeugen. Diese werden ebenfalls mit individuellen Filtern kombiniert und sind für unterschiedliche Zwecke und Anwendungen nutzbar. Vorlagen für den csv-Export stehen oft auch als Tabelle zur Verfügung, damit können Sie sich vor dem Export bequem eine Vorschau generieren.

  • Eigene Reportvorlagen: Wenn Sie ein eigenes Format als Reportvorlage oder für den Export benötigen, können wir Ihnen eine Vorlage nach Ihren Bedürfnissen erstellen, bitte wenden Sie sich hierfür an den Support.

    Übliche Anpassungen sind:
    • Datumsverwendung (Belegdatum, Reisedatum, Exportdatum)
    • Datumsformat
    • Zuordnungen (Kostenstelle, Kunde, Projekt)
    • Mitarbeiterfelder (Username, MA-Nummer, Kreditor)
    • Freitextfelder (Kombination, Trennzeichen, Längenbegrenzung)
    • Land-/Ortsbezeichnungen
  • Für den Export verwenden Sie für Datev, Buchhaltung oder ERP-Systeme bitte immer das CSV-Format, für die manuelle Weiterverarbeitung Excel (XLS) und für die Voransicht oder Druck das Format HTML.

Benutzer anlegen / verwalten / löschen

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Sie können Ihre Mitarbeiter / Benutzer bei entsprechender Berechtigung selbst verwalten im Menü Einstellungen -> Mandant -> Benutzer.

Sie können gleichzeitig bis zu zehn Benutzer anlegen oder eine Datei mit den Benutzerdaten importieren. Die Datei muss im csv- oder txt-Format gespeichert sein und die folgenden Felder als Spaltentitel enthalten:
"Name"*, "Vorname"*, "Anrede"*, "Email"*, "AbteilungFunktion", "Personalnummer", "Strasse", "PLZ", "Ort", "Land", "Telefon", "Mobil", "Kostenstelle", "Kreditor", "IBAN", "BIC", "Urlaubstage", "Eintrittsdatum". (*Pflichtfelder)
Als Trennzeichen sind Semikolon, Komma und Tab erlaubt.
Das Feld Anrede kann wie folgt gefüllt sein: Herr/Frau, Mr/Ms, m/w, m/f

Der Benutzerimport wurde erweitert, es können Gruppen und individuelle Genehmiger auch per Import übergeben werden. Falls benötigt legen Sie Benutzergruppen oder Genehmiger immer vor dem Import an, damit diese direkt beim Import zugeordnet werden können.

Für jeden Benutzer kann jetzt ein abweichender Empfänger der Abrechnungen eingetragen werden. Einstellungen -> Mandant -> Benutzer bearbeiten -> Anschrift -> Empfänger abweichend (Funktion muss aktiviert sein unter Optionen).

Zum Erfassen klicken Sie im Menü Einstellungen unter Mandant auf Benutzer und dann auf "Benutzer anlegen". Geben Sie zunächst die Vorgabewerte wie Sprache, Währung, Aktivierung und Berechtigung an.

Die Berechtigungsstufen bedeuten:

  • Benutzer: Dieser Benutzer kann Abrechnungen erfassen und einreichen sowie Dokumente hochladen und für seine Abrechnungen Berichte abrufen.

  • Gruppengenehmiger: Dies ist typischerweise ein Gruppen-, Abteilungs-, Projekt- oder Niederlassungsleiter oder ein Kostenstellenverantwortlicher, der für andere Benutzer die Abrechnung in der ersten Stufe prüfen soll. Er kann Abrechnungen erfassen und einreichen sowie Dokumente hochladen, hat Einsicht auf alle Abrechnungen und Berichte der ihm unterstellten Benutzer.

  • Sachbearbeiter: Der Sachbearbeiter hat Zugriff auf alle Abrechnungen und kann diese bearbeiten und auswerten sowie die Berichte aller Benutzer. Damit kann er Buchungslisten, Zahlungsvorschlagsliste und Zuordnungslisten nach Kunde, Projekt oder Kostenstelle abrufen und bearbeiten. Der Sachbearbeiter kann keine Einstellungen des Mandanten wie Genehmigungsprozess oder Benutzer ändern.

  • Admin: Der Admin hat alle Rechte des Sachbearbeiters und kann zusätzlich Benutzer anlegen und ändern sowie die Mandanteneinstellungen und den Genehmigungsprozess bearbeiten.

Wenn Sie für einen Benutzer einen abweichenden Genehmiger eintragen wollen, macht es Sinn, zuerst den Vorgesetzten zu erfassen, damit dieser neuen Benutzern direkt beim Anlegen zugeordnet werden kann.

Als nächstes geben Sie für den/die nachfolgenden Benutzer die Abrechnungseinstellungen ein. Hier werden die Einstellungen des Mandanten verwendet, die Sie jeweils überschreiben können.

Benutzer können nicht gelöscht werden, nachdem der Benutzeraccount aktiviert oder bestätigt wurde, da für den Benutzer dann verknüpfte Daten existieren.

Einen ausgeschiedenen Mitarbeiter können Sie unter Benutzer bearbeiten deaktivieren. Damit bleiben seine Abrechnungen und Werte u.a. für das Berichtswesen und die Weiterberechnung erhalten.

Das Löschen eines Benutzers, insbesondere wenn für diesen kein Vertrag und keine Abrechnung bestehen, übernimmt der Support, bitte senden Sie uns eine Löschanweisung per Kontaktformular.

Weiterberechnung / Weiterverrechnung / Weiterbelastung

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Sie können im Tarif Business Ihre erfassten Reisekosten direkt für die Weiterberechnung markieren. In der Regel wird diese Funktion in Verbindung mit der Zuordnung nach Kunde, Projekt/Auftrag oder Kostenstelle genutzt.

Sie müssen zuerst unter Einstellungen -> Mandant -> Benutzer-> Weiterverrechnung erlaubt "ja" eingeben, damit die Weiterberechnung für den jeweiligen Benutzer aktiv ist und angezeigt wird.

Jeder Benutzer kann sich dann zusätzlich unter Einstellungen -> Standardwerte seine Vorgabewerte eintragen.

Wenn diese Funktion auch für neue Mitarbeiter verfügbar sein soll, aktivieren Sie sie unter Mandant -> Einstellungen.

Standardwerte Vorgaben / Standardstrecken Vorlagen

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Unter Einstellungen -> Standardwerte kann sich jeder Benutzer die Standardwerte für Zahlweise, Zuordnungen und Weiterberechnung hinterlegen. Diese werden dann bei der Erfassung von neuen Abrechnungen als Vorgabe verwendet.

Des Weiteren kann sich jeder Benutzer Standardstrecken, die er für die Abrechnung nach km-Pauschalen benötigt, hinterlegen.

Weiterberechnung für Stundenzettel/Zeiten

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  • Für im Stundenzettel/Zeiterfassung erfasste Zeiten könne die vorgegebenen Zeiten jetzt selbst definiert werden siehe Menü Einstellungen -> Standardwerte.
  • In der Projektverwaltung sind Zusatzinforamtionen verfügbar. Insbesondere bei Nutzung des Stundenzettels können hier die ausführende Firma, ein Partner sowie Angaben zu Preis, Menge Einheit und Budget eingetragen werden. Die Zusatzfelder werden im Export der Zeiten bereücksichtigt.
  • In der Listenansicht des Stundenzettels wurde die Suche erweitert. Die Suche innerhalb der Projekte und der Weiterberechnungsstatus stehen jetzt als Optionen zur Verfügung.
  • Für im Stundenzettel/Zeiterfassung erfasste Zeiten kann die Weiterberechnung vermerkt werden. Jeder Abgerechneten Zeit kann in einer Sammelaktion eine Rechnungsnummer eingetragen werden.
  • Im Menü Stundenzettel -> Liste finden Sie Checkboxen vor den Zeiten, diese können sinnvollerweise mit Filtern eingegrenzt werden, z.B. je Projekt, Mitarbeiter oder Zeitraum.
  • Die Checkboxen sind inaktiv, wenn der Benutzer keine ausreichende Berechtigung für diesen Vorgang hat, eine Rechnung bereits eingetragen wurde oder der Datensatz in der Urlaubsverwaltung eingetragen wurde.
  • Die Funktion steht allen Benutzern mit Minimum Berechtigung Sachbearbeiter zur Verfügung.
  • Einträge mit einer Rechnungsnummer können dann nicht mehr geändert oder gelöscht werden.
  • Die Rechnungsnummer wird in der Listenansicht und im Export mit ausgegeben.

Zuordnungen von Projekt, Kunde, Kostenstelle / Weiterberechnung

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Für die Felder Zuordnung (Projekt/Kunde/Kostenstelle) kann sich jeder Benutzer individuelle Standardwerte hinterlegen, die bei der Eingabe vorausgefüllt werden - siehe Menü Einstellungen -> Standardwerte. Dort haben Sie auch zwei zusätliche Felder für die Weiterberechnung: Werteliste (in %) und Standardwert (in %). Wenn Sie die Werteliste leerlassen, können Sie einen freien Wert eintragen; wenn Sie dort eine Liste von Werten eintragen, wird diese als Auswahlliste verwendet. Der Standardwert wird jeweils vorausgefüllt. Wenn die Werteliste genutzt wird, muss der Standardwert auch in der Werteliste enthalten sein.

Weiterberechnung / Zuordnungen

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Ein erweitertes Weiterberechnungsmodul ist für einen späteren Zeitpunkt geplant und wird auf den Berichten unter "Zuordnungen" basieren.

Workflow / Prozessschritte der Reisekostenabrechnung einrichten

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Ein einfacher Workflow / Genehmigungsprozess bzw. die Prozessschritte für die Reisekostenabrechnung können wie folgt aussehen:

  • Der Mitarbeiter erfasst seine Reisekostenabrechnung, scannt seine Belege - sofern Sie das wünschen - und reicht diese online ein.
  • Sein direkter Vorgesetzter oder der Kostenstellenverantwortliche wird automatisch benachrichtigt und prüft online die Abrechnung (und ggf. die beigefügten Belege) inhaltlich / sachlich, d.h. die Angaben zu Zeitraum, Ort, Zweck und ggf. die Höchstbeträge. In dieser Stufe muss keine Kenntnis oder Prüfung der steuerlichen Belange erfolgen. Bei Einwänden oder Rückfragen sendet er diese direkt im System an den Ersteller der Abrechnung, damit bleibt die Kommunikation transparent und revisionssicher mit der Abrechnung verknüpft. Bei Zustimmung wird er die Abrechnung genehmigen und der Buchhalter oder Sachbearbeiter wird automatisch informiert.
  • Dieser prüft im nächsten Schritt insbesondere die steuerlichen Belange, ändert ggf. die Abrechnung und bearbeitet Buchungslisten und/oder Zahlungsvorschläge. Nach Abschluss "genehmigt" er diesen Schritt oder schließt die Abrechnung ab.
  • Optional kann ein weiterer Mitarbeiter die Zahlung prüfen, die Weiterberechnung nach Zeitraum und Status der Abrechnungen bearbeiten.

Zur Einrichtung des o.g. Workflows gehen Sie wie folgt vor:

  1. Legen Sie einen Buchhalter oder Sachbearbeiter für die Prüfung der 2. Stufe mit mindestens Berechtigungsstufe 3 an oder ändern Sie für einen Benutzer die Berechtigung unter Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer bearbeiten.
  2. Legen Sie einen Vorgesetzten für die inhaltliche Prüfung mit mindestens Berechtigungsstufe 2 an oder ändern Sie seine Berechtigung unter Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer bearbeiten.
  3. Im Menü Einstellungen -> Mandant -> Genehmigungs-/Bearbeitungsprozess ändern Sie die Stufen auf "2"
  4. Weisen Sie den Genehmigungsschritten die o.g. Mitarbeiter zu.
  5. Geben Sie den Genehmigungsschritten einen Name, der den Benutzern im Unternehmen vertraut sind, diese werden zukünftig für alle Formulare, Benachrichtigungen und Ausdrucke verwendet.
  6. Zuletzt legen Sie die Mitarbeiter an oder weisen diesen einen Vorgesetzten zu, sofern dieser nicht identisch mit dem Genehmiger der 1. Stufe ist.