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Reisekostenabrechnung online

Reisekostenabrechnung - Abrechnungsarten

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Sie können drei verschiedene Arten einer Spesenabrechnung/Reisekostenabrechnung erfassen:

  • Reiseabrechnung
  • Monatsabrechnung
  • Zeitraumsabrechnung

Abrechnungen lassen sich nicht zusammenlegen, wenn Sie Summen für mehrere Abrechnungen benötigen, können Sie im Menü "Berichte" Jahres- oder Monatssummen abfragen. Alternativ können Sie eine Monatsabrechnung anlegen und dort mehrere Reisen zusammenfassen.

Welche Form für die Erfassung Ihrer Reisekostenabrechnungen empfehlenswert ist, hängt von der Struktur und Organisation Ihres Unternehmens, der Reisekostenrichtlinie oder Vorgabe für Geschäftsreisen ab. Gerne beraten wir Sie bei der optimalen Konfiguration.

Reiseantrag

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  • Onexma bietet nun im Tarif Business das Modul Geschäftsreiseantrag. Mit dem Reiseantrag, der je Benutzergruppe mit Genehmigungsprozess und zusätzlichen Aufgaben (auch für Dritte) und Workflow individuell konfiguriert werden kann, können Prozesse im Unternehmen besser abgebildet und in die Reisekostenabrechnung integriert werden.
  • Aufgaben im Rahmen des Antrages oder Workflows können Prozesse oder Aufgaben, z.B. an die Reisestelle zwecks Flug- oder Hotelbuchung sein. Es können aber auch Kosten- oder Budgetprüfungen an den Kostenstellen- oder Abteilungsleiter sein oder eine Fahrzeugbuchung an den Fuhrparkmanager abgebildet werden.
  • Zur Konfiguration gehen Sie bitte in die Benutzergruppe und aktivieren dort den Reiseantrag je Gruppe.

  • Sie erhalten dort einen neuen Reiter mit den Einstellungen für den Reiseantrag:
    • Es können je Gruppe ein oder mehrere Genehmiger angegeben werden
    • Sie können je Gruppe ein oder mehrere Aufgaben hinzufügen, die bei der Beantragung oder der Genehmigung ausgelöst werden können oder müssen.
    • Für jede Aufgabe ist eine Kurzbeschreibung, eine ausführliche Erklärung sowie ein Notizfeld für den Reisenden und den Genehmiger möglich
    • Je Aufgabe muss eine zuständige Person eingetragen werden, die zuständige Person wird über die Aufgabe benachrichtigt und sieht diese im Dashboard.
  • Alle Daten des Reiseantrages werden direkt in die Reisekostenabrechnung übernommen. Wird eine Abrechnung ohne Reiseantrag angelegt der der Reiseantrag ist (noch) nicht genehmigt, erscheint eine Warnung.
  • Für Fragen oder individuelle Anforderungen wenden Sie sich bitte an den Support, Anpassungen sind möglich.

Neue Funktionen 2016

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Reisekosten

  • Für die Berichtserstellung der Zuordnungen nach Projekt, Kunde oder Kostenstelle wird als Absender des PDF-Berichtes jetzt die alternative Adresse je Benutzergruppe verwendet. Außerdem ist der Filter nicht nur nach Mitarbeiter sondern auch je Benutzergruppe möglich.
  • Für Österreich (Reisegebührenverordnung / RGV): Ab 2016 trennt Onexma die inländischen und ausländischen Verpflegungspauschalen nach Stunden (Abrechnung zuvor tageweise). Bitte erfassen Sie daher auch bei Auslandsreisen immer zuerst den gesamten Reisezeitraum mit dem Inlandssatz und dann zusätzlich die Zeiten, in denen Sie sich im Ausland aufgehalten haben.

Drei-Monats-Regel

  • Sie werden jetzt auf Verpflegungspauschalen hingewiesen, wenn diese unter die 3-Monats-Regel (Dreimonatsfrist, Dreimonatsregelung) fallen. Der Hinweis erscheint in jeder Abrechnung bei der Prüfung / Bearbeitung. Voraussetzung ist die Zuordnung von Kunden oder Projekten!
  • Zusätzlich können Sie im Menü Berichte alle potentiellen Abrechnungen einsehen können. In der Liste kann eine Unterbrechung von einem Monat leider nicht erkannt werden, daher sehen Sie in der Detailansicht (Icon am Ende der Zeile) die fraglichen Tage nach Woche gegliedert mit den entsprechenden Abrechnungs- und Positionsnummern. Positionen die bereits als "zu versteuern" markiert sind, werden nicht berücksichtigt.

Verwaltung

Zusatzleistungen wie individuelle Berichtsanpassungen, Datenimport, Online-Schulungen etc. können jetzt direkt im Bereich Einstellungen -> Vertrag zum Festpreis gebucht werden. Alle Serviceleistungen werden zum Festpreis bzw. für 19,50 € je 15 Minuten abgerechnet.

onexma beim vdw Sachsen

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vdw-sachsen Logo„Als Verband sind wir viel unterwegs. Das Thema Reisekosten, angefangen von der Beantragung bis zur tatsächlichen Abrechnung, war früher verbunden mit einem bürokratischen und zeitaufwendigen Prozess. Seit wir uns für Onexma entschieden haben, ist das absolut nicht mehr so. [..] Wir empfehlen Onexma daher unseren Mitgliedsunternehmen und würden das auch jedem anderen gegenüber tun.“ vdw Sachsen Verband der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft e.V.

FinTech approved – Hypoport AG setzt auf onexma

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Hypoport Logo„Onexma ermöglicht es uns die Reisekostenabrechnung digital und effizient durchzuführen, das spart vor allem Zeit und Papier. Verbunden mit einer Betreuung basierend auf unseren Bedürfnissen und Wünschen, bietet Onexma einen großen Mehrwert für den Hypoport-Konzern.“

Gewinn ohne Investment
Buchanan setzt auf onexma.com

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buchanan logo Als Investor und Beratungsgesellschaft verfolgt die Buchanan GmbH klare Ziele: Servicequalität, Effizienz, Nachhaltigkeit und eine faire Rendite. Und dazu zählt auch ein leistungsfähiges System für die Reisekostenabrechnung. „Zum ersten Mal seit 25 Jahren macht die Abrechnung meiner Reisekosten richtig Spaß. Und im Vergleich zu früher brauche ich nur noch ein Zehntel der Zeit für die Kontrolle und Freigabe der Abrechnungen meiner Mitarbeiter“, lobt Steven Wilkinson, geschäftsführender Gesellschafter der Buchanan GmbH.

Profis wählen Onexma
Die Reisekostenabrechnung bei Kessler

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kessler logo Thomas Keßler, Gründer und Inhaber des Unternehmens, formuliert das so: „Wir sind als schlagkräftiges Unternehmen auf Tools angewiesen, die maximalen Nutzen mit minimalem Einsatz erzielen. Davon profitieren neben unseren Mitarbeitern vor allem unsere Kunden. onexma.com sahen wir als Chance, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und unseren Mitarbeitern eine wenig beliebte Arbeit zu erleichtern. [ ... ] Ich kenne keine andere Software, die eine derart einfache Bearbeitung und Genehmigung der Reisekostenabrechnungen erlauben würde.“

Flexibel, schnell und einfach – Warum EPI-USE-Labs Onexma nutzt

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EPI-USE Logo Die EPI-USE Gruppe ist ein weltweites Software- und Beratungsunternehmen im Umfeld von SAP HR. Aufgrund umfangreicher Anforderungen aus unterschiedlichen Tochtergesellschaften entschied man sich bei der Reisekostenabrechnung für onexma.com. Henrik Stammer, Geschäftsführer der Epi-Use Labs GmbH, erinnert sich: „Die Produktbeschreibung von onexma.com klang vielversprechend. Wie gut das System tatsächlich ist, ahnten wir damals allerdings nicht.“

„Wir möchten das unkomplizierte und zeitsparende System nicht mehr missen“

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TriOS logo „Wir sind mit dem Tool sehr zufrieden. Unsere Zielsetzungen bei der Einführung von ONEXMA waren: Automatisierung und Beschleunigung der Reisekostenabrechnung, die Transparenz deutlich zu erhöhen und die interne Prozesssteuerung wesentlich zu vereinfachen, Minimierung der „Papierflut“, Reduzierung des manuellen Pflege- und Berechnungsaufwandes sowie einfache übersichtliche Menüführung. Wir möchten das unkomplizierte und zeitsparende System nicht mehr missen.“ TriOS

New features 2016

New module travel request

  • Onexma now offers the modul travel request in business tariff. With the travel request, which can be individually configured for each user group with approval process and additional tasks (also for third parties) and workflows, processes in the company can be better integrated in the expense management.
  • Tasks within the application may include booking of flight, hotel or rentalcars or requests to the fleet manager or internal resources like cost- or budget checks.
  • For configuration, please go to the user group and activate the travel request for each group.
  • You will get a new tab with the settings for the travel application:
    • You can specify one or more approvers per group
    • You can add one or more tasks for each group that can be triggered at the request or at the approval.
    • For each task a brief description, a detailed explanation as well as a note field for the traveler and the approver are possible
    • All data of the travel application are transferred directly into the expense report. If a settlement is created without a travel application or the travel application was not approved, a warning appears.
    • For questions or individual requirements, please contact our support. Customizations are possible.

Expenses

  • For export to Scopevisio accounting, a new format is now available for the "only account" import. This also allows you to book automatic accounts without changes, menu Reports -> Extended.
  • For export to Datev accounting, the EXTF format is available now, see Reports -> Extended.
  • For the cost allocation (project/customer/cost center), each user can now define individual default values, which are pre-filled when forms are used - see menu Settings -> Default values. There you have two additional fields for billing: if you leave the list blank, you can enter a free value, if you enter a list of values, it is used as a selection list.
  • For kilometer/milage reimbursement , you can now choose between two forms: automatic calculation with Google Maps or manual recording.
  • The amount and unit per km or mile can now be set for each user, different from the given rule.
  • Different user / cost accounts can be used for each user group, e.g. for subsidiaries or branches. First enter the accounts in Settings -> Booking accounts and then assign them to the usergroup.
  • For Export to SAP , individual booking keys as well as individual company numbers, head checks and document texts can now be assigned.
  • Additional services such as individual report adjustments, data import, online training, etc. can now be booked directly in the Settings -> Contract at fixed price. All services are billed at a fixed price or 19.50 € per 15 minutes.
  • The alternative address for each usergroup is now used as sender when printing reports of allocations like project, customer or cost center.
  • For Austria (Reisegebührenverordnung / RGV): From 2016, Onexma separates the domestic and foreign allowance by hours. Therefore, you must always record the entire travel period with the domestic rate and then the times when you have been abroad.

Reporting

  • In report / export templates you can now create favorites, then they are at the top and you can add a note for yourself or your colleagues, see menu Reports -> Extended.
  • You can now search for key words or topics (SAP, Sage, Navision, Datev, Lexware, projects, employees) within export templates, see the menu Reports -> Extended.
  • Under Reports -> Extended reports -> Settings, you can now also export projects

Vehicle log

  • In usersgroups, you can activate extended fields for a vehicle log. This allows you to enter fields for kms/miles and start / end times for a journey. These data can be exported in the menu Reports -> Travel list. ATTENTION: This list does NOT meet the requirements of a driving license for the tax declaration in Germany.

User import

  • You can now import users yourself. The file must be saved in csv or txt format and contain the right fields as a title, see Settings -> Users -> Add

Equipment management

  • Administrators now can authorize any other user to administer work equipment. see details at Settings -> Company -> Contract

Absence / Vacation administration

  • For the calculation of holidays, the weekend can be defined. Each user group can be set to whether Saturday and Sunday or only Sunday as a weekend count. Additional rules are possible.
  • Remaining days of vacation can now be collected from the previous year. In the Absence -> Totals menu, you will find a button under the list. The button is only active if you have selected the previous year. All employees who have not left the company and have not applied for leave days (applications must be processed first) are considered.
  • Inactive users are no longer displayed in the monthly summary.

Reimbursement/billing of working hours / timesheet

  • For times recorded in the timesheet, predefined start/end-times can now be defined by each user, see menu Settings -> Default values.
  • For times in timesheet, a billing number can be entered later.
  • You will find checkboxes before the times in the list view. The checkboxes are inactive if the user does not have sufficient authorization for this operation, an invoice has already been entered, or the record has been entered in the absence calendar.
  • Entries with an invoice number can not be changed or deleted.
  • The invoice number is displayed in list view and export.

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