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Reisekostenabrechnung online

Datenschutzerklärung

1. Allgemein
Diese Datenschutzerklärung klärt Nutzer über die Art, den Umfang und Zwecke der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten durch den verantwortlichen Anbieter Onexma Ltd. & Co. KG, Rudolf-Diesel-Str.4, 63322 Rödermark auf.

Wir legen allergrößten Wert auf Datenschutz und -sicherheit. Ihre Daten werden daher streng vertraulich behandelt. In keinem Fall werden Ihre Daten ausgewertet oder Ihre Daten an Dritte weitergegeben. Daten werden nur bei der Nutzung der Anwendung sowie bei Login (IP-Nummern) gespeichert. Angemeldete Benutzer werden NICHT durch Google Analytics oder vergleichbare Analysewerkzeuge ausgewertet.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Andreas Ebbersmeyer
Blessenberg 18, 23701 Eutin
Telefon: +49 4521 8301410
E-Mail: andreas.ebbersmeyer @ ds-easy.de

Firmen erhalten auf Anfrage einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Speicherung von persönlichen Daten von Mitarbeitern ist für die Nutzung der Onexma Reisekostenabrechnung nicht unbedingt notwendig. So können Sie viele Funktionen auch ohne Angabe von Klarnamen oder persönlichen E-Mail-Adressen nutzen. Des Weiteren erhalten Firmen im Rahmen der Auftragsverarbeitung eine Dokumentation aller Benutzer mit erweiterten Berechtigungen.

2. Auskunft, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerrufsrecht und Berichtigung
Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung falscher Daten, Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung dieser Daten. Des Weiteren haben Sie das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

3. Kontaktformular/Email
Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

4. Cookies
Wir verwenden so genannte Cookies, um unsere Seite besser auf Sie anzupassen. Bei „Cookies“ handelt es sich um kleine Textdateien, die im Speicher Ihres Internet-Browsers abgelegt werden. Die Cookies unserer Website werden u.a. genutzt um Ihre Sprache, Funktionen Ihres Browsers und Ihr Endgerät zu erkennen und damit z.B. die Datumseingabe und Auswahllisten zu vereinfachen.

5. Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter
Es kann vorkommen, dass innerhalb dieses Onlineangebotes Inhalte Dritter, wie zum Beispiel Videos von YouTube, Kartenmaterial von Google-Maps, RSS-Feeds oder Grafiken von anderen Webseiten eingebunden werden. Dies setzt immer voraus, dass die Anbieter dieser Inhalte (nachfolgend bezeichnet als “Dritt-Anbieter”) die IP-Adresse der Nutzer wahr nehmen. Denn ohne die IP-Adresse, könnten sie die Inhalte nicht an den Browser des jeweiligen Nutzers senden. Die IP-Adresse ist damit für die Darstellung dieser Inhalte erforderlich. Wir bemühen uns nur solche Inhalte zu verwenden, deren jeweilige Anbieter die IP-Adresse lediglich zur Auslieferung der Inhalte verwenden. Jedoch haben wir keinen Einfluss darauf, falls die Dritt-Anbieter die IP-Adresse z. B. für statistische Zwecke speichern. Soweit dies uns bekannt ist, klären wir die Nutzer darüber auf.

6. Datenschutzerklärung für die Nutzung von Google Analytics
Diese Website nutzt Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics. Anbieter ist die Google Inc. 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA. Google Analytics verwendet sog. “Cookies”. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Webseite wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: Plugin oder hier klicken.

7. Nutzung unserer Facebook-Seite Wenn Sie unsere Webseiten auf https://de-de.facebook.com/Onexma/ besuchen, wird eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Browser und dem Facebook-Server hergestellt. Facebook erhält dadurch die Information, dass Sie mit Ihrer IP-Adresse unsere Facebook-Seite besucht haben. Wenn Sie den Facebook „Like-Button“ anklicken während Sie in Ihrem Facebook-Account eingeloggt sind, können Sie die Inhalte unserer Seiten auf Ihrem Facebook-Profil verlinken. Dadurch kann Facebook den Besuch unserer Seiten Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Wir weisen darauf hin, dass wir als Anbieter der Seiten keine Kenntnis vom Inhalt der übermittelten Daten sowie deren Nutzung durch Facebook erhalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Facebook unter http://de-de.facebook.com/policy.php Wenn Sie nicht wünschen, dass Facebook den Besuch unserer Seiten Ihrem Facebook-Nutzerkonto zuordnen kann, loggen Sie sich bitte aus Ihrem Facebook-Benutzerkonto aus.

Stand April 2018

Dokumentarchiv / Eingescannte Belege

Im Tarif Business haben Sie die Möglichkeit eingescannte Belege direkt einer Abrechnung beizufügen. Die Belege stehen dann innerhalb der Abrechnung online zur Verfügung z.B. zur Prüfung durch den Vorgesetzten.

Zusätzlich können Sie die Abrechnung inklusive der Belege als PDF Datei drucken.*

Sie können Belege auch bereits vor Erfassung der Abrechnung hochladen und diese dann später einer neuen Abrechnung zuordnen.

Als zusätzlichen Service bietet Ihnen Onexma die Belege per E-Mail an Ihren Benutzeraccount zu senden (Mail-to-Archiv **). Dies ist u.a praktisch, wenn Sie Unterwegs mit dem Handy oder Tabletcomputer (Android, iPhone, iPad aber auch Blackberry, Nokia, Windowas Mobile, Windows Phone, Symbian, Samsung) ein Foto von einer Quittung machen und diese direkt weiterleiten möchten. Hierfür hat Ihr Benuteraccount bei Onexma eine persönliche E-Mail, die Sie unter Einstellungen -> Archiv einsehen können.

In der Regel werden die eingehenden Dokumente alle 5 Minuten verarbeitet. Sie werden benachrichtigt sobald Ihre Dokumete bereitstehen. Nachts ab 24 Uhr werden die Dokumente alle 15 Minuten verarbeitet.

Bitte beachten Sie die Regeln für das Mail-to-Archiv
  • Die maximale Größe einer Datei beträgt 2,5 MB.
  • Die maximale Größe einer E-Mail beträgt 20 MB.
  • Sie können Scans auch als PDF einsenden, diese dürfen auch mehrseitig sein.
  • Die Verarbeitung geschieht wesentlich schneller, wenn Sie Belege nur mit 300 dpi scannen und sehr große Belege (mehrseitig, A4) als Graustufen oder s/w scannen.

Bitte beachten Sie, dass für nach deutschem Recht oft der Originalbeleg benötigt wird, daher sollten Sie die Originalbelege zusätzliche aufbewahren oder mit Ihrer Buchhaltung/ Stuerberater abklären, wie in Ihrem Fall vorzugehen ist.

* Bei einigen PDF Dateien kommt es vor, dass diese komprimiert oder verschlüsselt sind und nicht in die Abrechnung eingebunden werden können. In diesem Fall wird die Abrechnung ohne das betreffende PDF erzeugt und Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail.

** Die Anhänge von E-Mails sind oft unterschiedlich formatiert, was zu Problemen führen kann. Obwohl uns derzeit nur ein Problem mit MS Outlook bekannt ist, schließen wir für die Funktion Mail-to-Archiv die Gewährleistung aus. Bestimmte (seltene) Konfigurationen von Outlook 2007/2010 erzeugen als Anhang eine winmail.dat Es ist dann notwenig Ihr Outlook anzupassen: Lösung bei Microsoft Support

Mandant einrichten

Grundsätzlich wird der Mandant für Ihren Benutzer im Tarif Business automatisch angelegt. Beim ersten Login müssen Sie lediglich ein paar Fragen beantworten, alles Weitere geschieht automatisch im Hintergrund.

Normalerweise sollte die Einrichtung eines Mandanten mit maximal 2 Genehmigungsschritten in 5-10 Minuten erledigt sein. Die Zeit sparen Sie dann schon jeden Monat bei der Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen.

Wenn Sie wünschen, unterstützen wir Sie auch telefonisch bei der Einrichtung, um den optimalen Prozess und Workflow für Sie abzubilden.

Kostenfreie Testphase

Sie können die Onexma Reisekostenabrechnung und im Tarif Business auch die komplette Benutzer- und Spesenverwaltung mit vollem Funktionsumfang inklusive der Apps für iPhone, Android und iPad nutzen.

Firmenkunden können während der Testphase alle gewünschten Funktionen im Tarif Business wie Berechtigungssystem, Berichtswesen, Genehmigungsprozess und Workflow aktivieren und auf ihre Anforderungen anpassen.

Sie können auch während der Testphase beliebig viele Benutzer anlegen. Empfehlenswert ist es, zunächst die Benutzer anzulegen, die Genehmigungs- oder Sachbearbeiterfunktion einnehmen, dazu klicken Sie auf Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer anlegen und lassen dort die Option "Benutzer ab sofort kostenpflichtig aktivieren" = nein

Benutzer, die Abrechnungen genehmigen dürfen, benötigen mindestens Berechtigungsstufe 2 und Benutzer, die Abrechnungen bearbeiten dürfen, benötigen mindestens Stufe 3.

Versteuerung, zu versteuernde Positionen (3-Monats-Regel)

Zu versteuernde Positionen können in der Reisekostenabrechnung direkt vermerkt werden. Für den Fall, dass Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet werden, im Rahmen der Lohnabrechnung aber versteuert werden müssen, bietet Onexma ein einfaches Formular sowie einen übersichtlichen Report als PDF, der auch als Beleg/Bescheinigung für die Lohnsteuer genutzt werden kann.

Typische Anwendungsfälle sind die 3-Monatsregel (Dreimonatsfrist, Dreimonatsregelung), die Erstattung von Verpflegungspauschalen über den gesetzlich steuerfreien Pauschalen, Abrechnung von Fahrtkosten mit dem Privatfahrzeug per km-Abrechnung mit höherem km-Satz als steuefrei, Erstattung von Mahlzeiten ohne Pauschalabzug oder Abzug des Sachwertbezuges oder jegliche Zahlung von Leistungen, die einen geldwerten Vorteil darstellen.

Um die Spesenabrechnung für den einzelnen Benutzer so einfach wie möglich zu gestalten, ist die Versteuerung erst nach der Einreichung der Abrechnung sichtbar. Der Genehmiger, Sachbeabeiter oder Administrator können die entsprechnden Positionen über ein einfaches Häckchen markieren (Menü Bearbeiten -> zu versteuern).

Im Berichtswesen (Menü Berichte -> Steuerberichte) können Sie die Versteuerung als Monats- oder Jahresbericht im PDF-Format abrufen, dabei wird Ihnen in einem Vorgang wahlweise auch für alle Mitarbeiter ein entsprechender Nachweis generiert. Nach dem Schliessen der Reisekostenabrechnung ist die Versteuerung nicht mehr änderbar.

Zur Nutzung der 3-Monats-Regel muss im Mandant mindestens ein 1-stufiger Genehmigungs- bzw. Workflow-Prozess definiert sein. Diese Vorgehensweise ist unabhängig von der Nutzung (und automatischen Berechnung) des Pauschalabzuges bzw. Sachbezugsabzuges direkt bei den Reisekosten.

Genehmigungsprozess

Onexma bietet im Tarif Business ein umfangreiches und sehr flexibles Genehmigungs- und Workflowsystem zur Prüfung, Genehmigung, Verarbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen.

Solange Sie nur einen Benutzer im System angelegt haben, ist die Genehmigung für die Reisekostenabrechnung nicht relevant.

Bei mehreren Benutzern im System können Sie unter Einstellungen -> Genehmigungsprozess, die gewünschte Anzahl Genehmigungs- bzw. Workflowstufen eintragen und den Benutzern die jeweiligen Rechte erteilen. Diese erhalten dann ein zusätzliches Menu "Genehmigung".

Zusätzlich zu den Bevollmächtigten einer Genehmigungsstufe können bei jedem Mitarbeiter abweichende Genehmiger für die 1. Stufe eingetragen werden, somit kann (meistens die fachliche Prüfung) durch einen Projektleiter, Abteilungs-, Gruppen- oder Niederlassungsleiter (alternativ durch die Einsatzplanung oder Reisestelle) erfolgen.

Mehrwertsteuer / Vorsteuer

In Reisekostenabrechnungen kann die Vorsteuer als Prozentsatz erfasst werden und wird automatisch berechnet. Da die Vorsteuer den Reisen selbst in der Regel nicht betrifft wird die Vorsteuer im Ausdruck der Abrechnung stan­dard­mä­ßig nur als Betrag ausgegeben.

In den Druckoptionen (Einstellungen -> Mandant -> Einstellungen) können Sie dies ändern und den Druck von Summen und Notizen konfigurieren.

Die detaillierten Angaben zur Vorsteuer mit Prozentsatz und Betrag wird in der Regel erst bei in der Buchhaltung benötigt, daher sind die Werte mit Steuern und Prozentsatz unter Alle Abrechnungen -> Monatsbuchungsliste nach Kostenart und Vorsteuersatz summiert dargestellt. Hiermit müssen ähnliche Positionen nicht einzeln in der Buchhaltung erfasst werden.

Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug

Bei einer Reisekostenabrechnung wird das Frühstück automatisch berechnet, wenn dies in den Stammdaten aktiviert ist (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen). Zur Erfassung des Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug benutzen Sie bitte das Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug.

Je nach Vorgabe in Ihren Abrechnungs-Einstellungen werden als Pauschalabzug für ein Frühstück 20% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit bzw. für ein Mittagessen oder Abendessen jeweils 40% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit abgezogen oder der nachfolgend genannte Sachbezugswert.

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert / Sachwert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Die Sachbezugswerte für 2012 betrugen:
Frühstück: 1,57 Euro, Mittagessen: 2,87 Euro, Abendessen: 2,87 Euro
Ab 01.01.2013 gelten: Frühstück: 1,57 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 2,87 Euro
Ab 01.01.2014 gelten: Frühstück: 1,63 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,00 Euro
Ab 01.01.2016 gelten: Frühstück: 1,67 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,10 Euro
Ab 01.01.2017 gelten: Frühstück: 1,70 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,17 Euro
Ab 01.01.2018 gelten: Frühstück: 1,73 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,23 Euro

Frühstücksregel / Regel für Mahlzeitenabzug

Onexma berechnet automatisch den Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug nach der Pauschalregel oder als Abzug des Sachbezugswertes. Alle Pauschalen werden von uns automatisch aktualisiert.

Der Abzug kommt immer dann zum Tragen, wenn Sie Verpflegungsmehraufwand abrechnen und Mahlzeiten von der Firma erstattet bekommen. Der Wert der erstatteten Mahlzeit stellt einen geldwerten Vorteil gemäß Lohnsteuer-Durchführungsverordnung dar. Geldwerte Vorteile müssen in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Zur Vereinfachung können diese aber bereits in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden. * (siehe unten)

Hierfür gibt es zwei Ansätze:

  • Den Abzug des Pauschalbetrages von 20% für Frühstück und je 40% für Mittagessen und Abendessen bezogen auf den 24-Stunden Betrag der Verpflegungsmehraufwendungen.
  • Den Abzug des Sachwertes, was seit 2011 erleichtert nutzbar ist und in vielen Fälen die günstigere Variante ist. Bitte beachten Sie die geänderte Regel ab 01.01.2014

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Auswahl / Vorgabe bei den Onexma Einstellungen:

  1. Die Erstattung des Frühstücks / der Mahlzeit mit Abzug des Sachbezuges ist die derzeit günstigste Variante, dazu muss die Mahlzeitgestellung, i.d.R. die Hotelbuchung, durch den Arbeitgeber veranlasst werden und die Rechnung muss auf die Firma ausgestellt sein. Abzug ab 2012: 1,57 €, ab 01.01.2013: 1,60 €, ab 01.01.2014: 1,63 €, ab 01.01.2016: 1,67 €, ab 01.01.2017: 1,70 €, ab 01.01.2018: 1,73 €
  2. Liegt a. nicht vor, kann die Mahlzeit vom Arbeitgeber trotzdem erstattet werden, jedoch wird dem Mitarbeiter dafür 20% (Frühstück) bzw. 40% (Mittag- oder Abendessen) des Verpflegungsmehraufwandes (Tagespauschale) abgezogen. (Stand seit 2012: Abzug 4,80 € in Deutschland)
  3. Wenn das Frühstück extra ausgewiesen ist und dem Mitarbeiter nicht erstattet wird oder der Mitarbeiter kein Frühstück erhalten hat oder der Sachwert vom Mitarbeiter z.B. über die Lohnabrechnung versteuert wird, findet keine Erstattung und kein Abzug statt.
  4. Wenn Sie hier "wählbar" angeben, muss die Regel in jeder Abrechnung individuell bestimmt werden.

* Wie Ihre Firma den geldwerten Vorteil handhabt erfragen Sie bitte bei Ihrem Buchhalter oder Steuerberater. Bitte beachten Sie auch den Onexma Beratungsauschluss.

Normalerweise wird das Frühstück im Inland mit 19% MwSt. oder 0% MwSt. im Ausland erfasst. Bitte beachten Sie, dass Sie den Abzug für Mahlzeit im Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug eintragen müssen. Hierzu muss dies in den Stammdaten aktiviert sein (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen).

„Wir möchten das unkomplizierte und zeitsparende System nicht mehr missen“

TriOS logo „Wir sind mit dem Tool sehr zufrieden. Unsere Zielsetzungen bei der Einführung von ONEXMA waren: Automatisierung und Beschleunigung der Reisekostenabrechnung, die Transparenz deutlich zu erhöhen und die interne Prozesssteuerung wesentlich zu vereinfachen, Minimierung der „Papierflut“, Reduzierung des manuellen Pflege- und Berechnungsaufwandes sowie einfache übersichtliche Menüführung. Wir möchten das unkomplizierte und zeitsparende System nicht mehr missen.“ TriOS

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