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Reisekostenabrechnung online

Mehrwertsteuer / Vorsteuer

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In Reisekostenabrechnungen kann die Vorsteuer als Prozentsatz erfasst werden und wird automatisch berechnet. Da die Vorsteuer den Reisen selbst in der Regel nicht betrifft wird die Vorsteuer im Ausdruck der Abrechnung stan­dard­mä­ßig nur als Betrag ausgegeben.

In den Druckoptionen (Einstellungen -> Mandant -> Einstellungen) können Sie dies ändern und den Druck von Summen und Notizen konfigurieren.

Die detaillierten Angaben zur Vorsteuer mit Prozentsatz und Betrag wird in der Regel erst bei in der Buchhaltung benötigt, daher sind die Werte mit Steuern und Prozentsatz unter Alle Abrechnungen -> Monatsbuchungsliste nach Kostenart und Vorsteuersatz summiert dargestellt. Hiermit müssen ähnliche Positionen nicht einzeln in der Buchhaltung erfasst werden.

Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug

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Bei einer Reisekostenabrechnung wird das Frühstück automatisch berechnet, wenn dies in den Stammdaten aktiviert ist (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen). Zur Erfassung des Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug benutzen Sie bitte das Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug.

Je nach Vorgabe in Ihren Abrechnungs-Einstellungen werden als Pauschalabzug für ein Frühstück 20% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit bzw. für ein Mittagessen oder Abendessen jeweils 40% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit abgezogen oder der nachfolgend genannte Sachbezugswert.

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert / Sachwert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Die Sachbezugswerte für 2012 betrugen:
Frühstück: 1,57 Euro, Mittagessen: 2,87 Euro, Abendessen: 2,87 Euro
Ab 01.01.2013 gelten: Frühstück: 1,57 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 2,87 Euro
Ab 01.01.2014 gelten: Frühstück: 1,63 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,00 Euro
Ab 01.01.2016 gelten: Frühstück: 1,67 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,10 Euro
Ab 01.01.2017 gelten: Frühstück: 1,70 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,17 Euro
Ab 01.01.2018 gelten: Frühstück: 1,73 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,23 Euro

Frühstücksregel / Regel für Mahlzeitenabzug

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Onexma berechnet automatisch den Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug nach der Pauschalregel oder als Abzug des Sachbezugswertes. Alle Pauschalen werden von uns automatisch aktualisiert.

Der Abzug kommt immer dann zum Tragen, wenn Sie Verpflegungsmehraufwand abrechnen und Mahlzeiten von der Firma erstattet bekommen. Der Wert der erstatteten Mahlzeit stellt einen geldwerten Vorteil gemäß Lohnsteuer-Durchführungsverordnung dar. Geldwerte Vorteile müssen in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Zur Vereinfachung können diese aber bereits in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden. * (siehe unten)

Hierfür gibt es zwei Ansätze:

  • Den Abzug des Pauschalbetrages von 20% für Frühstück und je 40% für Mittagessen und Abendessen bezogen auf den 24-Stunden Betrag der Verpflegungsmehraufwendungen.
  • Den Abzug des Sachwertes, was seit 2011 erleichtert nutzbar ist und in vielen Fälen die günstigere Variante ist. Bitte beachten Sie die geänderte Regel ab 01.01.2014

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Auswahl / Vorgabe bei den Onexma Einstellungen:

  1. Die Erstattung des Frühstücks / der Mahlzeit mit Abzug des Sachbezuges ist die derzeit günstigste Variante, dazu muss die Mahlzeitgestellung, i.d.R. die Hotelbuchung, durch den Arbeitgeber veranlasst werden und die Rechnung muss auf die Firma ausgestellt sein. Abzug ab 2012: 1,57 €, ab 01.01.2013: 1,60 €, ab 01.01.2014: 1,63 €, ab 01.01.2016: 1,67 €, ab 01.01.2017: 1,70 €, ab 01.01.2018: 1,73 €
  2. Liegt a. nicht vor, kann die Mahlzeit vom Arbeitgeber trotzdem erstattet werden, jedoch wird dem Mitarbeiter dafür 20% (Frühstück) bzw. 40% (Mittag- oder Abendessen) des Verpflegungsmehraufwandes (Tagespauschale) abgezogen. (Stand seit 2012: Abzug 4,80 € in Deutschland)
  3. Wenn das Frühstück extra ausgewiesen ist und dem Mitarbeiter nicht erstattet wird oder der Mitarbeiter kein Frühstück erhalten hat oder der Sachwert vom Mitarbeiter z.B. über die Lohnabrechnung versteuert wird, findet keine Erstattung und kein Abzug statt.
  4. Wenn Sie hier "wählbar" angeben, muss die Regel in jeder Abrechnung individuell bestimmt werden.

* Wie Ihre Firma den geldwerten Vorteil handhabt erfragen Sie bitte bei Ihrem Buchhalter oder Steuerberater. Bitte beachten Sie auch den Onexma Beratungsauschluss.

Normalerweise wird das Frühstück im Inland mit 19% MwSt. oder 0% MwSt. im Ausland erfasst. Bitte beachten Sie, dass Sie den Abzug für Mahlzeit im Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug eintragen müssen. Hierzu muss dies in den Stammdaten aktiviert sein (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen).

Steuerberatung / Rechtsberatung

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Onexma unterstützt Sie dabei, Ihre Spesen und Reisekosten selbst online abzurechnen und zu verwalten.

Onexma liefert keine Steuerberatung, sondern stellt nur ein technisches Hilfsmittel, mit dem Sie Ihre Abrechnungen eigenverantwortlich erstellen können. Bitte beachten Sie, dass zu bestimmten Sachverhalten und Vorgaben, wie und was Sie abrechnen können oder dürfen, Ihre persönliche Situation maßgeblich ist und üblicherweise Ihr Steuerberater zu Rate gezogen werden sollte.

Die Inhalte dieser Website, insbesondere steuerlicher Art wie Pauschalen und Umrechnungskurse, wurden mit größtmöglicher Sorgfalt recherchiert. Trotzdem übernimmt Onexma keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der dargestellten Informationen. Insbesondere sind die Informationen allgemeiner Art und stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen und stellen somit keine Steuerberatung dar.

Verpflegungsmehraufwand / Verpflegungspauschalen

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Die Pauschalsätze für Verpflegungsmehraufwand sind für alle Länder weltweit immer aktuell in Onexma hinterlegt und werden in zwei Fällen automatisch berechnet:

  1. Sie legen eine Reise-Abrechnung für einen kompletten Abwesenheitszeitraum an. Dabei geben Sie das Start-, das Enddatum sowie ein Land an, für den die Verpflegungs-/ Tagespauschalen dann automatisch in der Abrechnung erzeugt werden. In den erzeugten Positionen ist mit Anzahl, Betrag und Länderpauschale eindeutig nachvollziehbar, wie der Betrag berechnet wurde. Abzüge die ggf. für eine erhaltene Mahlzeit berücksichtigt werden müssen, werden in diesem Fall ebenfalls automatisch erzeugt, sobald in einer Position eine Mahlzeit angegeben wird.

  2. Sie legen eine Zeitraums- oder Monatsabrechnung an - hierbei wird noch keine Pauschale erzeugt. Sie haben aber nun in der Kategorie "Hinzufügen Verpflegung" eine zusätzliche Auswahl "Verpflegungsmehraufwand Tagespauschale", bei der Sie ebenfalls für einen oder mehrere Tage die Abwesenheit erfassen. Für diesen Zeitraum werden nun die entsprechenden Tagespauschalen automatisch berechnet und der Abrechnung hinzugefügt. Für mehrere Reisen innerhalb Ihres Abrechnungszeitraumes wiederholen Sie die Eingabe.

Bitte beachten Sie bei der Länderangabe:

Bei der Anlage einer Reise oder beim Ändern des Abrechnungskopfes müssen Sie ein Land angeben, für das Pauschalen gelten.

Bei einer Reise in mehrere Länder geben Sie immer das Land "- diverse" an. Sie werden dann innerhalb der Abrechnung in der Kategorie Verpflegung aufgefordert, für die entsprechenden Tage das jeweilige Land auszuwählen und zu speichern.

Die aktuell gültigen Pauschalen für die Reisekostenabrechnung finden Sie unter nachfolgendem Link.

Neue Funktionen 2017

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  • Ab sofort ist es (zunächst für Benutzer mit erweiterten Rechten wie Sachbearbeiter und Adminsitratoren) möglich den Login zusätzlich zum Passwort mit einer Zwei-Faktor Authentifizierung / Einmal-Passwort (TAN) bzw. Verifizierungscode auf Ihrem Handy abzusichern. Details im Menü Passwort.
  • Die neue App für Android wurde Mitte Februar veröffentlich und hat jetzt eine integrierte Foto-/Scan-Funktion.
  • Auf Android und einigen andren Mobilgeräten (WindowsPhone, Blackberry) kann man Datum und Uhrzeit jetzt wahlweise mit der Beriebssystem-Datumsauswahl bedienen. Da nicht alle Geräte diese Datumseingabe unterstützen, gibt es dort jetzt ein neues Menü "Mobil-Datumseingabe": Bitte testen Sie dort, ob Ihr Gerät die systemseitige Datumseingabe unterstützt und aktivieren es bei gefallen. In der App bleibt diese Einstellung gespeichert, im Browser muss diese Einstellung nach löschen der Cookies neu gespeichert werden. (Für iPhone und iPad wird dise Option schon immer von uns verwendet.)
  • In der Liste der Reisekosten ist ab sofort mit der Mehrfachauswahl ein schneller Export als xls/csv möglich.
  • Jedem Benutzer kann ab sofort ein eigenes Buchungs-/Verrechnungskonto für eine Firmenkreditkarte zugewiesen werden.
  • Das Löschen / Ändern von Genehmigern in den Benutzergruppen wurde übersichtlicher.
  • Die direkte Übertagung von Abrechnungen an die Buchhaltung ist jetzt für die ersten Systeme verfügbar, Details finden Sie unter Einstellungen -> Datenaustausch
  • Ab sofort ist die Schnittstelle zu lexoffice freigegeben. Für lexoffice müssen Sie Onexma einmalig mit Ihrem lexoffice Konto verknüpfen. Alle Abrechnungen können dann mit einem Klick an lexoffice übertragen werden. Im Tarif Business werden auch die angehängen Dokumente zu lexoffice übertragen. Details finden Sie unter Einstellungen -> Datenaustausch
  • Ab sofort ist im Tarif Business ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) nach dem BDSG möglich. Details im Menü Einstellungen -> Vertrag/Rechnungen oder auf Anfrage.
  • Es können nun Freigaben für Assistenten eingerichtet werden. Damit kann ein Mitarbeiter auch ohne erweiterte Rechte einem anderen den Zugriff auf seine Abrechnungen geben, damit dieser für ihn Reisekostenabrechnungen erstellen, bearbeiten und einreichen kann. Die Funktion befindet sich in der geschlossenen Testphase und kann auf Anfrage genutzt werden.

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