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Reisekostenabrechnung online

Workflow / Prozessschritte der Reisekostenabrechnung einrichten

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Ein einfacher Workflow / Genehmigungsprozess bzw. die Prozessschritte für die Reisekostenabrechnung können wie folgt aussehen:

  • Der Mitarbeiter erfasst seine Reisekostenabrechnung, scannt seine Belege - sofern Sie das wünschen - und reicht diese online ein.
  • Sein direkter Vorgesetzter oder der Kostenstellenverantwortliche wird automatisch benachrichtigt und prüft online die Abrechnung (und ggf. die beigefügten Belege) inhaltlich / sachlich, d.h. die Angaben zu Zeitraum, Ort, Zweck und ggf. die Höchstbeträge. In dieser Stufe muss keine Kenntnis oder Prüfung der steuerlichen Belange erfolgen. Bei Einwänden oder Rückfragen sendet er diese direkt im System an den Ersteller der Abrechnung, damit bleibt die Kommunikation transparent und revisionssicher mit der Abrechnung verknüpft. Bei Zustimmung wird er die Abrechnung genehmigen und der Buchhalter oder Sachbearbeiter wird automatisch informiert.
  • Dieser prüft im nächsten Schritt insbesondere die steuerlichen Belange, ändert ggf. die Abrechnung und bearbeitet Buchungslisten und/oder Zahlungsvorschläge. Nach Abschluss "genehmigt" er diesen Schritt oder schließt die Abrechnung ab.
  • Optional kann ein weiterer Mitarbeiter die Zahlung prüfen, die Weiterberechnung nach Zeitraum und Status der Abrechnungen bearbeiten.

Zur Einrichtung des o.g. Workflows gehen Sie wie folgt vor:

  1. Legen Sie einen Buchhalter oder Sachbearbeiter für die Prüfung der 2. Stufe mit mindestens Berechtigungsstufe 3 an oder ändern Sie für einen Benutzer die Berechtigung unter Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer bearbeiten.
  2. Legen Sie einen Vorgesetzten für die inhaltliche Prüfung mit mindestens Berechtigungsstufe 2 an oder ändern Sie seine Berechtigung unter Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer bearbeiten.
  3. Im Menü Einstellungen -> Mandant -> Genehmigungs-/Bearbeitungsprozess ändern Sie die Stufen auf "2"
  4. Weisen Sie den Genehmigungsschritten die o.g. Mitarbeiter zu.
  5. Geben Sie den Genehmigungsschritten einen Name, der den Benutzern im Unternehmen vertraut sind, diese werden zukünftig für alle Formulare, Benachrichtigungen und Ausdrucke verwendet.
  6. Zuletzt legen Sie die Mitarbeiter an oder weisen diesen einen Vorgesetzten zu, sofern dieser nicht identisch mit dem Genehmiger der 1. Stufe ist.

Erfassung von Kennzeichen und Kilometerstand

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Rechtlich ist Kennzeichen und km-Stand nur beim Fahrtenbuch, nicht aber bei der Reisekostenabrechnung vorgeschrieben, wenn Sie diese Daten trotzdem erfassen wollen/sollen, können Sie das Notizfeld dafür nutzen oder in der Gruppenverwaltung das Fahrzeugmanagement aktivieren.

Keine Installation und keine Updates

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Onexma ist eine reine Onlinelösung mit leicht verständlichen Apps für iPhone, iPad und Android. Alle Kurse und Pauschalen werden automatisch aktualisiert. Eine lokale Installation ist nicht notwendig. Alle Pauschalwerte und Währungskurse werden automatisch aktualisiert oder von uns gepflegt, dadurch entfällt für Sie jegliches Update, Aktualisierung oder Pflegeaufwand.

Pauschalen für Österreich (Reisegebührenverordnung / RGV)

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Für Österreich sind die gesetzlichen Pauschalsätze der Reisegebührenverordnung für Dienstreisen (bzw. gemäß Lohnsteuerrichtlinien) standardmäßig in Onexma hinterlegt. Sie können so alle Funktionen der Onexma-Lösung nutzen, insbesondere die Währungsumrechnung, das Genehmigungsverfahren, ggf. die Projekt-/Kunden-/Kostenstellenzuordnung, die Weiterverrechnung und den Vorsteuerabzug.

Bevor Sie mit der Erfassung von Abrechnungen beginnen prüfen Sie bitte Ihre Grundeinstellungen unter Einstellungen -> Abrechnungseinstellungen: Falls nicht bereits vorgegeben wählen Sie als Regel für Pauschalen bitte unbedingt "Oesterreich-RGV" und bei Frühstücksregel "b. Pauschale".

Die Sätze sind identisch mit der Reisekostenverordnung für Beamte und vielen Tarif-/Rahmenverträgen in Österreich. Die Tagespauschalen basieren meist auf der Lohnsteuerrichtlinie, teilweise weichen aber einige Randbedingungen (Fahrtenbuch, Mittelpunkt, Dauer der Gültigkeit, ...) ab.

Ab 2016 trennt Onexma die inländischen und ausländischen Verpflegungspauschalen nach Stunden (Abrechnung zuvor tageweise). Bitte erfassen Sie daher auch bei Auslandsreisen immer zuerst den gesamten Reisezeitraum mit dem Inlandssatz und dann zusätzlich die Zeiten, in denen Sie sich im Ausland aufgehalten haben.

Bitte beachten Sie: Gemäß Reisegebührenverordnung gibt es einige Höchtsdauern und -Sätze für die Anwendbarkeit, so ist z.B. die steuerfreie Abrechnung des km-Geldes auf 30.000 km pro Jahr begrenzt, außerdem ist ein Fahrtenbuch vorgeschrieben, welches Onexma derzeit nicht zur Verfügung stellt. Die Wirtschaftskammer Österreich schreibt dazu auf wko.at: "Der Nachweis ist auch durch entsprechend exakt geführte Reisekostenabrechnungen bzw. Reiseberichte möglich." Im Zweifel fragen Sie Ihren steuerlichen Berater, wie Sie den Nachweis für Kilometergelder erbingen. Für die Anwendbarkeit von Tagesgeldern (insbesondere im Nahbereich) sowie bezüglich der Überanchtungs- und Frühsstücksstellung gibt es Einschränkungen. Details sind nachzulesen auf der Seite des Bundesministerium für Finanzen: www.bmf.gv.at: Lohnsteuerberechnung durch den Arbeitgeber, Abs. Dienstreisen

Onexma liefert keine Steuerberatung sondern stellt nur ein technisches Hilfsmittel, mit dem Sie Ihre Abrechnungen eigenverantwortlich erstellen können. Bitte beachten Sie, dass zu bestimmten Sachverhalten und Vorgaben, wie und was Sie abrechnen können oder dürfen, Ihre persönliche Situation maßgeblich ist und üblicherweise Ihr Steuerberater zu Rate gezogen werden sollte.

Neue Funktionen 2014

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Reisekosten

  • Beim Hochladen von Dokumenten können nun mehrere Dateien gleichzeitig ausgewählt und übertragen werden.
  • Es wurden 30 weitere Währungen in die tägliche Aktualisierung aufgenommen, u.a. Afghanischer Afghani, Äthiopischer Birr, Aruba-Florin, Barbados-Dollar, Jemen-Rial, Ukrainischer Hrywnja
  • Zusätzliche Kostenarten hinzugefügt: Bildung, Snacks, Geschenke, Arbeitsmittel
  • Die Benachrichtigung für zu genehmigende Reisekostenabrechnungen kann vom Benutzer nun selbst ausgewählt werden unter Einstellungen -> Stammdaten -> Benachrichtigung. Es jeweils der Zeitraum seit Fälligkeit eines Antrages in Tagen einstellbar.
  • Für jeden Benutzer kann jetzt ein abweichender Empfänger der Abrechnungen eingetragen werden. Einstellungen -> Mandant -> Benutzer bearbeiten -> Anschrift -> Empfänger abweichend (Funktion muss aktiviert sein unter Optionen).
  • Die Sortierung der Anlagen beim gleichzeitigen Hochladen wurde verbessert und erfolgt jetzt alphanumerisch nach Dateiname.
  • In der Übersicht aller Reisekostenabrechnungen kann jetzt der Status für mehrere Abrechnungen gleichzeitg geändert werden.
  • Im Mandant des Business-Tarifes sind jetzt neue Optionen möglich:
    - Empfängeradresse je User abweichend
    - Dokumentanhang je Reisekosten-Position erlaubt
    - Dokumentanhang nur je Reisekosten-Position erlaubt (wichtig für DATEV-Dokumentarchiv)
    Details unter Einstellungen -> Firma/Mandant -> Einstellungen -> Optionen.
  • Zusätzliche Kostenarten hinzugefügt bei Bewirtung: Trinkgeld, Catering, Teammeeting
  • Die Erkennung von Dokumenten bei der Funktion EMail-to-Archiv wurden verbessert. PDF-Dateien mit unterschiedlichen Seitengrößen werden jetzt richtig verarbeitet, große Bilddateien werden nun in Graustufen verkleinert und an A4 angepasst. TIF-Formate werden auf Wunsch* akzeptiert und u.a. für den Export bereitgestellt. Bitte wenden Sie sich bei Interesse an den Support. (*Einschränkungen bei der Druckausgabe)

Druckoptionen

  • Im Mandant des Business-Tarifes ist jetzt ein Logo für die Webansicht und den PDF-Druck getrent einstellbar unter Einstellungen -> Firma/Mandant -> Einstellungen -> Logo upload.
  • Neue Druckoptionen sind verfügbar, u.a. Abrechnungsnummer im Kopf verbergen, Steuerspate, Summenzeile und Genehmigungsvermerk im PDF drucken/verbergen, Notizfeld in Tabellen drucken anstatt darunter
  • Abrechnungen können jetzt auch ohne Prozess per E-Mail weitergeleitet werden, allerdings ändert sich dadurch nicht der Status und es ist keine Genehmigung möglich.

Neue Funktionen Benutzergruppen / Gruppenverwaltung

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  • Mit den Benutzergruppen ist es möglich mehrere Genehmiger für einen Genehmigungs-/Workflowschritt zuzulassen und für jede Gruppe eine andere Anzahl Schritte vorzugeben.
  • Für jede Benutzergrupe kann eine unterschiedliche Bezeichnung für die Genehmigungs-/Workflowschritte vergeben werden.
  • Für jede Benutzergrupe kann ein individueller Hilfetext, der nach dem Login oder beim Anlegen einer Reisekostenabrechnung angezeigt wird hinterlegt werden.
  • Für Benutzergruppen können ab sofort ein abweichender Firmenname sowie eine abweichende Empfängeradresse für den PDF-Druck angegeben werden.

Zürich, München, Barcelona – Netcentric reist mit onexma.com

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Netcentric Logo Die Gründe für die Entscheidung beschreibt Dr. Frank Klinkhammer, CEO der Netcentric AG, so: „onexma.com hat uns sofort beeindruckt. Das System ist flexibel, universell und auch mit mobilen Eingabegeräten ganz einfach zu bedienen. Und unsere Kolleginnen und Kollegen fanden die Software total cool. Das ist das höchste Lob, das Sie von unseren IT-Experten je hören werden.“

„Gute und einfache Reisekostenabrechnung

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Siebeck logo „Wir haben eine gute und einfache Möglichkeit gesucht Reisekostenabrechnungen und Urlaubsplanung zu verwalten und haben diese in Onexma gefunden.“ Siebeck GmbH

Reports / Reporting

Onexma provides you with all the entered and calculated data in form of comprehensive reports, lists, and as export. See menu Reporting -> Extended -> Export

Controlling: You can retrieve reports in menu item totals per employee and cost type by month and year, as well as totals for each employee, project, client, and cost centre. In addition, you have a drill down to individual documents with the corresponding mappings.

Accounting / Payments: In the menu 'All billings', you will find posting lists for each billing or each month with a breakdown by type of cost and tax rates as a sum list. If your staff is booked as creditor, you will additionally receive the booking list with grouping by employee, cost types, and tax rates.

You also receive the payment proposal list in two formats: as a sum list of monthly totals (with export to online banking in SEPA format) and as a payment proposal list of individual invoices.

For other lists or export formats, use the function Own reports or export.

Own reports: Here, you have different report templates that generate reports (also with individual filters) as a PDF or (HTML) table. Not all report templates are available in all formats. Especially in PDF format, lists with many columns are often not presentable.

Export: There are also different report templates for export, which create the files in csv / excel format for you. These are also combined with individual filters and can be used for different purposes and applications. Templates for the csv export are often also available in table form, so that you can comfortably generate a preview before the export.

Own report templates: If you need a custom format as a report template or for export, we can create a template according to your needs, please contact our support for this.

Setting up workflow / process steps of travel expenses

A simple workflow / approval process or the process steps for the travel expenses can be as follows:

  • The employee enters his travel expenses, scans his documents - if you wish - and submits them online.
  • His immediate supervisor or the cost centre manager is automatically notified and checks the billing (and any accompanying documents) online for content and facts, i.e. the information on the time period, place, purpose, and if necessary, the maximum amounts. At this stage, no knowledge or examination of the tax issues has to happen. If there are concerns or questions, he sends them directly through the system to the creator of the billing, which keeps the communication transparent, auditable, and linked with the billing. If he agrees, he will approve the billing and the accountant or administrator is automatically notified.
  • He then, in the next step, checks the tax concerns in particular and, if necessary, changes the billings and edited book lists and / or payment proposals. After completion, he "approves" this step and completes the billing.
  • Optionally, another employee can check the payment and edit the further calculation according to the period of time and status of billings.

To set up the above mentioned workflows, you have to do the following:

  1. Create an accountant or clerk for the examination of the second stage with at least authority level 3 or change authorisations under Settings -> Users -> Edit User for a user.
  2. Create a supervisor for the content examination with a minimum authority level 2 or change his authorisations under Settings -> Users -> Edit User.
  3. Change the steps to "2" in the menu Settings-> Client -> Approval process / process chain
  4. Assign the approval process to the above-mentioned employees.
  5. Give the steps of the approval process names that are familiar to the users in the company, which will be used in the future for all forms, notifications, and print outs.
  6. Finally, create new users for employees or assign them to a supervisor if this is not the same as the approver of stage 1.

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