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Verpflegung

Versteuerung, zu versteuernde Positionen (3-Monats-Regel)

Zu versteuernde Positionen können in der Reisekostenabrechnung direkt vermerkt werden. Für den Fall, dass Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet werden, im Rahmen der Lohnabrechnung aber versteuert werden müssen, bietet Onexma ein einfaches Formular sowie einen übersichtlichen Report als PDF, der auch als Beleg/Bescheinigung für die Lohnsteuer genutzt werden kann.

Typische Anwendungsfälle sind die 3-Monatsregel (Dreimonatsfrist, Dreimonatsregelung), die Erstattung von Verpflegungspauschalen über den gesetzlich steuerfreien Pauschalen, Abrechnung von Fahrtkosten mit dem Privatfahrzeug per km-Abrechnung mit höherem km-Satz als steuefrei, Erstattung von Mahlzeiten ohne Pauschalabzug oder Abzug des Sachwertbezuges oder jegliche Zahlung von Leistungen, die einen geldwerten Vorteil darstellen.

Um die Spesenabrechnung für den einzelnen Benutzer so einfach wie möglich zu gestalten, ist die Versteuerung erst nach der Einreichung der Abrechnung sichtbar. Der Genehmiger, Sachbeabeiter oder Administrator können die entsprechnden Positionen über ein einfaches Häckchen markieren (Menü Bearbeiten -> zu versteuern).

Im Berichtswesen (Menü Berichte -> Steuerberichte) können Sie die Versteuerung als Monats- oder Jahresbericht im PDF-Format abrufen, dabei wird Ihnen in einem Vorgang wahlweise auch für alle Mitarbeiter ein entsprechender Nachweis generiert. Nach dem Schliessen der Reisekostenabrechnung ist die Versteuerung nicht mehr änderbar.

Zur Nutzung der 3-Monats-Regel muss im Mandant mindestens ein 1-stufiger Genehmigungs- bzw. Workflow-Prozess definiert sein. Diese Vorgehensweise ist unabhängig von der Nutzung (und automatischen Berechnung) des Pauschalabzuges bzw. Sachbezugsabzuges direkt bei den Reisekosten.

Einstellungen und Vorgaben für die Schweiz

Für die Schweiz können Sie alle Funktionen der Onexma-Lösung nutzen, insbesondere die Währungsumrechnung, das Genehmigungsverfahren, ggf. die Projekt-/Kunden-/Kostenstellenzuordnung, die Weiterverrechnung und den Vorsteuerabzug.

Lediglich die Übernachtungspauschalen und Verpflegungspauschalen werden nicht automatisch berechnet und müssen wie ein normaler Beleg erfasst werden. Da es in der Schweiz keine gesetzlichen Vorgaben gibt und viele Spesenreglements individuell oder branchenspezifisch festgestellt werden, hat Onexma hier keine Regel vorgegeben.

Bevor Sie mit der Erfassung von Abrechnungen beginnen legen Sie bitte Ihre Grundeinstellungen fest unter Einstellungen -> Abrechnungseinstellungen

Insbesondere legen Sie bitte die Währung und den Erstattungsbetrag je km für die Pkw-Erstattung fest.

Wichtig: Falls nicht bereits vorgegeben wählen Sie als Regel für Pauschalen bitte unbedingt "none/keine" und bei Frühstücksregel ebenfalls "no".

Private Übernachtungen / Übernachtungspauschalen erfassen Sie wie einen Hotelbeleg mit 0% Steuer.
Für Verpflegungskosten nutzen Sie immer die Belegart Verpflegung -> Mahlzeit und geben "Keinen Abzug" (Standardvorgabe) an.

Möchten Sie automatisch berechnete Verpflegungspauschalen oder Übernachtungspauschalen nutzen, wenden Sie sich bitte an unseren Support, der eine individuelle Regel für Sie erstellt.
Telefon 044 500 86 79

Eigene Pauschalsätze / Abweichende Verpflegungsmehraufwendungen

Im Tarif Business können Sie für Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungspauschalen und km-Pauschalen mandantenspezifische Regeln nutzen, die auch in einer beliebigen Währung angegeben sein können. Wenn Sie dies nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an den Support.

Eine Liste der aktuellen Pauschalsätze finden Sie unter nachfolgendem Link.

Im Tarif Home sind keine abweichenden Werte für Pauschalen möglich.

Neue Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen

Das Bundesministerium der Finanzen hat im Schreiben vom 11.11.2013 die "Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2014" und damit insbesondere die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen angepasst.

Die neuen Verpflegungspauschalen (Tagespauschalen) und Pauschbetrag für Übernachtungskosten (Übernachtungspauschalen) werden in Onexma jewiels zeitnah aktualisiert und werden für Reisen ab dem 01.01. automatisch verwendet.

Folgend die vollständige Liste der Auslandspauschalen
Verpflegungsmehraufwendungen ab 01.01.2014 finden Sie hier
Verpflegungsmehraufwendungen ab 01.01.2015 finden Sie hier
Verpflegungsmehraufwendungen ab 01.01.2016 finden Sie hier
Verpflegungsmehraufwendungen ab 01.01.2017 finden Sie hier
Verpflegungsmehraufwendungen ab 01.01.2018 finden Sie hier

Neue Funktionen 2016

Reisekosten

  • Für die Berichtserstellung der Zuordnungen nach Projekt, Kunde oder Kostenstelle wird als Absender des PDF-Berichtes jetzt die alternative Adresse je Benutzergruppe verwendet. Außerdem ist der Filter nicht nur nach Mitarbeiter sondern auch je Benutzergruppe möglich.
  • Für Österreich (Reisegebührenverordnung / RGV): Ab 2016 trennt Onexma die inländischen und ausländischen Verpflegungspauschalen nach Stunden (Abrechnung zuvor tageweise). Bitte erfassen Sie daher auch bei Auslandsreisen immer zuerst den gesamten Reisezeitraum mit dem Inlandssatz und dann zusätzlich die Zeiten, in denen Sie sich im Ausland aufgehalten haben.

Drei-Monats-Regel

  • Sie werden jetzt auf Verpflegungspauschalen hingewiesen, wenn diese unter die 3-Monats-Regel (Dreimonatsfrist, Dreimonatsregelung) fallen. Der Hinweis erscheint in jeder Abrechnung bei der Prüfung / Bearbeitung. Voraussetzung ist die Zuordnung von Kunden oder Projekten!
  • Zusätzlich können Sie im Menü Berichte alle potentiellen Abrechnungen einsehen können. In der Liste kann eine Unterbrechung von einem Monat leider nicht erkannt werden, daher sehen Sie in der Detailansicht (Icon am Ende der Zeile) die fraglichen Tage nach Woche gegliedert mit den entsprechenden Abrechnungs- und Positionsnummern. Positionen die bereits als "zu versteuern" markiert sind, werden nicht berücksichtigt.

Verwaltung

Zusatzleistungen wie individuelle Berichtsanpassungen, Datenimport, Online-Schulungen etc. können jetzt direkt im Bereich Einstellungen -> Vertrag zum Festpreis gebucht werden. Alle Serviceleistungen werden zum Festpreis bzw. für 19,50 € je 15 Minuten abgerechnet.

Trinkgeld / Tipp

Trinkgeld enthält keine Mehr-/Vorsteuer, daher muss dies als seperate Position erfasst werden. Fügen Sie in der Kategorie Verpflegung -> Mahlzeit oder in der Kategorie Sonstiges eine neue Position ein und setzen Sie die Steuer auf 0%.

Pauschalen für Österreich (Reisegebührenverordnung / RGV)

Für Österreich sind die gesetzlichen Pauschalsätze der Reisegebührenverordnung für Dienstreisen (bzw. gemäß Lohnsteuerrichtlinien) standardmäßig in Onexma hinterlegt. Sie können so alle Funktionen der Onexma-Lösung nutzen, insbesondere die Währungsumrechnung, das Genehmigungsverfahren, ggf. die Projekt-/Kunden-/Kostenstellenzuordnung, die Weiterverrechnung und den Vorsteuerabzug.

Bevor Sie mit der Erfassung von Abrechnungen beginnen prüfen Sie bitte Ihre Grundeinstellungen unter Einstellungen -> Abrechnungseinstellungen: Falls nicht bereits vorgegeben wählen Sie als Regel für Pauschalen bitte unbedingt "Oesterreich-RGV" und bei Frühstücksregel "b. Pauschale".

Die Sätze sind identisch mit der Reisekostenverordnung für Beamte und vielen Tarif-/Rahmenverträgen in Österreich. Die Tagespauschalen basieren meist auf der Lohnsteuerrichtlinie, teilweise weichen aber einige Randbedingungen (Fahrtenbuch, Mittelpunkt, Dauer der Gültigkeit, ...) ab.

Ab 2016 trennt Onexma die inländischen und ausländischen Verpflegungspauschalen nach Stunden (Abrechnung zuvor tageweise). Bitte erfassen Sie daher auch bei Auslandsreisen immer zuerst den gesamten Reisezeitraum mit dem Inlandssatz und dann zusätzlich die Zeiten, in denen Sie sich im Ausland aufgehalten haben.

Bitte beachten Sie: Gemäß Reisegebührenverordnung gibt es einige Höchtsdauern und -Sätze für die Anwendbarkeit, so ist z.B. die steuerfreie Abrechnung des km-Geldes auf 30.000 km pro Jahr begrenzt, außerdem ist ein Fahrtenbuch vorgeschrieben, welches Onexma derzeit nicht zur Verfügung stellt. Die Wirtschaftskammer Österreich schreibt dazu auf wko.at: "Der Nachweis ist auch durch entsprechend exakt geführte Reisekostenabrechnungen bzw. Reiseberichte möglich." Im Zweifel fragen Sie Ihren steuerlichen Berater, wie Sie den Nachweis für Kilometergelder erbingen. Für die Anwendbarkeit von Tagesgeldern (insbesondere im Nahbereich) sowie bezüglich der Überanchtungs- und Frühsstücksstellung gibt es Einschränkungen. Details sind nachzulesen auf der Seite des Bundesministerium für Finanzen: www.bmf.gv.at: Lohnsteuerberechnung durch den Arbeitgeber, Abs. Dienstreisen

Onexma liefert keine Steuerberatung sondern stellt nur ein technisches Hilfsmittel, mit dem Sie Ihre Abrechnungen eigenverantwortlich erstellen können. Bitte beachten Sie, dass zu bestimmten Sachverhalten und Vorgaben, wie und was Sie abrechnen können oder dürfen, Ihre persönliche Situation maßgeblich ist und üblicherweise Ihr Steuerberater zu Rate gezogen werden sollte.

Flexibel, schnell und einfach – Warum EPI-USE-Labs Onexma nutzt

EPI-USE Logo Die EPI-USE Gruppe ist ein weltweites Software- und Beratungsunternehmen im Umfeld von SAP HR. Aufgrund umfangreicher Anforderungen aus unterschiedlichen Tochtergesellschaften entschied man sich bei der Reisekostenabrechnung für onexma.com. Henrik Stammer, Geschäftsführer der Epi-Use Labs GmbH, erinnert sich: „Die Produktbeschreibung von onexma.com klang vielversprechend. Wie gut das System tatsächlich ist, ahnten wir damals allerdings nicht.“

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