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Dokumentarchiv

Dokumentarchiv / Eingescannte Belege

Im Tarif Business haben Sie die Möglichkeit eingescannte Belege direkt einer Abrechnung beizufügen. Die Belege stehen dann innerhalb der Abrechnung online zur Verfügung z.B. zur Prüfung durch den Vorgesetzten.

Zusätzlich können Sie die Abrechnung inklusive der Belege als PDF Datei drucken.*

Sie können Belege auch bereits vor Erfassung der Abrechnung hochladen und diese dann später einer neuen Abrechnung zuordnen.

Als zusätzlichen Service bietet Ihnen Onexma die Belege per E-Mail an Ihren Benutzeraccount zu senden (Mail-to-Archiv **). Dies ist u.a praktisch, wenn Sie Unterwegs mit dem Handy oder Tabletcomputer (Android, iPhone, iPad aber auch Blackberry, Nokia, Windowas Mobile, Windows Phone, Symbian, Samsung) ein Foto von einer Quittung machen und diese direkt weiterleiten möchten. Hierfür hat Ihr Benuteraccount bei Onexma eine persönliche E-Mail, die Sie unter Einstellungen -> Archiv einsehen können.

In der Regel werden die eingehenden Dokumente alle 5 Minuten verarbeitet. Sie werden benachrichtigt sobald Ihre Dokumete bereitstehen. Nachts ab 24 Uhr werden die Dokumente alle 15 Minuten verarbeitet.

Bitte beachten Sie die Regeln für das Mail-to-Archiv
  • Die maximale Größe einer Datei beträgt 2,5 MB.
  • Die maximale Größe einer E-Mail beträgt 20 MB.
  • Sie können Scans auch als PDF einsenden, diese dürfen auch mehrseitig sein.
  • Die Verarbeitung geschieht wesentlich schneller, wenn Sie Belege nur mit 300 dpi scannen und sehr große Belege (mehrseitig, A4) als Graustufen oder s/w scannen.

Bitte beachten Sie, dass für nach deutschem Recht oft der Originalbeleg benötigt wird, daher sollten Sie die Originalbelege zusätzliche aufbewahren oder mit Ihrer Buchhaltung/ Stuerberater abklären, wie in Ihrem Fall vorzugehen ist.

* Bei einigen PDF Dateien kommt es vor, dass diese komprimiert oder verschlüsselt sind und nicht in die Abrechnung eingebunden werden können. In diesem Fall wird die Abrechnung ohne das betreffende PDF erzeugt und Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail.

** Die Anhänge von E-Mails sind oft unterschiedlich formatiert, was zu Problemen führen kann. Obwohl uns derzeit nur ein Problem mit MS Outlook bekannt ist, schließen wir für die Funktion Mail-to-Archiv die Gewährleistung aus. Bestimmte (seltene) Konfigurationen von Outlook 2007/2010 erzeugen als Anhang eine winmail.dat Es ist dann notwenig Ihr Outlook anzupassen: Lösung bei Microsoft Support