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Verpflegung

Reisekostenreform 2014 - 2015

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Die Reisekostenreform 2014 wurde mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20. Februar 2013 beschlossen und am 30.10.2013 vom Bundesministerium der Finanzen im "BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014" erläutert.

Am 24.10.2014 hat das BMF ein aktualisiertes Schreiben zur Anwendung der Reisekostenreform veröffentlicht: "Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014 (ersetzt das Schreiben vom 30. September 2013)" erläutert.

Die Reisekostenreform zum 01.01.2014 umfasst u.a. Regeln zur Definition der ersten Tätigkeitsstätte, neue Pauschsätze für Verpflegungsmehraufwendungen, der Dreimonatsfrist, der Pauschalbesteuerung von gezahlten Verpflegungsmehraufwendungen, die Bescheinigungspflicht „M“, zur doppelten Haushaltsführung und 48-Monatsfrist für Unterkunftskosten bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit im Inland.

Nicht alle Regeln betreffen die typische 1- oder mehrtägige Geschäftsreise, daher hier nur einige Auszüge der Neureglungen. Den kompletten Text des Schreibens des BMF können Sie hier herunterladen.

Die aktualisierten Pauschalen für die Verpfelgungsmehraufwendungen ab 01.01.2015 finden Sie hier.

Eintägige Auswärtstätigkeiten im Inland

Statt drei Zeitstufen der Abwesenheit für die Verpflegungsmehraufwendungen werden ab 01.01.2014 nur noch zwei Zeitstufen verwendet, d.h. im Inland kann schon ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 12 Euro berücksichtigt werden.

An- und Abreisetag

Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils 12 Euro als Werbungskosten berücksichtigt bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Insoweit ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antritt.

Abzug für Mahlzeiten / Sachbezugswert

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Verpflegungsmehraufwand / Verpflegungspauschalen

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Die Pauschalsätze für Verpflegungsmehraufwand sind für alle Länder weltweit immer aktuell in Onexma hinterlegt und werden in zwei Fällen automatisch berechnet:

  1. Sie legen eine Reise-Abrechnung für einen kompletten Abwesenheitszeitraum an. Dabei geben Sie das Start-, das Enddatum sowie ein Land an, für den die Verpflegungs-/ Tagespauschalen dann automatisch in der Abrechnung erzeugt werden. In den erzeugten Positionen ist mit Anzahl, Betrag und Länderpauschale eindeutig nachvollziehbar, wie der Betrag berechnet wurde. Abzüge die ggf. für eine erhaltene Mahlzeit berücksichtigt werden müssen, werden in diesem Fall ebenfalls automatisch erzeugt, sobald in einer Position eine Mahlzeit angegeben wird.

  2. Sie legen eine Zeitraums- oder Monatsabrechnung an - hierbei wird noch keine Pauschale erzeugt. Sie haben aber nun in der Kategorie "Hinzufügen Verpflegung" eine zusätzliche Auswahl "Verpflegungsmehraufwand Tagespauschale", bei der Sie ebenfalls für einen oder mehrere Tage die Abwesenheit erfassen. Für diesen Zeitraum werden nun die entsprechenden Tagespauschalen automatisch berechnet und der Abrechnung hinzugefügt. Für mehrere Reisen innerhalb Ihres Abrechnungszeitraumes wiederholen Sie die Eingabe.

Bitte beachten Sie bei der Länderangabe:

Bei der Anlage einer Reise oder beim Ändern des Abrechnungskopfes müssen Sie ein Land angeben, für das Pauschalen gelten.

Bei einer Reise in mehrere Länder geben Sie immer das Land "- diverse" an. Sie werden dann innerhalb der Abrechnung in der Kategorie Verpflegung aufgefordert, für die entsprechenden Tage das jeweilige Land auszuwählen und zu speichern.

Die aktuell gültigen Pauschalen für die Reisekostenabrechnung finden Sie unter nachfolgendem Link.

Verpflegungsmehraufwand / Tages-, Nachtpauschalen im Flugzeug

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Sie rechnen für eine Reise Verpflegungspauschalen ab, haben aber ein oder mehrere Nächte / Tage im Flugzeug verbracht: Um diesen Fall zu erfassen gibt es ein Land LUFTRAUM (AIRSPACE), siehe §9 EStG bzw. Lohnsteuerhandbuch 3 Lohnsteuerrichtline / Lohnsteuerhandbuch R 9.6 Abs. 3. Dazu erfassen Sie eine Reise-Abrechnung mit dem Land "- diverse" bzw. ändern im Abrechnungskopf das Land auf "- diverse" (erste Position in der Länderliste) und als Zeitraum geben Sie die komplette Abwesenheit an.

Nach dem Ändern werden die Tagespauschalen gelöscht und ersetzt bzw. bei der Neuanlage werden leere Positionen erzeugt, in die Sie für jeden Tag das entsprechende Land eingeben. Dort können Sie dann auch LUFTRAUM verwenden.

Frühstücksregel / Regel für Mahlzeitenabzug

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Onexma berechnet automatisch den Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug nach der Pauschalregel oder als Abzug des Sachbezugswertes. Alle Pauschalen werden von uns automatisch aktualisiert.

Der Abzug kommt immer dann zum Tragen, wenn Sie Verpflegungsmehraufwand abrechnen und Mahlzeiten von der Firma erstattet bekommen. Der Wert der erstatteten Mahlzeit stellt einen geldwerten Vorteil gemäß Lohnsteuer-Durchführungsverordnung dar. Geldwerte Vorteile müssen in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Zur Vereinfachung können diese aber bereits in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden. * (siehe unten)

Hierfür gibt es zwei Ansätze:

  • Den Abzug des Pauschalbetrages von 20% für Frühstück und je 40% für Mittagessen und Abendessen bezogen auf den 24-Stunden Betrag der Verpflegungsmehraufwendungen.
  • Den Abzug des Sachwertes, was seit 2011 erleichtert nutzbar ist und in vielen Fälen die günstigere Variante ist. Bitte beachten Sie die geänderte Regel ab 01.01.2014

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Auswahl / Vorgabe bei den Onexma Einstellungen:

  1. Die Erstattung des Frühstücks / der Mahlzeit mit Abzug des Sachbezuges ist die derzeit günstigste Variante, dazu muss die Mahlzeitgestellung, i.d.R. die Hotelbuchung, durch den Arbeitgeber veranlasst werden und die Rechnung muss auf die Firma ausgestellt sein. (Für 2012: Abzug 1,57 €, ab 01.01.2013: 1,60 €, ab 01.01.2014: 1,63 €)
  2. Liegt a. nicht vor, kann die Mahlzeit vom Arbeitgeber trotzdem erstattet werden, jedoch wird dem Mitarbeiter dafür 20% (Frühstück) bzw. 40% (Mittag- oder Abendessen) des Verpflegungsmehraufwandes (Tagespauschale) abgezogen. (Stand seit 2012: Abzug 4,80 € in Deutschland)
  3. Wenn das Frühstück extra ausgewiesen ist und dem Mitarbeiter nicht erstattet wird oder der Mitarbeiter kein Frühstück erhalten hat oder der Sachwert vom Mitarbeiter z.B. über die Lohnabrechnung versteuert wird, findet keine Erstattung und kein Abzug statt.
  4. Wenn Sie hier "wählbar" angeben, muss die Regel in jeder Abrechnung individuell bestimmt werden.

* Wie Ihre Firma den geldwerten Vorteil handhabt erfragen Sie bitte bei Ihrem Buchhalter oder Steuerberater. Bitte beachten Sie auch den Onexma Beratungsauschluss.

Normalerweise wird das Frühstück im Inland mit 19% MwSt. oder 0% MwSt. im Ausland erfasst. Bitte beachten Sie, dass Sie den Abzug für Mahlzeit im Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug eintragen müssen. Hierzu muss dies in den Stammdaten aktiviert sein (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen).

Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug

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Bei einer Reisekostenabrechnung wird das Frühstück automatisch berechnet, wenn dies in den Stammdaten aktiviert ist (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen). Zur Erfassung des Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug benutzen Sie bitte das Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug.

Je nach Vorgabe in Ihren Abrechnungs-Einstellungen werden als Pauschalabzug für ein Frühstück 20% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit bzw. für ein Mittagessen oder Abendessen jeweils 40% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit abgezogen oder der nachfolgend genannte Sachbezugswert.

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Die Sachbezugswerte für 2012 betrugen:
Frühstück: 1,57 Euro, Mittagessen: 2,87 Euro, Abendessen: 2,87 Euro

Ab 01.01.2013 gelten folgende leicht geänderte Werte:
Frühstück: 1,60 Euro, Mittagessen: 2,93 Euro, Abendessen: 2,93 Euro

Ab 01.01.2014 gelten folgende leicht geänderte Werte:
Frühstück: 1,63 Euro, Mittagessen: 3,00 Euro, Abendessen: 3,00 Euro

Neue Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen

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Das Bundesministerium der Finanzen hat im Schreiben vom 11.11.2013 die "Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2014" und damit insbesondere die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen angepasst.

Die neuen Verpflegungspauschalen (Tagespauschalen) und Pauschbetrag für Übernachtungskosten (Übernachtungspauschalen) werden in Onexma jewiels zeitnah aktualisiert und werden für Reisen ab dem 01.01. automatisch verwendet.

Die vollständige Liste der Verpflegungspauschalen ab 01.01.2014 können Sie hier herunterladen.
Die aktualisierten Pauschalen für die Verpfelgungsmehraufwendungen ab 01.01.2015 finden Sie hier.