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Fahrtkosten

Neue Abrechnung anlegen

Zur Erfassung der Reisekosten haben Sie die Wahl aus verschiedenen Abrechnungsarten:

  • Für die typische Reise mit Abrechnung von Verpflegungsgeld und Übernachtungen empfehlen wir die Reiseabrechnung, da hier alle Pauschalen vollautomatisch berechnet werden. Ggf. müssen Sie noch den Mahlzeitenabzug unter "Verpflegung -> Mahlzeitenabzug" eintragen. Wenn Sie eine Reise in unterschiedliche Länder erfassen oder nicht für alle Tage einer Reise die Verpflegungspauschale abrechnen möchten, müssen Sie die Reise mit der Landesangabe "-diverse" anlegen und danach für jeden Tag das Land auswählen.

  • Wenn Sie innerhalb eines Monats Auslagen (u.a. Telefon, Parken, Kraftstoff) abrechnen wollen oder regelmäßig nur kurze Reisen abrechnen wollen, empfehlen wir die Monatsabrechnung, damit erhalten Sie nicht für viele einzelne Reisetage eine eigene Abrechnung, sondern eine Sammelrechnung. Den Verpflegungsmehraufwand tragen Sie dann für die jeweiligen Tage im Bereich "Verpflegung -> Verpflegungsmehraufwand" ein und ggf. den Mahlzeitenabzug unter "Verpflegung -> Mahlzeitenabzug".

  • Wenn Sie sich etwas Erfahrung haben, können Sie auch die Zeitraums-Abrechnung nutzen, diese empfiehlt sich für monatsübergreifende Geschäftsreisen, zur Abrechnung von Auslagen über einen längeren Zeitraum, eine Wochenabrechnung oder z.B. eine Projektabrechnung.

Wählen Sie zuerst die Abrechnungsart, Sie erhalten dann das entsprechende Formular und nur die dort benötigten Felder. Je nachdem, welche Angaben Sie machen, werden Ihnen im nächsten Schritt die notwendigen Angaben abgefragt. Je mehr Angaben Sie im Anlegen Assistent machen, umso schneller geht es im nächsten Schritt, da viele Daten dann bereits übernommen wurden.

Länderangabe bei mehreren Ländern: diverse

Wenn Sie eine Reise für nur ein Land anlegen, sparen Sie sich zukünftig das Ausfüllen des Landes. Wenn Sie allerdings eine Reise in mehrere Länder abrechnen, geben Sie bitte als Land "- diverse" an (in der Länderliste ganz oben).

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie Hotelbelege und Fahrtkosten abrechnen möchten, geben Sie jeweils "Keine" an, Sie können alle Daten zukünftig ergänzen.

KM-Pauschale für Mitfahrer, Fahrzeugtypen und Motorroller

Mit Onexma können Sie die Fahrtpauschalen für unterschiedliche Fahrzeugtypen und Mitfahrer automatisch berechnen lassen. Zur Ermittlung der Strecke können Sie die integrierte Google Maps verwenden oder aus Ihren Standardstrecken auswählen.

Für die Berechnung per Google Maps erfassen Sie Start und Ziel (sofern dies nicht bereits aus Ihrem Abrechnungskopf übernommen wurde) und klicken dann auf "Strecke berechnen". Wenn Google die Orte erkennt, wird unter dem Formular die Stecke angezeigt. Damit haben Sie eine schnelle Kontrolle, ob der richtige Ort gefunden wurde. Die Entfernung wird automatisch mit einem km-Wert gefüllt. Sie können in dieser Position gleich den Hin- und Rückweg oder nur die einfache Strecke abrechnen. Weitere Teilstrecken können Sie jeweils als eigene Position hinzufügen. Positionen für km-Pauschalen können nicht geändert werden, in diesem Fall löschen Sie die entsprechende Position und fügen eine neue hinzu.

Bei mehreren Teilstrecken, Umwegen oder unterschiedlichen Entfernungen bei wiederkehrenden Strecken empfiehlt sich immer eine Notiz, da alle Abweichungen dokumentiert werden sollten.

Für Motorroller müssen Sie gemäß dem Hubraum und/oder der Zulassung entweder Mofa/Moped oder Kraftrad auswählen.

Versteuerung, zu versteuernde Positionen (3-Monats-Regel)

Zu versteuernde Positionen können in der Reisekostenabrechnung direkt vermerkt werden. Für den Fall, dass Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet werden, im Rahmen der Lohnabrechnung aber versteuert werden müssen, bietet Onexma ein einfaches Formular sowie einen übersichtlichen Report als PDF, der auch als Beleg/Bescheinigung für die Lohnsteuer genutzt werden kann.

Typische Anwendungsfälle sind die 3-Monatsregel (Dreimonatsfrist, Dreimonatsregelung), die Erstattung von Verpflegungspauschalen über den gesetzlich steuerfreien Pauschalen, Abrechnung von Fahrtkosten mit dem Privatfahrzeug per km-Abrechnung mit höherem km-Satz als steuefrei, Erstattung von Mahlzeiten ohne Pauschalabzug oder Abzug des Sachwertbezuges oder jegliche Zahlung von Leistungen, die einen geldwerten Vorteil darstellen.

Um die Spesenabrechnung für den einzelnen Benutzer so einfach wie möglich zu gestalten, ist die Versteuerung erst nach der Einreichung der Abrechnung sichtbar. Der Genehmiger, Sachbeabeiter oder Administrator können die entsprechnden Positionen über ein einfaches Häckchen markieren (Menü Bearbeiten -> zu versteuern).

Im Berichtswesen (Menü Berichte -> Steuerberichte) können Sie die Versteuerung als Monats- oder Jahresbericht im PDF-Format abrufen, dabei wird Ihnen in einem Vorgang wahlweise auch für alle Mitarbeiter ein entsprechender Nachweis generiert. Nach dem Schliessen der Reisekostenabrechnung ist die Versteuerung nicht mehr änderbar.

Zur Nutzung der 3-Monats-Regel muss im Mandant mindestens ein 1-stufiger Genehmigungs- bzw. Workflow-Prozess definiert sein. Diese Vorgehensweise ist unabhängig von der Nutzung (und automatischen Berechnung) des Pauschalabzuges bzw. Sachbezugsabzuges direkt bei den Reisekosten.

Standardwerte Vorgaben / Standardstrecken Vorlagen

Unter Einstellungen -> Standardwerte kann sich jeder Benutzer die Standardwerte für Zahlweise, Zuordnungen und Weiterberechnung hinterlegen. Diese werden dann bei der Erfassung von neuen Abrechnungen als Vorgabe verwendet.

Des Weiteren kann sich jeder Benutzer Standardstrecken, die er für die Abrechnung nach km-Pauschalen benötigt, hinterlegen.

Neuigkeiten Fahrtkosten

  • Für die km-Abrechnung kann jetzt zwischen zwei Formularen für Erfassung und Änderungen gewählt werden: automatische km-Berechnung mit Google Maps oder manuelle Erfassung der Strecke.
  • Der Betrag und die Einheit je km oder Meile können jetzt für jeden Benutzer abweichend von der Standardregel festgelegt werden.
  • Beim Erfassen von Fahrten in der Monats- oder Periodenabrechnung mit km-Pauschale wird ab sofort immer der zuletzt eingetragene Ort für als Startort für die nächste Fahrt vorgeschlagen. Bei der Reiseabrechnung werden weiterhin Startort und Zielort der Abrechnung für die Streckenerfassung genutzt.

Fahrtenliste

  • In der Grupenverwaltung können Sie erweiterte Felder für eine Fahrtenliste (Menü Fahrzeugmanagement) aktivieren. Damit stehen bei der Eingabe von km-Pauschalen Felder für km-Ständen und Anfangs-/End-Zeiten einer Fahrt zur Verfügung. Diese Daten können im Menü Berichte -> Fahrtenliste ausgegeben werden. ACHTUNG: Diese Liste erfüllt NICHT die Anforderungen ein Fahrtenbuch für die Steuererklärung. Elektronische Fahrtenbücher müssen zeitnah geführt sein und unveränderbar sein, dies ist mit der km-Abrechnung nicht gegeben.

Erfassung von Kennzeichen und Kilometerstand

Rechtlich ist Kennzeichen und km-Stand nur beim Fahrtenbuch, nicht aber bei der Reisekostenabrechnung vorgeschrieben, wenn Sie diese Daten trotzdem erfassen wollen/sollen, können Sie das Notizfeld dafür nutzen oder in der Gruppenverwaltung das Fahrzeugmanagement aktivieren.

Aktuelle km-Pauschalen

Für die Abrechnung von Fahrtkosten mit dem Privatfahrzeug gelten km-Pauschalen / Kilometergeld. Die aktuellen KM-Pauschalsätze (Stand 01.01.2013) sind:

Wichtiger Hinweis zur Kilometerpauschale ab 01.01.2014: Fahrtkosten-Pauschalen dürfen nur noch für PKW und motorbetriebene Fahrzeuge erstattet werden. Die Pauschale für Fahrten mit dem Fahrrad und die Mitfahrer-Pauschalen entfallen.

Deutschland

  • Pkw: 0,30 Euro je Fahrtkilometer
    zusätzlich jede mitbeförderter Person: 0,02 Euro
  • Motorrad / Motorroller: 0,13 Euro je Fahrtkilometer
    zusätzlich jede mitbeförderter Person: 0,01 Euro
  • Moped / Mofa: 0,08 Euro je Fahrtkilometer
  • Fahrrad 0,05 Euro je Fahrtkilometer

Österreich

  • Pkw: 0,42 Euro je Fahrtkilometer
    zusätzlich jede mitbeförderter Person: 0,05 Euro
  • Motorrad: 0,24 Euro je Fahrtkilometer
  • Fahrrad 0,38 Euro je Fahrtkilometer
  • Das PKW-Kilometergeld kann für höchstens 30.000 Kilometer jährlich lohnsteuerfrei ausbezahlt werden.

Schweiz

Für die Schweiz gelten keine generellen Vorgaben, viele Firmen haben die Erstattung von Fahrtkosten in individuellen Reisereglements festgelegt. Die Sätze je Kilometer variieren unseres Wissens von 0,45 CHF bis 0,90 CHF, oft wird ein Wert von 60 Rappen verwendet.

Frankreich

In Frankreich gilt je nach Wagenklasse und gefahrener km-Leistung ein unterschiedlicher Wert.

Für Dienst- oder Geschäftsreisen (Geschäftsfahrten) und privat absetzbare Fahrten gelten unterschiedliche Regeln, was in der Öffentlichkeit oft verwechselt wird. Der wesentliche Unterschied ist: Bei geschäftlichen Fahrten werden die tatsächlich gefahrenen Kilometer als Entfernung angesetzt, bei privaten Fahrten immer nur die einfache Entfernung. Bei Umwegen oder Abweichungen von der kürzesten Strecke ist meiste eine Begründung notwendig.